Sådan skriver du Business Letters: Hvor skal man starte og hvordan du er færdig med et brev med eksempler

Sådan skriver du forretningsbreve (med eksempler og prøver)

Sådan skriver du forretningsbreve (med eksempler og prøver)

For at svare til kunder eller partnere for at få lovlig kraft, er det vigtigt at arrangere korrekt. I artiklen vil du lære at skrive et forretningsbrev for at beskytte dine interesser. Disse færdigheder er nødvendige for alle, især frilansere.

Indholdet af artiklen:

Hvad er et forretningsbrev?

Denne skriftlige appel til en potentiel eller ægte forretningspartner eller officielle tilfælde. Dens mål er at tilskynde adressaten til at handle (købsprodukter, opfylde betingelserne, give afklaring, kontakt den nye adresse, sende dokumenter).

Udseendet af e-mail førte til, at alle forretningsrespektioner blev opdelt i grupper:

Papir

Skal indeholde en række obligatoriske detaljer for at være juridisk bindende.

Elektronisk papirformet

Det udarbejdes i Office-formater (DOC, DOCX, RTF, PDF) og indeholder detaljer. Vedhæftet i form af vedhæftede filer.

Electronic.

Direkte håndtering i form af en e-mail.

Det er vigtigt at vide, hvordan man skriver forretningsbreve. Fra hvor meget kompetent at arrangere, afhænger sandsynligheden og hastigheden af ​​adressen til de forventede handlinger. Stil og indhold af korrespondance bestemmer samarbejdet med samarbejde med partnere og officielle tilfælde.

Et forretningsbrev bør ikke forveksles med en uformel korrespondance mellem kolleger og partnere. Forskellen mellem dem ligger i parternes stillinger:

  • Business Letter er en appel på vegne af en organisation eller specialist. Stil og form indebærer dets videre brug i dokumentets status. I uenighed eller udvikling af partnerskabet bekræfter det oplysningerne (omsætning, dato, dato, betingelser osv.).
  • Uformelt samtaler, selv i elektronisk form, "vælger ikke noget." Derfor anbefaler mange eksperter (og i nogle organisationsledere direkte kræver), det er obligatorisk at registrere alle aftaler, der opnås i form af forretningsrespondance, selv om uoverensstemmelser ikke forventes.

Formularen og stilen af ​​forretningsbrev skal fremme destinationen "Giv sagen": For at studere oplysningerne, overføre den yderligere, overholde aftalerne.

Korrespondance mellem "Maria Designer" og "Kunde Lena" i Messenger i stil med "OK, jeg gør" - Bind ikke ord til noget. E-mail: "TEK modtaget. Udviklingsperioden er 14. december inklusive. Kunstner - Designer Kosmakova Maria "- Dette er hvad du kan henvise til! Tillid til forretningspartneren vil tilliden til den anden mulighed give mere sandsynligt.

Evnen til at kommunikere, herunder skriftligt, er så vigtigt, at nu på internettet er der særlige kurser på dette emne. For eksempel undervises netværk, at forhandler, herunder reglerne for forretningsrespondance, kommunikation på telefon, personlig kommunikation, følelsesstyring og meget. Kurset kan overføres på bekostning af arbejdsgiveren, hvilket gør omkring 40% af eleverne.

Hvis du arbejder med udenlandske kunder, kan du være interesseret i et kursus om forretningsrespondance på engelsk. Det holdes på Skillbox University. Det kræver niveauet af viden om engelsk ikke lavere mellemprodukt (B2).

