Jak psát obchodní dopisy: Kde začít a jak dokončit dopis s příklady

Jak psát obchodní dopisy (s příklady a vzorky)

Jak psát obchodní dopisy (s příklady a vzorky)

Chcete-li odpovědět zákazníkům nebo partnerům, aby měli právní sílu, je důležité správně zařídit. V článku se dozvíte, jak napsat obchodní dopis chránit vaše zájmy. Tyto dovednosti jsou potřebné pro všechny, zejména volné noze.

Obsah článku:

Co je obchodní dopis?

Toto písemné oslovení potenciálního nebo skutečného obchodního partnera nebo oficiálních instancí. Jejím cílem je povzbudit adresátovi k akci (kupní produkty, splnit podmínky, podat objasnění, obraťte se na novou adresu, zaslat dokumenty).

Vzhled e-mailu vedl k tomu, že všechna obchodní korespondence byla rozdělena do skupin:

Papír

Musí obsahovat řadu povinných detailů, které mají být právně závazné.

Elektronický papír formovaný

Je vypracován v kancelářských formátech (DOC, DOCX, RTF, PDF) a obsahuje podrobnosti. Ve formě příloh.

Elektronický

Přímé manipulace ve formě e-mailu.

Je důležité vědět, jak psát obchodní dopisy. Z toho, kolik kompetentně zajistí pravděpodobnost a rychlost adresy očekávaných akcí. Styl a obsah korespondence určují úspěch spolupráce s partnery a oficiálními instancími.

Obchodní dopis by neměl být zaměňován s neformální korespondenci mezi kolegy a partnery. Rozdíl mezi nimi spočívá v pozicích stran:

  • Obchodní dopis je odvoláním jménem organizace nebo odborníka. Styl a formulář znamenají jeho další použití ve stavu dokumentu. Při neshodě nebo rozvoji partnerství potvrdí informace (skutečnost cirkulace, data, podmínky atd.).
  • Neformální konverzace, a to i v elektronické podobě, "si nevybírají nic." Proto mnoho odborníků doporučují (a v některých organizacích manažerů přímo vyžadují), je povinné zaznamenat všechny dohody dosažené ve formě obchodní korespondence, i když se neočekávají neshody.

Forma a styl obchodních dopisů musí povzbudit cíl "dávat případ": Studovat informace, předem převést jej dále dodržovat dohody.

Korespondence mezi "Maria Designer" a "Zákaznickými lena" v messengeru ve stylu "OK, já" - neváže slova vůči nic. E-mail: "TK přijal. Termín provedení je 14. prosinec inkluzivní. Umělec - Designer Kosmakova Maria - to je to, co můžete odkazovat! Důvěra v obchodním partnerovi, důvěra druhé možnosti poskytne pravděpodobnější.

Schopnost komunikovat, včetně písemně, je tak důležitá, že nyní na internetu existují speciální kurzy na toto téma. Například na univerzitní nistologii je vyučován vyjednávání, včetně pravidel obchodní korespondence, komunikace na telefonu, osobní komunikaci, řízení emocí a hodně. Kurz může být předán na úkor zaměstnavatele, který činí asi 40% studentů.

Pokud pracujete se zahraničními klienty, můžete mít zájem o kurz obchodní korespondence v angličtině. To se koná na univerzitě Skillbox. To vyžaduje úroveň znalostí angličtiny není nižší meziprodukt (B2).

