Cómo escribir letras de negocios: dónde comenzar y cómo terminar una letra con ejemplos

Cómo escribir letras de negocios (con ejemplos y muestras)

Cómo escribir letras de negocios (con ejemplos y muestras)

Para corresponder a clientes o socios para tener fuerza legal, es importante organizar correctamente. En el artículo, aprenderá a escribir una carta de negocios para proteger sus intereses. Estas habilidades son necesarias para todos, especialmente los freelancers.

El contenido del artículo:

¿Qué es una carta de negocios?

Esta apelación por escrito a un socio comercial potencial o real o instancias oficiales. Su objetivo es alentar al destinatario a la acción (productos de compra, cumplir con las condiciones, dar una aclaración, comuníquese con la nueva dirección, enviar documentos).

La aparición del correo electrónico llevó al hecho de que toda la correspondencia comercial se dividió en grupos:

Papel

Debe contener una serie de detalles obligatorios para ser legalmente vinculantes.

Papel electrónico en forma de papel

Se elabora en formatos de oficina (DOC, DOCX, RTF, PDF) y contiene detalles. Adjunto en forma de accesorios.

Electrónico

Manejo directo en forma de correo electrónico.

Es importante saber cómo escribir cartas de negocios. De cuánta competente para organizar, la probabilidad y la velocidad de la dirección de las acciones esperadas dependen. El estilo y el contenido de la correspondencia determinan el éxito de la cooperación con los socios y las instancias oficiales.

Una carta de negocios no debe confundirse con una correspondencia informal entre colegas y socios. La diferencia entre ellos se encuentra en las posiciones de las partes:

  • La carta de negocios es una apelación en nombre de una organización o especialista. El estilo y la forma implican su uso adicional en el estado del documento. En desacuerdo o desarrollo de la asociación, confirmará la información (el hecho de la circulación, la fecha, las condiciones, etc.).
  • Conversaciones informales, incluso en forma electrónica, "No elija una cosa". Por lo tanto, muchos expertos recomiendan (y en algunos gerentes de organizaciones requieren directamente), es obligatorio registrar todos los acuerdos alcanzados en forma de correspondencia comercial, incluso si no se esperan desacuerdos.

El formulario y el estilo de las cartas de negocios deben alentar el destino "dar el caso": estudiar la información, transferirla más, adherirse a los acuerdos.

Correspondencia entre "Maria Designer" y "Cliente Lena" en el Messenger en el estilo de "OK, lo hago", no vincule las palabras a nada. E-mail: "TK recibió. El término de ejecución es el 14 de diciembre inclusive. Artista - diseñador Kosmakova Maria "- ¡Esto es lo que puedes referirte! Confianza en el socio comercial, la confianza de la segunda opción proporcionará más propensos a.

La capacidad de comunicarse, incluso por escrito, es tan importante que ahora en Internet hay cursos especiales sobre este tema. Por ejemplo, en la Netología de la Universidad se enseña negociando, incluidas las reglas de la correspondencia comercial, las comunicaciones en el teléfono, la comunicación personal, la gestión de la emoción y mucho. El curso se puede pasar a expensas del empleador, lo que produce alrededor del 40% de los estudiantes.

Si está trabajando con clientes extranjeros, puede estar interesado en un curso sobre la correspondencia comercial en inglés. Se lleva a cabo en la Universidad de Skillbox. Requiere el nivel de conocimiento de inglés, no inferior intermedio (B2).