Typer af forretningsbreve

  1. Informativ. Materialer, der sendes inden for rammerne af samarbejdet (for eksempel HR-lederen videresender kunden med et resumé af kandidater eller en specialist kommerciel afdeling - en prøve af kontrakten).
  2. Garanti. Bekræfter forpligtelserne og indeholder en anmodning om at fremskynde handlinger (for eksempel forsendelse af varerne med post-betaling).
  3. Salgstilbud. Syntese af reklame og forslag til samarbejde.
  4. Varsel. ADVARSEL For at ændre omstændigheder (Ændring af detaljer, adresser, grafik osv.).
  5. Tilbud. Et dokument, der bekræfter beredskab til at samarbejde på grundlag af en række væsentlige forhold. Det kan sendes i forbindelse med deltagelse i konkurrencen, forudgående koordinering af kontrakten, udvælgelse af forslag.
  6. Efterspørgsel. Anmod om præcisering, oplysninger, oplysninger. Det er udarbejdet som en anmodning ("Forklar venligst ..., send ... osv.).
  7. Annonce (klage). Indeholder en indikation af overtrædelse af kontraktvilkårene (eller aftalerne), uacceptable aktioner. Til denne formular, henvisninger til kontraktens eller tilbuddet eller tilbuddet, specifikationerne for kravene og beskrivelsen af ​​de negative konsekvenser i deres manglende opfyldelse (sanktioner, bøder, appellerer til Domstolen, samarbejdet mellem samarbejde mv. .
  8. Transmittal brev. Det kan være både en formel bekræftelse (for eksempel en opgørelsesfortegnelse for at bekræfte modtagelsen af ​​dokumenter) og forklare årsagen til at sende et dokument (for eksempel at sende et resumé, forklarer ansøgeren, hvad den ledige stillinger tiltrak ham, og hvorfor han betragter sig selv en passende kandidat).
  9. Bekræftelse af modtagelse af dokumenter og bogstaver. Dette er ikke kun en "god tone" for erhvervskommunikation, men også en demonstration af forpligtelser taget. Ved hjælp af bekræftelse kan specialisten reducere antallet af "unødvendige" opkald og appeller.
  10. Letter - Feedback. I dette tilfælde er det nødvendige element en indikation af et indgående dokument eller et spørgsmål.
  11. Anmodning. Det er umuligt at udelukke tilfælde af tab af dokumenter, overførsel af møder, misforståelse, fremkomsten af ​​yderligere betingelser. Anmodningsbogstavet giver dig mulighed for at løse eventuelle spørgsmål rettidigt.
  12. Brev - Fastsættelse af vigtige oplysninger. Alle mundtlige og uformelle aftaler giver mening om at løse skriftligt.
  13. Feedback. Et sådant dokument kan indeholde positive eller negative oplysninger om erfaringerne med samarbejde, specifikke specialisters arbejde, tak, tillykke.
  14. Invitation. Indeholder en beskrivelse af arrangementet og betingelserne for deltagelse.

Hvordan skriver du og laver forretningsbreve?

Generelle regler, der skal følges:

  1. Brevity (minimum adjektiv, input ord, ræsonnement).
  2. For hver tanke - et særskilt afsnit. For eksempel i den første - en indikation af kontraktens ødelagte punkt, i det andet - er kravet i den tredje beskrivelse af konsekvenserne.
  3. En lidt "bureaukratisk" tone fra "tredjepart" er at foretrække: "Vær venlig at overveje ...", "Expert tilbyder rådgivning ..." osv. En større grad af uformelhed tillader i kommercielle tilbud og invitationer, da markedsføringsværktøjer anvendes i dem. Men muligheder som "Hej, mit navn er Maria, og jeg ..." betragtes som en dårlig tone.
  4. Entydige fortolkninger: Det er bedre at skrive ikke "i arbejdstiden", og "fra 10 til 18 på hverdage."
  5. Angivelsen af ​​dokumenter og aftaler bør specificeres: Aftale nr. 5 af 24.12.2000, et brev fra 19.08.2021, en aftale på et møde den 19. september.
  6. Fejl i stavning og tegnsætning forårsager skade på forretningsbillede.
  7. Følelsesmæssige udsagn er uacceptable. Selv en embedsmand (forpligtet til at reagere på alle bogstaver, uanset tilstrækkelighed), der må ignorere meddelelser med fornærmelser.

Funktioner af formelle breve:

  • Skal indeholde detaljerne i organisationen. Normalt udvikles den officielle formular med "CAP": navnet, tin, ogn eller irritation, adresse, detaljer, eventuelt logoet eller emblemet.
  • Adressaten er angivet til højre over: navnet på organisationen og positionen (eller i det mindste divisionen). Hvis det er muligt, skriv et navn. Krav, anmodninger, krav, tilbyder adresser strengt. .
  • I en email (direkte på messengerens område) betragtes en god toneforbindelse betragtet som en personlig hilsen. Siden formaliserede appeller ("Mr.", "Comrade") i Rusland kom ud af brug, anses den generelt accepterede hilsenformel som: "Hej, Svyatoslav Fedorovich". Brugen af ​​et navn eller navn med patronymisk afhænger af, hvordan adressaten underskrev sine e-mails, da han selv forekommer eller fra officielle oplysninger om det på selskabets hjemmeside.
  • I den officielle korrespondance skal titlen medføre, at typen af ​​brev: et krav, et krav, garantibrev, invitation mv. I nogle tilfælde (information, anmodning, bekræftelse) kan du gøre uden en header. I e-mails spilles overskriftens rolle af feltet "Tema".