Typy obchodních dopisů

  1. Informační. Materiály zasílané v rámci spolupráce (například HR manažer předává zákazníkovi shrnutí kandidátů nebo odborného obchodního oddělení - vzorek smlouvy).
  2. Záruka. Potvrzuje povinnosti a obsahuje žádost o urychlení akcí (například přepravu zboží s post-platbou).
  3. Komerční nabídka. Syntéza reklamy a návrhy na spolupráci.
  4. Oznámení. Varování pro změnu okolností (změna podrobností, adresy, grafiky atd.).
  5. Nabídka. Dokument potvrzující připravenost spolupracovat na základě řady základních podmínek. Může být zaslána v průběhu účasti v soutěži, předchozí koordinaci smlouvy, výběr návrhů.
  6. Poptávka. Vyjádřeno Vyjasnění, informace, informace. Je vypracován jako požadavek ("prosím vysvětlete ..., poslat ... atd.).
  7. Reklama (stížnost). Obsahuje označení porušení podmínek smlouvy (nebo dohod), nepřijatelných akcí. Pro tuto formu, odkazy na položky smlouvy nebo nabídky, specifika požadavků a popis negativních důsledků v jejich neplnění (sankce, pokuty, odvolání k Soudnímu dvoru, spolupráce spolupráce, atd.) .
  8. Přenosný dopis. To může být jak formální potvrzení (například inventář inventář k potvrzení dokladů) a vysvětlovat důvod pro zaslání dokumentu (například zasílání souhrnu, žalobkyně vysvětluje, co ho volné místo přitahovalo a proč se domnívá vhodný kandidát).
  9. Potvrzení o přijetí dokladů a písmen. To není jen "dobrý tón" obchodní komunikace, ale také ukázka přijatých povinností. Pomocí potvrzení může odborník snížit počet "zbytečných" volání a odvolání.
  10. Dopis - zpětná vazba. V tomto případě je nezbytným prvkem indikací příchozího dokumentu nebo otázky.
  11. Žádost. Není možné vyloučit případy ztráty dokumentů, převod schůzí, nedorozumění, vznik dodatečných podmínek. Požadavek vám umožňuje vyřešit jakékoli dotazy včas.
  12. Dopis - fixace důležitých informací. Všechny ústní a neformální dohody mají smysl opravit písemně.
  13. Zpětná vazba. Takový dokument může obsahovat pozitivní nebo negativní informace o zkušenostech spolupráce, práce specifických specialistů, díky, gratulujeme.
  14. Pozvání. Obsahuje popis události a podmínky účasti.

Jak psát a dělat obchodní dopisy?

Obecná pravidla, která musí následovat:

  1. Stručnost (minimální adjektivum, vstupní slova, uvažování).
  2. Pro každou myšlenku - samostatný odstavec. Například v první - indikace porušeného bodu smlouvy ve druhé - požadavek ve třetině je popis následků.
  3. Mírně "byrokratický" tón z "třetí strany" je výhodnější: "Prosím, zvažte ...", "Expert nabízí poradenství ...", atd. Větší stupeň neformálnosti umožňuje komerční nabídky a pozvánky, protože v nich používají marketingové nástroje. Ale možnosti, jako "Ahoj, jmenuji se Maria a já ..." jsou považovány za špatný tón.
  4. Jednoznačné interpretace: Je lepší psát ne "během pracovní doby" a "od 10 do 18 ve všední dny."
  5. Je třeba upřesnit zmínku o dokumentech a dohodách: Dohoda č. 5 ze dne 24.12.2000, dopis od 19.08.2021, dohoda na schůzi dne 19. září.
  6. Chyby v pravopisu a interpunkce způsobují poškození obchodní obrazu.
  7. Emocionální prohlášení jsou nepřijatelná. Dokonce i státní úředník (povinen reagovat na všechny dopisy, bez ohledu na přiměřenost) dovoleno ignorovat zprávy s urážkami.

Funkce formálních písmen:

  • Musí obsahovat podrobnosti organizace. Obvykle, pro to je oficiální formulář s "SZP" vyvíjen: jméno, cín, ogrn nebo ograp, adresa, detaily, možná logo nebo znak.
  • Adresát je uveden na pravé straně: název organizace a pozice (nebo alespoň divize). Pokud je to možné, napište jméno. Požadavky, požadavky, nároky, nabídne adresy přísně .
  • V e-mailu (přímo v poli Messenger) je dobrý tón obchodní komunikace považován za osobní pozdrav. Od formalizovaných odvolání ("pan", "soudruh") v Rusku vyšlo z používání, obecně přijatý pozdrav vzorec je považován za: "Ahoj, Svyatoslav Fedorovich". Použití jména nebo jména s patronymic závisí na tom, jak adresát podepsal své e-maily, protože on sám se zdá nebo z oficiálních informací o tom na webových stránkách společnosti.
  • V oficiální korespondenci musí název odpovídat typu dopisu: nárok, požadavek, záruční dopis, pozvánku atd. V některých případech (informace, požadavek, potvrzení) můžete udělat bez záhlaví. V e-mailech se role záhlaví hraje pole "Téma".

