كيفية كتابة رسائل الأعمال: حيث تبدأ وكيفية إنهاء خطاب مع أمثلة

كيفية كتابة رسائل تجارية (مع أمثلة وعينات)

كيفية كتابة رسائل تجارية (مع أمثلة وعينات)

لتتوافق مع العملاء أو الشركاء للحصول على قوة قانونية، من المهم الترتيب بشكل صحيح. في المقالة، ستعلم كيفية كتابة خطاب تجاري لحماية اهتماماتك. هذه المهارات ضرورية للجميع، خاصة المستقلين.

محتوى المقال:

ما هو خطاب العمل؟

هذا النداء المكتوب لشريك أعمال محتمل أو حقيقي أو حالات رسمية. هدفه هو تشجيع المرسل إليه على العمل (منتجات الشراء، والوفاء بالشروط، وإعطاء التوضيح، اتصل بالعنوان الجديد، وإرسال المستندات).

أدى ظهور البريد الإلكتروني إلى حقيقة أن جميع المراسلات التجارية تم تقسيمها إلى مجموعات:

ورق

يجب أن يحتوي على عدد من التفاصيل الإلزامية لتكون ملزمة قانونا.

على شكل ورقي

يتم وضعه في تنسيقات المكاتب (DOC، DOCX، RTF، PDF) ويحتوي على تفاصيل. تعلق في شكل المرفقات.

الإلكترونية

معالجة مباشرة في شكل بريد إلكتروني.

من المهم معرفة كيفية كتابة رسائل تجارية. من مدى بكفاءة لترتيب، يعتمد احتمال وسرعة عنوان الإجراءات المتوقعة. يحدد أسلوب ومحتوى المراسلات نجاح التعاون مع الشركاء والحالات الرسمية.

لا ينبغي الخلط بين خطاب العمل مع مراسلات غير رسمية بين الزملاء والشركاء. الفرق بينهما يكمن في مواقف الطرفين:

  • خطاب العمل هو نداء نيابة عن منظمة أو أخصائي. النمط والشكل يعني استخدامها الإضافي في حالة المستند. في خلاف أو تطوير الشراكة، سيؤكد ذلك المعلومات (حقيقة الدورة الدموية والتاريخ والظروف وغيرها).
  • المحادثات غير الرسمية، حتى في شكل إلكتروني، "لا تختار شيئا". لذلك، يوصي العديد من الخبراء (وفي بعض مديري المنظمات بتاريخ)، من الضروري تسجيل جميع الاتفاقات التي تحققت في شكل مراسلات تجارية، حتى لو لم يكن من المتوقع خلافات.

يجب أن يشجع شكل وأسلوب الرسائل التجارية الوجهة "إعطاء القضية": لدراسة المعلومات، ونقلها كذلك، تلتزم بالاتفاقات.

المراسلات بين "مصمم ماريا" و "العملاء لينا" في رسول في أسلوب "حسنا، أفعل" - لا ربط كلمات إلى أي شيء. البريد الإلكتروني: "TK تلقى. مصطلح التنفيذ هو 14 ديسمبر شاملة. فنان - مصمم كوسماكوفا ماريا "- هذا ما يمكنك الرجوع إليه! الثقة في شريك العمل، ستوفر ثقة الخيار الثاني أكثر عرضة.

إن القدرة على التواصل، بما في ذلك كتابة، مهمة للغاية الآن على الإنترنت هناك دورات خاصة حول هذا الموضوع. على سبيل المثال، يتم تدريس Netology University التفاوض، بما في ذلك قواعد المراسلات التجارية، والاتصالات على الهاتف والتواصل الشخصي وإدارة العاطفة والكثير. يمكن تمرير الدورة على حساب صاحب العمل، مما يجعل حوالي 40٪ من الطلاب.

إذا كنت تعمل مع العملاء الأجانب، فقد تكون مهتما بالطبع على مراسلات الأعمال باللغة الإنجليزية. يقام في جامعة Skillbox. يتطلب مستوى معرفة اللغة الإنجليزية غير متوسطة (B2).