Struktur af forretningsbreve: Hvor skal man starte og hvordan du skal afslutte meddelelsen?

Hvis du har de filer, der er knyttet til brevet, skal du angive dokumenterne i tekst- og listedokumenterne. I den officielle korrespondance er de angivet som applikationer med tal og navne.

Det officielle brev er underskrevet til højre under teksten til indholdet med navnet på organisationen og posten (eller "status", hvis tjenester tilbydes på freelancing eller i formatet af selvstændig - "ekspert", " Specialist i ... "). Officielle breve i organisationen eller IP bør indeholde en reel underskrift eller fax. Oplysninger kan ikke registreres, resten er nødvendig.

I e-business breve er det bedre at abonnere ikke på initialerne, men det fulde navn (Patronymic - AT Will).

Reglerne for forretningsrespondance indebærer, at afsenderen under undertegnelsen angiver alle sine mulige kontakter - telefon, messenger, e-mail-adresse.

Eksempler på forretningsbreve

Forestil dig at du skal foretage en anmodning om adgang til kontoret på kontoret. Nedenfor er prøven, hvordan kan du skrive et forretningsbrev i dette tilfælde:

Direktør for LLC "Snab" Ivanov O.B.

Som svar på dit brev fra 01.03.2020, om begrænsning af adgangen til bygningen, informerer vi følgende:

  1. Den 29. marts 2020 er adgang til kontoret på 16 lejer Levchuk Anna Petrovna nødvendigt.
  2. På de andre dage på kontoret vil arbejdet ikke blive gjort.

Om nødvendigt, klar til at give spring over.

Med respekt, LevChuk A.P.

Individuel iværksætterurvyukuk anna [email protected]

Et eksempel på et forretningsbrev med en anmodning om at returnere midler, der betales på konto. Bemærk venligst, hvordan meddelelsen er gennemført - detaljerne er angivet for at returnere pengene.

I regnskabsår "Vasco"

Accountant LLC "Dawn" August 01, 2020 blev fejlagtigt betalt for konto nr. 1234 af 20.08.2020. Jeg beder dig om at returnere kontanter i mængden af ​​3,737,00 rubler (tre tusind syv hundrede og tredive syv rubler 00 kopecks)

På bekostning af "Dawn" LLC. Krævede konti: P / S: 4080xxxxxxxh Chfilal "Point" PJSC Bank "Financial Corporation Åbning" MOSCOWK / MF 3010XXXXXXXHHBICK: 044xxxxxphphphphri Har du brug for at give yderligere oplysninger.

Chief Accountant LLC "Dawn" ______________ ivanova ob [email protected]

Hvor skal man lære at skrive breve?

Hvis denne færdighed er nødvendig for dig på et seriøst niveau, er der særlige kurser. De er uddannet på forretningsforhandlinger, herunder skriftlig kommunikation. Nedenfor er eksempler på sådanne programmer.

Forretningsforhandlinger

Online kursus på University Netology. Fortæl, hvordan man forhandler fra tidspunktet for det første møde før indgåelsen af ​​kontrakten. Herunder undervisning Business korrespondance færdigheder. Kurset kan passeres gennem arbejdsgiveren.

Forretningsrespondance på engelsk

Kursus i Skillbox. Du vil lære om funktionerne i kommunikation med udenlandske kunder. Lær at forhandle om møderne, beskrive projekter og opgaver, præsentere selskabets tjenester og varer, diskutere økonomiske spørgsmål og meget mere. For at passere kurset skal du kende sproget på niveauet af mellemprodukt (B2) eller højere.

Regler for forretningsrespondance

Med forretningsbreve i organisationen og forskellige tilfælde kan både en person og medarbejdere af virksomheder. Status for underskrifter er vigtig: IP, Freelancer, selvstændige, borgerne handler fra deres egen person.