Struktura obchodních dopisů: Kde spustit a jak dokončit zprávu?

Pokud máte soubory připojené k dopisu, musíte zadat dokumenty v textových a seznamech dokumentů. V oficiální korespondenci jsou uvedeny jako aplikace s čísly a názvy.

Oficiální dopis je podepsán vpravo pod textem obsahu s názvem organizace a příspěvku (nebo "status", pokud jsou služby nabízeny na volné noze nebo ve formátu samostatně výdělečně činných - "Expert", " Specialista v ... "). Oficiální dopisy organizace nebo IP by měly obsahovat skutečný podpis nebo fax. Informace nelze zaregistrovat, zbytek je nutný.

V e-business dopisy je lepší se přihlásit k odběru iniciálů, ale celé jméno (patronymic - na vůli).

Pravidla obchodní korespondence znamenají, že v rámci podpisu odesílatel označuje všechny možné kontakty - telefon, messenger, e-mailová adresa.

Příklady obchodních dopisů

Představte si, že potřebujete žádost o přístup k kanceláři v kanceláři. Níže je uveden vzorek, jak můžete v tomto případě napsat obchodní dopis:

Ředitel LLC "Snab" Ivanov O.b.

V reakci na váš dopis od 01.03.2020, o omezení přístupu do budovy, informujeme:

  1. 29. března 2020 je nutný přístup k kanceláři 16 nájemce Levchuk Anna Petrovna.
  2. V ostatních dnech v kanceláři nebude fungovat práce.

Pokud je to nutné, připraveno k poskytnutí přeskočení.

S úctou, Levchuk A.p.

Individuální podnikatelékaukuk Anna [email protected]

Příkladem obchodní dopis s žádostí o vrácení prostředků zaplacených účtem. Umluvte prosím, jak je zpráva dokončena - podrobnosti jsou zadány pro vrácení peněz.

V účetnictví sova "Vasco"

Účetní LLC "Dawn" srpen 01, 2020 byl omylem zaplacen za účet č. 1234 z 20.08.2020. Žádám vás, abyste vrátili peníze ve výši 3 737,00 rublů (tři tisíce sedm set třicet sedm rublů 00 Kopecks)

Na úkor "Dawn" LLC. Požadované účty: P / S: 4080xxxxxxxh Chfilal "Point" PJSC Bank "Financial Corporation Otevření" Moscowk / MF 3010xxxxxxxxHHBICK: 044xxxxxxfphPHHHRI Potřeba připravena poskytnout další informace.

Hlavní účetní LLC "Dawn" ______________ Ivanova ob [email protected]

Kde se naučit psát dopisy?

Pokud je tato dovednost pro vás potřebná na vážné úrovni, existují speciální kurzy. Jsou vyškoleni na obchodní jednání, včetně sdělení písemně. Níže jsou uvedeny příklady těchto programů.

Obchodní jednání

Online kurz na vysoké úrovni univerzity. Řekněte, jak vyjednávat od okamžiku prvního zasedání před uzavřením smlouvy. Včetně dovedností naučit obchodní korespondence. Kurz může být prošel zaměstnavatelem.

Obchodní korespondence v angličtině

Kurz v dovednostníku. Naučíte se o vlastnostech komunikace se zahraničními zákazníky. Naučte se vyjednat schůzky, popsat projekty a úkoly, prezentovat služby a zboží společnosti, diskutovat o finančních otázkách a mnohem více. Pro absolvování kurzu musíte znát jazyk na úrovni meziproduktu (B2) nebo vyšší.

Pravidla obchodní korespondence

S obchodními dopisy v organizaci a různé instance mohou uplatňovat individuální i zaměstnanci společností. Stav podpisů je důležitý: IP, freelancer, samostatně výdělečně činná, občané jednají ze své osoby.