أنواع الرسائل التجارية

  1. معلوماتية. المواد المرسلة في إطار التعاون (على سبيل المثال، مدير الموارد البشرية إلى توجيه العميل بملخص للمرشحين أو قسم تجاري متخصص - عينة من العقد).
  2. ضمان. يؤكد الالتزامات وتحتوي على طلب لتسريع الإجراءات (على سبيل المثال، شحن البضائع ذات الدفع بعد الدفع).
  3. عرض تجاري. توليف الإعلانات والمقترحات للتعاون.
  4. تنويه. تحذير لتغيير الظروف (تغيير التفاصيل، العناوين، الرسومات، إلخ).
  5. عرض. وثيقة تؤكد استعداد التعاون على أساس عدد من الشروط الأساسية. يمكن إرسالها في سياق المشاركة في المسابقة، والتنسيق المسبق للعقد، واختيار المقترحات.
  6. الطلب. طلب التوضيح والمعلومات والمعلومات. يتم وضعه كطلب ("يرجى توضيح ...، أرسل ...، إلخ).
  7. الإعلان (الشكوى). يحتوي على مؤشر على انتهاك شروط العقد (أو الاتفاقات)، والإجراءات غير المقبولة. لهذا النموذج، يشير إلى عناصر العقد أو العرض، تفاصيل المتطلبات ووصف العواقب السلبية في عدم وفاءها (عقوبات، غرامات، نداء إلى المحكمة، تعاون التعاون، إلخ) وبعد
  8. خطاب الإحالة. يمكن أن يكون كل من تأكيد رسمي (على سبيل المثال، جرد مخزون لتأكيد استلام الوثائق) وشرح سبب إرسال وثيقة (على سبيل المثال، إرسال ملخص، فإن مقدم الطلب يفسر ما جذبه الشواغر إليه ولماذا يعتبر نفسه مرشح مناسب).
  9. تأكيد استلام الوثائق والحروف. هذه ليست فقط "نغمة جيدة" من الاتصالات التجارية، ولكن أيضا مظاهرة للالتزامات المتخذة. باستخدام تأكيد، يمكن للمتخصص أن يقلل من عدد المكالمات والنداءات "غير الضرورية".
  10. رسالة - ردود الفعل. في هذه الحالة، يعد العنصر الضروري مؤشرا على وثيقة أو سؤال واردة.
  11. طلب. من المستحيل استبعاد حالات فقدان الوثائق، ونقل الاجتماعات، سوء الفهم، ظهور ظروف إضافية. خطاب الطلب يسمح لك بحل أي أسئلة في الوقت المناسب.
  12. رسالة - تثبيت المعلومات الهامة. جميع الاتفاقات الشفوية وغير الرسمية منطقية لإصلاح الكتابة.
  13. تعليق. قد تحتوي هذه الوثيقة على معلومات إيجابية أو سلبية حول تجربة التعاون، وعمل متخصصين محددين، شكرا، تهانينا.
  14. رسالة دعوة. يحتوي على وصف للحدث وشروط المشاركة.

كيفية الكتابة وجعل الحروف التجارية؟

القواعد العامة التي تحتاج إلى اتباع:

  1. الإيجاز (الحد الأدنى للصفوف، كلمات الإدخال، التفكير).
  2. لكل فكرة - فقرة منفصلة. على سبيل المثال، في الأول - مؤشر على النقطة المكسورة للعقد، في الثانية - الشرط في الثالث هو وصف للعواقب.
  3. من الأفضل لهجة "البيروقراطية" قليلا عن "الطرف الثالث": "يرجى النظر ..."، "،"، يقدم الخبير المشورة ... "، إلخ. تسمح درجة غير رسمية أكبر في العروض والدعوات التجارية، حيث يتم استخدام أدوات التسويق فيها. لكن خيارات مثل "مرحبا، اسمي ماريا، وأنا ..." تعتبر نغمة سيئة.
  4. تفسيرات لا لبس فيها: من الأفضل أن تكتب "خلال ساعات العمل"، و "من 10 إلى 18 في أيام الأسبوع".
  5. يجب تحديد ذكر الوثائق والاتفاقيات: الاتفاقية رقم 5 من 24.12.2000، رسالة من 19.08.2021، اتفاقية في اجتماع في 19 سبتمبر.
  6. تتسبب الأخطاء في الإملاء والعلامات الترقيم في تلف صورة الأعمال.
  7. البيانات العاطفية غير مقبولة. حتى موظف مدني (ملزم بالرد على جميع الرسائل، بغض النظر عن الكفاية) يسمح له بتجاهل الرسائل ذات الإهانات.