Regler for forretningsetik kræver et svar på bogstaver senest tre arbejdsdage . Kommercielle tilbud, invitationer, meddelelser indebærer ikke obligatorisk feedback. Offentlige organisationer kan have anden identificeret responstid for indkommende korrespondance.

Krav, krav, afslag og anmodninger undskylder. Selvom virksomheden ikke ser fejlene bag sig selv - bevarelsen af ​​omdømmet og chancen for yderligere samarbejde kræver dette.

Sådan skriver du e-business breve?

  1. Elektronisk korrespondance mellem organisationer udføres fra virksomhedens eller medarbejdernes virksomhedsadresse. I en række russiske virksomheder er der forbud mod overvejelse af kommunikation fra "uofficielle" adresser.
  2. Freelancer eller selvstændige er også værd en "business" e-mail-adresse.
  3. Send et brev med et tomt felt "tema" - den dybeste krænkelse af forretningsetik.
  4. Hvis meddelelsen er af officiel i naturen, er det vigtigt at bekræfte bekræftelsen af ​​sin receipstation.
  5. Formning af et svar er det nyttigt at sikre, at korrespondancens historie bevares i den. Det anbefales at undgå automatisk responsreference i emnet (Re: ...). Det er bedre at vise indholdet (for eksempel "Besvar fristerne for udførelsen af ​​Office-projektet"). Adressaten kan være hundredvis af meddelelser. Find de ønskede oplysninger blandt alle "RE: ..." er svært.

Vi fortalte, hvordan vi skriver forretningsbreve viste eksempler og prøver af deres design. Efter disse regler kan du foretage en virksomheds korrespondance i overensstemmelse med de vedtagne standarder.

Indsendt af Kadrof.ru. (Kadrofid: 79032) Tilføjet: 14.04.2021 kl 19:45

Anbefalede

Fem spørgsmål, der skal bedes om at blive bedt om kunderne

Du har modtaget en ordre, i tide bestået projektet og modtaget betaling. Det ser ud til, at alt er fint. Men nej! Det er vigtigt at indstille klientens særlige spørgsmål, der vil hjælpe ...

Klienten har ingen penge: Hvad skal man gøre, og hvordan man besvarer en indsigelse?

Når klienten siger, at han ikke har penge, betyder det ikke altid manglen på budget. Ofte er der penge, men du nægter at være påskud ...

Sådan starter du et forretningsbrev

Du bør ikke overveje et ubetydeligt ansigtpunkt for at appellere til adressaten. Om hvem og hvordan man kontakter virksomhedens korrespondance, siger Natalia Klans.

Ofte starter jeg et brev fra appellen "Kære ...", husker jeg, hvordan en af ​​de høje ledere i udarbejdelsen af ​​breve til præsidenten, formanden for regeringen eller præsidenten for det russiske videnskabsakademi krævede appellen " DEEPLYWWATER ... ". Af en eller anden grund forårsagede dette krav os mange vittigheder. Husket "spredtens mand fra gaden i poolen Samuel Marshaka. Og hans berømte appel "Deep-Valued Carved! Carrier carbonat! " Vi var interesserede i, hvor dybt kammerat respekt.

Og forgæves giggled, forresten. Appelene, der starter med ordene "dybt vedligeholdt" og "holdbar", anvendes sammen med den officielle appel til særlig vigtig person og embedsmænd, der besidder en høj position. Sådan accepteres det ikke kun for de første personer i staten, medlemmer af regeringen og Parlamentet, men også til berømte figurer af videnskab, offentlige tal. Hvis du vender tilbage til et brev til den nøjagtige akademiker, er simpelthen "respekteret", kan du ikke længere fornærme adressaten.

Ikke hver dag skriver vi til præsidenten eller medlemmerne af regeringen, men her er bogstaver med nogen klage eller en anmodning om høje chefer undertiden at skrive. Jeg ved ikke, hvor dybt du respekterer din borgmester eller guvernør, men hvis du skal skrive et brev med enhver anmodning, råder jeg oprigtigt dig til at bruge kontakten "DEEPLYWATER". Ordet, der betyder "meget respekteret" (den forklarende ordbog af Ozhegov) eller "værdig til dyb respekt" (den moderne forklarende ordbog af det russiske sprog Efraim). Jeg tror, ​​at nogen repræsentant for myndighederne vil læse en sådan appel med glæde. Bare et ord i begyndelsen af ​​brevet, men nogle gange kan det opveje skalaerne til din fordel. Som de siger, sutter den "blide kalv to snavs."