Pravidla podnikatelské etiky vyžadují odpověď na dopisy Nejpozději tři pracovní dny . Obchodní nabídky, Pozvánky, oznámení neznamenají povinnou zpětnou vazbu. Veřejné organizace mohou mít jinou identifikovanou dobu odezvy na příchozí korespondenci.

Omlouváme se požadavky, nároky, odmítnutí a žádosti. I když společnost nevidí nedostatky za sebe - zachování pověsti a šance na další spolupráci to vyžaduje.

Jak psát e-obchodní dopisy?

  1. Elektronická korespondence mezi organizacemi se provádí z firemní adresy společnosti nebo zaměstnance. V řadě ruských firem existují zákazy pro zvážení komunikací z "neoficiálních" adres.
  2. Nezávislé nebo samostatně výdělečně činné stojí také za "obchodní" e-mailovou adresu.
  3. Poslat dopis s prázdným polem "Téma" - nejhlubší porušení obchodní etiky.
  4. Pokud je zpráva oficiální v přírodě, je důležité potvrdit potvrzení o jeho příjmu.
  5. Tváření odpovědi je užitečné zajistit, aby se v něm zachovala historie korespondence. Doporučuje se zabránit automatickému odezvu v předmětu (Re: ...). Je lepší zobrazit obsah (například "Odpověď na termíny pro provádění projektu Office"). Adresát může být stovky zpráv. Najít požadované informace mezi všemi "Re: ..." je obtížné.

Řekli jsme, jak psát obchodní dopisy ukázaly příklady a vzorky jejich designu. Po těchto pravidlech můžete provádět jakoukoli obchodní korespondenci v souladu s přijatými normami.

Odeslal kadrof.ru. (Kadrofid: 79032) Přidáno: 14.04.2021 v 19:45

Doporučeno

Pět otázek, které je třeba požádat zákazníkům

Dostali jste objednávku, v čase prošel projekt a obdržel platbu. Zdá se, že je vše v pořádku. Ale ne! Je důležité nastavit speciální otázky klienta, které pomohou ...

Klient nemá peníze: Co dělat a jak odpovědět na námitku?

Když klient říká, že nemá peníze, ne vždy znamená nedostatek rozpočtu. Často jsou peníze, ale odmítáte být záminka ...

Jak začít obchodní dopis

Neměli byste zvážit nevýznamný obhybný bod k oslovení adresátovi. O tom, kdo a jak kontaktovat obchodní korespondenci, říká Natalia Klicin.

Často začíná dopis od odvolání "drahý ...", vzpomínám si, jak jeden z vysokých manažerů při přípravě dopisů prezidentovi, předseda vlády nebo prezidenta ruské akademie věd, požadoval odvolání " Deeplywater ... ". Z nějakého důvodu nám tento požadavek způsobil spoustu vtipů. Vzpomněla si na "muže roztroušeného" z ulice bazénu Samuel Marshaka. A jeho slavný odvolání "Deep-Valued Cated! Nosič uhličitane! " Zajímali jsme se o tom, jak hluboce soudní respekt.

A marně se chichotal, mimochodem. Odvolání začínající slovy "hluboce udržovatelné" a "trvanlivé" se používají s oficiálním odvoláním na obzvláště důležitou osobu a úředníci zabírající vysokou pozici. Takto je přijata nejen na první osoby státu, členy vlády a parlamentu, ale také slavných osobností vědy, veřejných osobností. Otáčením na dopis přesný akademik je prostě "respektován", nemůžete již urazit adresát.

Ne každý den píšeme prezidentovi nebo členy vlády, ale zde musíme psát dopisy s jakoukoliv stížností nebo žádostí o vysoké šéfy. Nevím, jak hluboce respektujete svého starostu nebo guvernéra, ale pokud musíte napsat dopis s jakoukoliv žádostí, upřímně doporučujeme použít kontakt "Deeplywater". Slovo to znamená "velmi respektované" (vysvětlující slovník Ozhegov) nebo "hodný hlubokého respektu" (moderní vysvětlující slovník ruského jazyka Efraim). Myslím, že každý zástupce orgánů bude přečíst takový odvolání s radostí. Jen jedno slovo na začátku dopisu, ale někdy to může převést váha ve váš prospěch. Jak říkají, "jemný tele dvě nečistoty saje."