ميزات الحروف الرسمية:

  • يجب أن يحتوي على تفاصيل المنظمة. عادة، لذلك، يتم تطوير النموذج الرسمي باستخدام "CAP": الاسم أو القصدير أو OGRN أو OGRAP أو العنوان أو التفاصيل، ربما الشعار أو الشعار.
  • يشار إلى المرسل إليه على اليمين أعلاه: اسم المنظمة والموقف (أو على الأقل التقسيم). إذا كان ذلك ممكنا، اكتب اسما. المتطلبات، الطلبات، المطالبات، عروض العناوين بشكل صارم .
  • في رسالة بريد إلكتروني (مباشرة في مجال رسول)، تعتبر نغمة جيدة من الاتصالات التجارية تحية شخصية. نظرا لأن الطعون الإضافية (السيد "، فإن" الرفيق ") في روسيا خرجت من الاستخدام، تعتبر صيغة المعايدة المقبولة عموما:" مرحبا، سفيزلاف فيدوروفيتش ". يعتمد استخدام اسم أو اسم مع دواء على كيفية توقيع المرسل إليه على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة به، حيث يبدو هو نفسه أو من معلومات رسمية حول هذا الموضوع على موقع الشركة.
  • في المراسلات الرسمية، يجب أن يتطابق العنوان إلى نوع الرسالة: مطالبة، شرط، خطاب الضمان، دعوة، إلخ. في بعض الحالات (المعلومات، طلب، تأكيد) يمكنك القيام به بدون رأس. في رسائل البريد الإلكتروني، يتم تشغيل دور الرأس من قبل مجال "الموضوع".

هيكل الحروف التجارية: حيث تبدأ وكيفية الانتهاء من الرسالة؟

إذا كان لديك الملفات المرفقة بالحرف، فيجب عليك تحديد المستندات في مستندات النص وقائمة. في المراسلات الرسمية المشار إليها كأرقام بأرقام وأسماء.

يتم توقيع الرسالة الرسمية إلى اليمين دون نص المحتوى باسم المنظمة والمنشورة (أو "الحالة"، إذا تم تقديم الخدمات في Frelancing أو بتنسيق العاملين لحسابهم الخاص - "خبير"، " متخصص في ..."). يجب أن يحتوي الحروف الرسمية للمنظمة أو الملكية الفكرية على توقيع حقيقي أو فاكيميل. لا يمكن تسجيل المعلومات، والباقي ضروري.

في رسائل الأعمال الإلكترونية، من الأفضل الاشتراك بعدم الأحرف الأولى، ولكن الاسم الكامل (غير ذي صلة).

تشير قواعد المراسلات التجارية إلى أنه بموجب التوقيع، يشير المرسل إلى جميع جهات الاتصال المحتملة - الهاتف، رسول، عنوان البريد الإلكتروني.

أمثلة على رسائل الأعمال

تخيل أنك تحتاج إلى تقديم طلب للوصول إلى المكتب داخل المكتب. أدناه هي العينة، كيف يمكنك كتابة خطاب عمل في هذه الحالة:

مدير ذ م م "SNAB" إيفانوف O.B.

ردا على رسالتكم من 01.03.2020، حول الحد من الوصول إلى المبنى، نعلم ما يلي:

  1. في 29 مارس، 2020، الوصول إلى مكتب 16 مستأجر ليفشوك آنا بتروفنا أمر ضروري.
  2. في الأيام الأخرى في المكتب، لن يتم العمل.

إذا لزم الأمر، على استعداد لتوفير تخطي.