For nylig, på et af fora, stødte jeg på et spørgsmål, hvilken slags tegnsætningstegn efter appel i begyndelsen af ​​brevet: Udråbstegn eller komma. Jeg sætter et udråbstegn på vanen - jeg blev lært mig, men jeg mødte og krævede et komma efter at have adresseret nogle chefer. Tilsyneladende overfører de mennesker, der ofte udfører korrespondance på engelsk, automatisk mange regler for engelsk grammatik og på korrespondancen på russisk. Nogle gange er det vildledende og forretningslitteratur, hvor sådanne eksempler er givet:

Kære herrer, vi overvejede omhyggeligt dit brev, hvor ....

Howler?

Russisk referencetjeneste på portalen Gramota.ru. Tillader begge muligheder. Samtidig henvises opmærksomheden på, at en sætning efter et udråbstegn skal leveres fra et stort bogstav og efter kommaet.

Appellen i det russiske forretningsbrev er normalt placeret i midten og adskilt fra hovedteksten i et mellemrum. Den første sætning i brevet begynder med afsnit. Nå, hvordan har du det efter kløften, og selv med afsnit begynder at skrive et tilbud fra små bogstaver? Men i et personligt brev begynder teksten ofte at skrive på samme linje som appellen. I dette tilfælde, efter at du har kontaktet, kan du også sætte et komma, og teksten i brevet fortsætter med at skrive fra små bogstaver.

Hvorfor alligevel et udråbstegn? Jeg vil give flere svar muligheder:

"Udråbstegn (!) - Et tegn på tegnsætning, som er opvokset i slutningen af ​​forslaget om at udtrykke forbløffelse, kalde, stærk følelse, spænding og lignende."

"Navne på de fleste tegn på tegnsætning på russisk er de oprindelige russere, og udtrykket selv for tegnsætning tegn til verbet til punct -" stop "," forsinkelse i bevægelse. " Hvis forfatteren sætter et udråbstegn i slutningen af ​​forslaget, viser det, hvor meget indholdet af sin egen erklæring er bekymret. "

Til spørgsmålet om universitetssekretæren for EFim Fomich Perechadadin, Helt af historien om Chekhov "udråbstegn (Svyatochnaya Story)", "Når et udråbstegn er sat i papirerne", hans kones kone, der ofte pralede på, at "Ikke underligt i gæstehuset syv årige og af hjertet kender grammatikken, fortroligt besvaret:" Dette tegn er sat på appel, udråb og udtryk for glæde, indignation, glæde, vrede og andre følelser. "

Mit svar er - at sætte et udråbstegn efter håndtering, vi stræber efter at tiltrække adressatens opmærksomhed og kalde det ikke kun for at læse brevet, men for at opfylde vores anmodning, "REACH" og nogle gange "finish." Kære Ivan Ivanovich!

Og hvad med ordet "kære" og et udråbstegn? I forretningsrespondance på russisk er det sædvanligt at kontakte adressaten af ​​navnet-patronymic. Som en sidste udvej kan du kontakte efternavnet: "Kære Mr. Petrov!". Efter min mening er appellen fra efternavnet ret hensigtsmæssigt i kravet, end i anmodningen. Ved navn, den patronymiske vi normalt adresserer, vil en sådan appel forårsager placeringen af ​​destinationen, velkendt er sværere at nægte.

Når de kontakter straks til flere modtagere, bruger de i øjeblikket appellen "Kære Herre!", Og Når du kontakter servicenavne inden for en organisation, er det hensigtsmæssigt at bruge appellen "Kære kolleger!"

I diplomatisk korrespondance - egne regler. Det er sædvanligt at kontakte titlen: "Kære Mr. Ambassador!", "Kære Mr. Minister" ", eller" din excellence! ". Men dette er et særskilt emne.

Og hvordan appellerer du? Skriv i kommentarerne!

Статьи

Добавить комментарий