Nedávno, na jednom z fór, jsem se setkal s otázkou, jaký druh interpunkčního podepsat po odvolání na začátku dopisu: Vykřičník nebo čárka. Dal jsem vykřičník na zvyku - naučil jsem mě, ale potkal jsem a požadoval čárku poté, co se zabývala některým šéfem. Zřejmě ty lidé, kteří často vedou korespondenci v angličtině, automaticky převádějí mnoho pravidel anglické gramatiky a na korespondenci v ruštině. Někdy je to zavádějící a obchodní literatura, ve které jsou tyto příklady dány:

Vážení pánové, pečlivě zvážíme váš dopis, ve kterém ....

Kiks?

Ruská referenční služba na portálu Gramota.ru. Umožňuje obě možnosti. Zároveň je věnována pozornost k tomu, že po vykřičníci by měla být věta poskytnuta od velkého dopisu a po čárce.

Odvolání v ruském obchodním listu se obvykle nachází v centru a oddělené od hlavního textu v jednom prostoru. První věta dopisu začíná odstavcem. No, jak se máš po mezeře a dokonce s odstavcem začněte napsat nabídku z malých písmen? Ale v osobním dopise, text často začíná psát na stejný řádek jako odvolání. V tomto případě po kontaktování můžete také dát čárku a text dopisu pokračovat v písmenech malých písmen.

Proč nicméně vykřičník? Dám několik možností odpovědí:

"Vykřičník (!) - Znamení interpunkce, která je vznesena na konci návrhu vyjádřit úžas, volání, silný pocit, vzrušení a podobně."

"Jména většiny známek interpunkce v ruštině jsou původní Rusové a termín samotný interpunkčního znaménka na sloveso k PUNCT -" STOP "," Zpoždění v pohybu. " Je-li spisovatel na konci návrhu vykřičník vykřičník, ukazuje, jak moc se obává obsahu vlastního prohlášení. "

K otázce vysokoškolského tajemníka Efim Fomich Perechadadin, hrdina příběhu Chekhov "vykřičník (Svyatochnaya příběh)", "když je vykřičník vložena v příspěvcích", manželka jeho manželky, která se často chlubila skutečností, že "Není divu v penzionu sedm let a srdcem gramatika ví, s jistotou odpověděl:" Toto znamení je stanoveno na odvolání, vykřici a výrazy potěšení, rozhořčení, radosti, hněvu a dalších pocitů. "

Moje odpověď je - Uvedení vykřičníku po manipulaci se snažíme přilákat pozornost adresáta a nazývat ji nejen číst dopis, ale naplnit naši žádost, "dosáhnout" a někdy "dokončit". Drahý Ivan Ivanovich!

A co slovo "drahý" a vykřičník? V obchodní korespondenci v ruštině je obvyklé kontaktovat adresát jménem-patronymic. Jako poslední možnost můžete kontaktovat příjmení: "Vážený pana Petrov!". Podle mého názoru je odvolání příjmení poněkud vhodné v žádosti o nárok než na žádost. Podle jména, patronymics obvykle řešíme známé, takový odvolání způsobuje umístění místa určení, známý je obtížnější odmítnout.

Při kontaktu s okamžitým kontaktem několika příjemcům, v současné době používají odvolání "Drazen Panec!", A při kontaktu s poznámkami služby v rámci jedné organizace, je vhodné použít odvolání "Vážení kolegové!"

V diplomatické korespondenci - vlastní pravidla. Je obvyklé kontaktovat název: "Vážený pane velvyslanec!", "Vážený pane ministra" ", nebo" Vaše Excelence! " Ale to je samostatné téma.

A jak se vám odvoláváte? Napište v komentářích!

Статьи

Добавить комментарий