مع الاحترام، Levchuk A.P.

entrepreneurvyukukuk anna [email protected]

مثال على خطاب العمل مع طلب لإرجاع الأموال المدفوعة من قبل الحساب. يرجى ملاحظة كيفية اكتمال الرسالة - يتم تحديد التفاصيل لإرجاع الأموال.

في المحاسبة البومة "فاسكو"

محاسب ذ م م "الفجر" أغسطس 01، تم دفع 2020 عن طريق الخطأ مقابل الحساب رقم 1234 من 20.08.2020. أطلب منك إعادة النقدية بمبلغ 3737.00 روبل (ثلاثة آلاف وسبعمائة سبعة وثلاثون روبل 00 كوبيل

على حساب "الفجر" ذ م م. الحسابات المطلوبة: P / S: 4080XXXXXXH CHFILAL "POINT" PJSC Bank "Financial Corporation Aption" Moscowk / MF 3010XXXXXXXXHBICK: 044xxxxphphphri بحاجة إلى جاهزة لتوفير معلومات إضافية.

كبير المحاسبين ذ م م "فجر" ______________ إيفانوفا OB [email protected]

أين تعلم كيفية كتابة الرسائل؟

إذا كانت هذه المهارة ضرورية لك على مستوى خطير، فهناك دورات خاصة. يتم تدريبهم على مفاوضات الأعمال، بما في ذلك الاتصالات كتابة. فيما يلي أمثلة على هذه البرامج.

المفاوضات التجارية

دورة عبر الإنترنت في جامعة نتورامولوجيا. أخبر كيف تتفاوض من لحظة الاجتماع الأول قبل إبرام العقد. بما في ذلك تعليم مهارات المراسلات التجارية. يمكن تمرير الدورة عبر صاحب العمل.

مراسلات الأعمال باللغة الإنجليزية

بالطبع في skillbox. سوف تتعلم ميزات الاتصالات مع العملاء الأجانب. تعلم كيفية التفاوض على الاجتماعات، وصف المشاريع والمهام، تقديم خدمات والسلع في الشركة، ومناقشة القضايا المالية وأكثر من ذلك بكثير. لتمرير الدورة، تحتاج إلى معرفة اللغة على مستوى متوسط ​​(B2) أو أعلى.

قواعد المراسلات التجارية

مع خطابات العمل في المنظمة والحالات المختلفة يمكن أن تطبق كل من فرد من الشركات والموظفين. حالة التوقيعات مهمة: IP، Freelancer، لحسابهم الخاص، يعمل المواطنون من شخصهم.

قواعد أخلاقيات الأعمال تتطلب استجابة للرسائل في موعد لا يتجاوز ثلاثة أيام عمل وبعد العروض التجارية، الدعوات، والإخطارات لا تنطوي على ردود فعل إلزامية. قد يكون للمنظمات العامة وقت استجابة آخر محدد للمراسلات الواردة.

تعتذر المتطلبات والمطالبات والطلاء والطلبات. حتى لو كانت الشركة لا ترى العيوب وراء نفسها - الحفاظ على سمعة وفرصة التعاون الإضافي يتطلب ذلك.

كيفية كتابة رسائل الأعمال الإلكترونية؟

  1. يتم إجراء المراسلات الإلكترونية بين المنظمات من عنوان الشركة للشركة أو الموظف. في عدد من الشركات الروسية، هناك حظر للنظر في الاتصالات القادمة من عناوين "غير رسمية".
  2. يعمل مستقل أو يعمل لحسابه الخاص عنوان بريد إلكتروني "تجاري".
  3. إرسال خطاب مع حقل فارغ "Theme" - أعمق انتهاك لأخلاقيات العمل.
  4. إذا كانت الرسالة رسمية في الطبيعة، فمن المهم تأكيد تأكيد استلامها.
  5. تشكيل إجابة، من المفيد التأكد من الحفاظ على تاريخ المراسلات فيه. يوصى بتجنب مرجع الاستجابة التلقائي في الموضوع (إعادة: ...). من الأفضل عرض المحتوى (على سبيل المثال، "الرد على المواعيد النهائية لتنفيذ مشروع Office"). يمكن أن يكون المرسل إليه مئات الرسائل. ابحث عن المعلومات المرجوة بين جميع "RE: ..." أمر صعب.