Tipos de letras de negocios

  1. Informativo. Materiales enviados en el marco de la cooperación (por ejemplo, el gerente de recursos humanos reenvía al cliente con un resumen de los candidatos o un departamento comercial especializado, una muestra del contrato).
  2. Garantía. Confirma las obligaciones y contiene una solicitud para acelerar las acciones (por ejemplo, envíe las mercancías con el pago posterior al pago).
  3. Oferta comercial. Síntesis de publicidad y propuestas de cooperación.
  4. Darse cuenta. Advertencia para cambiar circunstancias (cambio de detalles, direcciones, gráficos, etc.).
  5. Oferta. Un documento que confirma la preparación para cooperar sobre la base de una serie de condiciones esenciales. Se puede enviar en el curso de la participación en la competencia, la coordinación previa del contrato, la selección de propuestas.
  6. Demanda. Solicitud de aclaración, información, información. Se elabora como una solicitud ("Por favor, explique ..., envíe ..., etc.).
  7. Anuncio (queja). Contiene una indicación de violación de los términos del contrato (o acuerdos), acciones inaceptables. Para este formulario, las referencias a los artículos del contrato o la oferta, los detalles de los requisitos y la descripción de las consecuencias negativas en su incumplimiento (sanciones, multas, apelaciones ante la Corte, la colaboración de la cooperación, etc.) .
  8. Carta de envio. Puede ser una confirmación formal (por ejemplo, un inventario de inventario para confirmar la recepción de documentos) y explicar el motivo de enviar un documento (por ejemplo, enviando un resumen, el solicitante explica lo que la vacante lo atrajo y por qué se considera a sí mismo. un candidato adecuado).
  9. Confirmación de la recepción de documentos y cartas. Este no es solo un "buen tono" de la comunicación empresarial, sino también una demostración de obligaciones tomadas. Usando la confirmación, el especialista puede reducir el número de llamadas y apelaciones "innecesarias".
  10. Carta - Comentarios. En este caso, el elemento necesario es una indicación de un documento o pregunta entrante.
  11. Pedido. Es imposible excluir los casos de pérdida de documentos, transferencia de reuniones, malentendidos, el surgimiento de condiciones adicionales. La carta de solicitud le permite resolver cualquier pregunta de manera oportuna.
  12. Carta: fijación de información importante. Todos los acuerdos orales e informales tienen sentido arreglar por escrito.
  13. Realimentación. Dicho documento puede contener información positiva o negativa sobre la experiencia de cooperación, el trabajo de especialistas específicos, gracias, felicitaciones.
  14. Invitación. Contiene una descripción del evento y las condiciones de participación.

¿Cómo escribir y hacer cartas de negocios?

Reglas generales que deben seguir:

  1. Brevedad (adjetivo mínimo, palabras de entrada, razonamiento).
  2. Para cada pensamiento, un párrafo separado. Por ejemplo, en la primera, una indicación del punto roto del contrato, en el segundo, el requisito en el tercero es una descripción de las consecuencias.
  3. Un tono ligeramente "burocrático" del "tercero" es preferible: "Por favor, considere ...", "Expert ofrece asesoramiento ...", etc. Un mayor grado de informalidad permite en ofertas comerciales e invitaciones, ya que las herramientas de marketing se utilizan en ellas. Pero las opciones como "Hola, mi nombre es María, y yo ..." se considera un mal tono.
  4. Interpretaciones inequívocas: es mejor escribir no "durante las horas de trabajo", y "De 10 a 18 días laborables".
  5. Se debe especificar la mención de documentos y acuerdos: Acuerdo No. 5 de 24.12.2000, una carta de 19.08.2021, un acuerdo en una reunión el 19 de septiembre.
  6. Los errores en la ortografía y la puntuación causan daños a la imagen empresarial.
  7. Las declaraciones emocionales son inaceptables. Incluso un funcionario público (obligado a responder a todas las cartas, independientemente de su adecuación) permitido ignorar los mensajes con insultos.

Características de las letras formales:

  • Debe contener los detalles de la organización. Por lo general, para esto, se está desarrollando la forma oficial con la "CAP": el nombre, la lata, la OGRN o la OGRAP, la dirección, los detalles, posiblemente el logotipo o el emblema.
  • El destinatario se indica en el derecho anterior: el nombre de la organización y la posición (o al menos la división). Si es posible, escriba un nombre. Requisitos, solicitudes, reclamaciones, ofrece direcciones. estrictamente .
  • En un correo electrónico (directamente en el campo del Messenger), un buen tono de comunicación empresarial se considera un saludo personal. Dado que los llamamientos formalizados ("Sr.", "camarada") en Rusia salió de su uso, la fórmula de saludo generalmente aceptada se considera: "Hello, Svyatoslav Fedorovich". El uso de un nombre o nombre con patronímico depende de cómo el destinatario firmó sus correos electrónicos, ya que él mismo parece o de la información oficial al respecto en el sitio web de la compañía.
  • En la correspondencia oficial, el título debe coincidir con el tipo de letra: una reclamación, un requisito, letra de garantía, invitación, etc. En algunos casos (información, solicitud, confirmación) puede hacer sin un encabezado. En los correos electrónicos, el papel del encabezado es interpretado por el campo "Tema".

Estructura de las letras del negocio: ¿Dónde empezar y cómo terminar el mensaje?

Si tiene los archivos adjuntos a la letra, debe especificar los documentos en los documentos de texto y lista. En la correspondencia oficial, se indican como aplicaciones con números y nombres.

La carta oficial se firma a la derecha debajo del texto del contenido con el nombre de la organización y la publicación (o el "estado", si se ofrecen servicios en Freelancing o en el formato de autónomo: "Experto", " especialista en ..."). Las cartas oficiales de la organización o IP deben contener una firma real o un fax. La información no se puede registrar, el resto es necesario.

En las letras de E-Business, es mejor suscribirse no a las iniciales, sino el nombre completo (patronímico - a voluntad).

Las reglas de la correspondencia comercial implican que bajo la firma, el remitente indica todos sus posibles contactos: teléfono, mensajero, dirección de correo electrónico.

Ejemplos de letras de negocios

Imagine que necesita hacer una solicitud de acceso a la oficina dentro de la oficina. A continuación se muestra la muestra, ¿cómo puede escribir una carta de negocios en este caso?

Director de LLC "Snab" Ivanov O.B.

En respuesta a su carta del 01.03.2020, sobre la limitación de acceso al edificio, informamos lo siguiente:

  1. El 29 de marzo, 2020, se necesita acceso a la Oficina de 16 inquilinos, Levchuk Anna Petrovna.
  2. En los otros días en la oficina, no se realizará el trabajo.

Si es necesario, listo para proporcionar saltar.

Con respeto, levchuk a.p.

Entrepreneurvyukuk individual Anna [email protected]

Un ejemplo de una carta de negocios con una solicitud para devolver los fondos pagados por cuenta. Tenga en cuenta cómo se completa el mensaje: se especifican los detalles para devolver el dinero.

En contabilidad OWL "VASCO"

El contador LLC "DAWN" 01 de agosto, 2020 se pagó erróneamente por la cuenta Nº 1234 de 20.08.2020. Le pido que devuelva el efectivo por un monto de 3,737.00 rublos (tres mil setecientos treinta y siete rublos 00 kopecks)

A expensas de "Dawn" LLC. Cuentas requeridas: P / S: 4080XXXXXXXH CHFILAL "PUNTOS" PJSC BANK "APERTURA DE LA CORPORA FINANCIERA" MOSCOWK / MF 3010XXXXXXXHHHBICK: 044xxxxxphphphri necesita listo para proporcionar información adicional.

Jefe Contable LLC "DAWN" ______________ IVANOVA OB [email protected]

¿Dónde aprender a escribir cartas?

Si se necesita esta habilidad para usted a un nivel grave, hay cursos especiales. Están capacitados en negociaciones comerciales, incluidas las comunicaciones por escrito. A continuación se presentan ejemplos de tales programas.

Negociaciones comerciales

Curso en línea en la Netología de la Universidad. Dígale cómo negociar desde el momento de la primera reunión antes de la conclusión del contrato. Incluyendo las habilidades de la correspondencia empresarial de enseñanza. El curso se puede pasar a través del empleador.

Correspondencia comercial en inglés

Curso en Skillbox. Aprenderá sobre las características de las comunicaciones con clientes extranjeros. Aprenda a negociar las reuniones, describir proyectos y tareas, presentar los servicios y bienes de la compañía, discutir los problemas financieros y mucho más. Para aprobar el curso, debe conocer el idioma a nivel de intermedio (B2) o superior.