أخبرنا كيفية كتابة رسائل تجارية أظهرت أمثلة وعينات من تصميمها. بعد هذه القواعد، يمكنك إجراء أي مراسلات تجارية وفقا للمعايير المعتمدة.

أرسلت بواسطة kadrof.ru. (KADROFID: 79032) وأضاف: 14.04.2021 في 19:45

موصى به

خمس أسئلة تحتاج إلى طلب من العملاء

تلقيت طلبية، في الوقت المناسب اجتاز المشروع وتلقى الدفع. يبدو أن كل شيء على ما يرام. لكن لا! من المهم ضبط أسئلة العميل الخاصة التي ستساعد ...

العميل ليس لديه مال: ماذا تفعل وكيفية الإجابة على اعتراض؟

عندما يقول العميل إنه ليس لديه أموال، فإنه لا يعني دائما عدم وجود ميزانية. في كثير من الأحيان هناك المال، لكنك ترفض أن تكون بحجة ...

كيفية بدء خطاب عمل

يجب أن لا تنظر في تأمين الأظافر إلى المرسل إليه. حول من وكيفية الاتصال بالمراسلات التجارية، كما يقول ناتاليا Klishin.

في كثير من الأحيان، بدء خطاب من الاستئناف "عزيزي ..."، أتذكر كيف أحد المديرين العاليين في إعداد الرسائل إلى الرئيس، رئيس الحكومة أو رئيس الأكاديمية الروسية للعلوم طالبت الاستئناف " teaplywater ... ". لسبب ما، تسبب هذا الشرط في الكثير من النكات. تذكرت "رجل مبعثر" من شارع المسبح صموئيل مارشاكا وجذابه الشهير "منحوتة عميقة منحوتة! كربونات الناقل! " كنا مهتمين بمدى الاحترام الرفيق.

وبأعجب الضحكة، بالمناسبة. يتم استخدام الطعون التي تبدأ بكلمات "قابلة للعميقة" و "الدائمة" مع النداء الرسمي لشخص مهم ومسؤولين مهمين يحتلون موقفا مرتفعا. هذه هي الطريقة التي يتم قبولها ليس فقط لأول شخصيات من الدولة وأفراد الحكومة والبرلمان، ولكن أيضا للأرقام الشهيرة للعلوم والأرقام العامة. تحول إلى خطاب إلى الأكاديمية الدقيقة "محترم"، لم تعد بإمكانك الإساءة إلى المرسل إليه.

ليس كل يوم نكتب إلى الرئيس أو أعضاء الحكومة، ولكن هنا رسائل مع أي شكوى أو طلب رؤساء العمال يجب أن تكتب في بعض الأحيان. لا أعرف مدى عمق ما احترم عمدةك أو المحافظ، ولكن إذا كان عليك كتابة خطاب مع أي طلب، فستكون لديك مخلصا لاستخدام جهة الاتصال "Deeplywater". الكلمة التي تعني "احترام" (قاموس توضيحي Ozzhegov) أو "يستحق الاحترام العميق" (قاموس التوضيح الحديث باللغة الروسية إفرايم). أعتقد أن أي ممثل للسلطات سيقرأ مثل هذا الاستئناف بالمتعة. كلمة واحدة فقط في بداية الرسالة، ولكن في بعض الأحيان يمكن أن تفوق المقاييس في صالحك. كما يقولون، "الذكور لطيف اثنين من الأوساخ تمتص".

في الآونة الأخيرة، في إحدى المنتديات، واجهت سؤالا، أي نوع من علامات الترقيم بعد الاستئناف في بداية الرسالة: علامة تعجب أو فاصلة. وضعت علامة تعجب على العادة - لقد علمتني، لكنني التقيت وطالب بفاصلة بعد معالجة بعض الرؤساء. يبدو أن هؤلاء الأشخاص الذين يقومون غالبا إجراء المراسلات في اللغة الإنجليزية ينقلون تلقائيا العديد من قواعد قواعد اللغة الإنجليزية وعلى المراسلات باللغة الروسية. في بعض الأحيان يكون الأدبيات المضللة والأعمال التجارية، حيث يتم إعطاء هذه الأمثلة:

أيها السادة العزيز، ونحن نعتبر بعناية رسالتك التي ....

المولول؟

الخدمة المرجعية الروسية على البوابة gramota.ru. يسمح كلا الخيارين. في الوقت نفسه، يتم استخلاص الانتباه إلى حقيقة أنه بعد علامة تعجب، يجب توفير جملة من حرف كبير، وبعد فاصلة.

يقع النداء في خطاب الأعمال الروسي عادة في الوسط وفصله عن النص الرئيسي في مساحة واحدة. تبدأ الجملة الأولى من الرسالة بالفقرة. حسنا، كيف حالك بعد الفجوة وحتى مع الفقرة تبدأ في كتابة عرض من الأحرف الصغيرة؟ ولكن في خطاب شخصي، غالبا ما يبدأ النص في الكتابة على نفس الخط باعتباره الاستئناف. في هذه الحالة، بعد الاتصال، يمكنك أيضا وضع فاصلة، وتستمر نص الرسالة في الكتابة من الأحرف الصغيرة.

لماذا مع ذلك علامة تعجب؟ سأقدم العديد من خيارات الإجابة:

"علامة تعجب (!) - علامة على علامات الترقيم، التي أثيرت في نهاية الاقتراح للتعبير عن دهشة، دعوة، شعور قوي، والإثارة، وما شابه ذلك".

"أسماء معظم علامات علامات الترقيم باللغة الروسية هي الروس الأصليين، ومصطلح علامات الترقيم إلى الفعل على الفعل -" توقف "،" التأخير في الحركة ". إذا وضع الكاتب علامة تعجب في نهاية الاقتراح، فهذا يظهر كم من محتوى بيانه الخاص قلق ".

إلى مسألة وزير الكلية في إفيم فوميتش بريشادين، بطل قصة تشيخوف "علامة تعجب" (قصة Svyatochnaya) "،" عندما يتم وضع علامة تعجب في الأوراق "، فإن زوجة زوجته، التي غالبا ما تفتخر بحقيقة ذلك "لا عجب في دار الضيافة سبع سنوات من العمر والقلب، ويعرف القواعد، أجاب بثقة:" هذه العلامة محددة في الاستئناف والاستعارات والتعبير عن البهجة والسخط والفرح والثر وغيرها من المشاعر. "

إجابتي هي - وضع علامة تعجب بعد التعامل معها، ونحن نسعى جاهدين لجذب انتباه المرسل إليه واتصل به ليس فقط لقراءة الرسالة، ولكن لتحقيق طلبنا، "الوصول"، وأحيانا "إنهاء". عزيزي إيفان إيفانوفيتش!

وماذا عن كلمة "عزيزي" وعلامة تعجب؟ في المراسلات التجارية باللغة الروسية، من المعتاد الاتصال بالمرسل إليه باسم Pathoumicic. كملاذ أخير، يمكنك الاتصال بالللق: "عزيزي السيد بتروف!". في رأيي، نداء اللقب مناسب إلى حد ما في خطاب المطالبة منه في الطلب. بالاسم، المعونة التي نتعلنها عادة مألوفة، مثل هذا الاستئناف يسبب موقع الوجهة، مألوف أكثر صعوبة في رفضه.

عند الاتصال فورا إلى العديد من المستلمين، يستخدمون حاليا الاستئناف "يا رب عزيزي!"، وعند الاتصال بملاحظات الخدمة داخل مؤسسة واحدة، من المناسب استخدام الطعن "الزملاء الأعزاء!"

في المراسلات الدبلوماسية - قواعدنا. من المعتاد الاتصال باللقب: "عزيزي السيد السفير!"، "عزيزي السيد الوزير" "، أو" سعادة الخاص بك! ". ولكن هذا موضوع منفصل.

وكيف تستأنف؟ اكتب في التعليقات!

Статьи

Добавить комментарий