Reglas de correspondencia comercial.

Con las cartas de negocios en la organización y varios casos pueden aplicar tanto a un individuo como a los empleados de las empresas. El estado de las firmas es importante: IP, Freelancer, autónomo, los ciudadanos actúan de su propia persona.

Las reglas de ética empresarial requieren una respuesta a las letras. A más tardar tres días hábiles. . Ofertas comerciales, invitaciones, notificaciones no implican comentarios obligatorios. Las organizaciones públicas pueden tener otro tiempo de respuesta identificado para la correspondencia entrante.

Los requisitos, reclamaciones, rechazos y solicitudes se disculpan. Incluso si la compañía no ve las fallas detrás de sí misma, la preservación de la reputación y la posibilidad de una mayor cooperación requiere esto.

¿Cómo escribir letras E-Business?

  1. La correspondencia electrónica entre las organizaciones se realiza desde la dirección corporativa de la empresa o empleado. En una serie de empresas rusas, hay prohibiciones para la consideración de las comunicaciones provenientes de direcciones "no oficiales".
  2. Freelance o autónomo también vale la pena una dirección de correo electrónico "Negocio".
  3. Envíe una carta con un campo vacío "Tema", la violación más profunda de la ética empresarial.
  4. Si el mensaje es de la naturaleza oficial, es importante confirmar la confirmación de su recibo.
  5. Formando una respuesta, es útil asegurarse de que se preserva la historia de la correspondencia. Se recomienda evitar la referencia automática de respuesta en el sujeto (Re: ...). Es mejor mostrar el contenido (por ejemplo, "Responder a los plazos para la ejecución del proyecto Office"). El destinatario puede ser cientos de mensajes. Encuentre la información deseada entre todos los "re: ..." es difícil.

Le dijimos cómo escribir cartas de negocios mostró ejemplos y muestras de su diseño. Tras estas reglas, puede realizar cualquier correspondencia comercial de acuerdo con los estándares adoptados.

Publicado por kadrof.ru. (KADROFID: 79032) Añadido: 14.04.2021 a las 19:45

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Cómo iniciar una carta de negocios

No debe considerar un punto de vista más insignificante para apelar al destinatario. Sobre quién y cómo ponerse en contacto con la correspondencia comercial, dice Natalia Klishin.

A menudo, comenzando una carta de la apelación "Querida ...", recuerdo cómo uno de los altos gerentes en la preparación de cartas al Presidente, el Presidente del Gobierno o el Presidente de la Academia de Ciencias de Rusia exigían la apelación " Profundamente ... ". Por alguna razón, este requisito nos causó muchos chistes. Recordó el "hombre de dispersos" desde la calle de la piscina. Samuel Marshaka Y su famosa apelación "¡Tallado de gran valor! Carbonato portador! " Estábamos interesados ​​en lo profundo del respeto del camarada.

Y en vano se rió, por cierto. Las apelaciones que comienzan con las palabras "de profundidad" y "duraderas" se utilizan con la apelación oficial a una persona y funcionarios particularmente importantes que ocupan una posición alta. Así es como se acepta no solo a las primeras personas del Estado, miembros del gobierno y del parlamento, sino también a famosas figuras de ciencia, figuras públicas. Volviendo a una carta al académico preciso es simplemente "respetado", ya no puede ofender al destinatario.

No todos los días le escribimos al Presidente o a los miembros del Gobierno, pero a veces las letras con ninguna queja o una solicitud de altos jefes a veces tienen que escribir. No sé qué tan profundamente respeta a su alcalde o el gobernador, pero si tiene que escribir una carta con cualquier solicitud, aconseje sinceramente que use el contacto "Deeplywater". La palabra que significa "muy respetada" (el diccionario explicativo de Ozhegov) o "digno de profundo respeto" (el moderno diccionario explicativo de la lengua rusa Efrain). Creo que cualquier representante de las autoridades leerá tal apelación con el placer. Solo una palabra al principio de la carta, pero a veces puede superar las escalas a su favor. Como dicen, la "Gentle Becerro Dos suciedad apesta".

Recientemente, en uno de los foros, me encontré con una pregunta, qué tipo de signo de puntuación después de la apelación al comienzo de la letra: Signo de exclamación o coma. Puse un signo de exclamación sobre el hábito: me me enseñaron, pero conocí y exigí una coma después de dirigirme a algunos jefes. Aparentemente, aquellas personas que a menudo conducen la correspondencia en inglés transfieren automáticamente muchas reglas de gramática inglesa y en la correspondencia en ruso. A veces es engañosa y literatura comercial, en la que se dan tales ejemplos:

Estimados caballeros, consideramos cuidadosamente su carta en la que ...

¿Planchazo?

Servicio de referencia ruso en el portal. Gramota.ru. Permite ambas opciones. Al mismo tiempo, se presta atención al hecho de que después de un signo de exclamación, una oración debe suministrarse a partir de una letra mayúscula y después de la coma.

La apelación en la carta de negocios rusa generalmente se encuentra en el centro y se separa del texto principal en un espacio. La primera oración de la carta comienza con el párrafo. Bueno, ¿cómo estás después de la brecha e incluso con el párrafo comenzar a escribir una oferta de las letras minúsculas? Pero en una carta personal, el texto a menudo comienza a escribir en la misma línea que la apelación. En este caso, después de ponerse en contacto, también puede poner una coma, y ​​el texto de la letra continúe escribiendo desde las letras minúsculas.

¿Por qué, sin embargo, un signo de exclamación? Le daré varias opciones de respuesta:

"Signo de exclamación (!) - Un signo de puntuación, que se eleva al final de la propuesta de expresar asombro, llamada, sentimiento fuerte, emoción y similares".

"Los nombres de la mayoría de los signos de puntuación en ruso son los rusos originales, y el término en sí de las señales de puntuación al verbo para puntuar -" parada "," retraso en movimiento ". Si el escritor pone una marca de exclamación al final de la propuesta, muestra cuánto está preocupado el contenido de su propia declaración ".

A la pregunta del secretario de la universidad de Efim Fomich Perechadinin, el héroe de la historia de Chekhov "Signo de exclamación (Svyatochnaya Story)", "Cuando se pone una marca de exclamación en los papeles", la esposa de su esposa, que a menudo tiene el hecho de que "No es de extrañar en la casa de huéspedes siete años y por corazón, la gramática lo sabe, respondió con confianza:" Este signo se establece en apelaciones, exclamaciones y expresiones de deleite, indignación, alegría, ira y otros sentimientos ".

Mi respuesta es: poner una marca de exclamación después de manejar, nos esforzamos por atraer la atención del destinatario y llamarlo no solo para leer la carta, sino también para cumplir con nuestra solicitud, "alcance", y, a veces, "terminar". Querido Ivan Ivanovich!

¿Y qué hay de la palabra "Estimado" y un signo de exclamación? En la correspondencia comercial en Rusia, es habitual que se comunique con el destinatario por el nombre-Patronímico. Como último recurso, puede comunicarse con el apellido: "¡Estimado señor Petrov!". En mi opinión, la apelación del apellido es bastante apropiada en la carta de reclamación que en la solicitud. Por su nombre, el patronímico, por lo general, abordamos familiares, tal apelación causa la ubicación del destino, es más difícil de rechazar.

Cuando se pone en contacto de inmediato a varios destinatarios, actualmente usan la apelación "¡Querido Señor!", Y al comunicarse con las notas de servicio dentro de una organización, es apropiado usar la apelación "¡Estimados colegas!"

En correspondencia diplomática - Reglas propias. Es costumbre ponerse en contacto con el título: "¡Estimado señor Embajador!", "Estimado señor Ministro" ", o" ¡Su Excelencia! ". Pero este es un tema separado.

¿Y cómo apelas? ¡Escribe en los comentarios!

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