نحوه نوشتن نامه های کسب و کار: از کجا شروع کنید و چگونه یک نامه را با نمونه ها به پایان برسانید

نحوه نوشتن نامه های کسب و کار (با نمونه ها و نمونه ها)

نحوه نوشتن نامه های کسب و کار (با نمونه ها و نمونه ها)

به مشتریان یا شرکای مربوط به نیروی قانونی مربوط می شود، مهم است که به درستی ترتیب دهید. در مقاله شما یاد خواهید گرفت که چگونه یک نامه کسب و کار برای محافظت از منافع خود بنویسید. این مهارت ها برای همه، به ویژه فارغ التحصیلان مورد نیاز است.

محتوای مقاله:

یک نامه کسب و کار چیست؟

این درخواست تجدید نظر به یک شریک تجاری بالقوه یا واقعی یا نمونه رسمی. هدف آن تشویق مخاطبان به اقدام (محصولات خرید، انجام شرایط، روشن شدن، با آدرس جدید، ارسال اسناد).

ظاهر ایمیل منجر به این واقعیت شد که تمام مکاتبات کسب و کار به گروه ها تقسیم شد:

کاغذ

باید شامل تعدادی از جزئیات اجباری باشد تا قانونی باشد.

کاغذ الکترونیکی شکل

این در فرمت های اداری (DOC، DOCX، RTF، PDF) کشیده شده است و شامل جزئیات است. متصل به فرم پیوست ها.

الکترونیکی

دستکاری مستقیم در قالب یک ایمیل.

مهم است بدانیم چگونه نامه های کسب و کار را بنویسید. از چقدر صلاحیت به ترتیب، احتمال و سرعت آدرس اقدامات مورد انتظار بستگی دارد. سبک و محتوای مکاتبات، موفقیت همکاری با شرکا و نمونه های رسمی را تعیین می کند.

نامه کسب و کار نباید با یک مکالمه غیر رسمی بین همکاران و همکاران اشتباه گرفته شود. تفاوت بین آنها در موقعیت های طرفین قرار دارد:

  • نامه کسب و کار درخواست تجدید نظر از طرف یک سازمان یا متخصص است. سبک و فرم به معنای استفاده بیشتر از آن در وضعیت سند است. در مخالفت یا توسعه مشارکت، اطلاعات را تایید می کند (واقعیت گردش خون، شرایط، شرایط، و غیره).
  • مکالمات غیر رسمی، حتی در فرم الکترونیکی، "چیزی را انتخاب نکنید". بنابراین، بسیاری از کارشناسان توصیه می کنند (و در برخی از مدیران مدیران به طور مستقیم نیاز به)، اجباری است برای ثبت تمام توافق نامه های به دست آمده در قالب مکاتبات کسب و کار، حتی اگر اختلاف نظر انتظار نمی رود.

فرم و سبک نامه های کسب و کار باید مقصد را تشویق کند "به پرونده": برای مطالعه اطلاعات، انتقال آن بیشتر، پیوستن به موافقت نامه ها.

مکاتبات بین "ماریا طراح" و "مشتری لنا" در پیامبر در سبک "OK، من انجام" - کلمات را به هر چیزی متصل نیست. پست الکترونیکی: "TK دریافت شده است. مدت اعدام 14 دسامبر شامل است. هنرمند - طراح Kosmakova Maria "- این چیزی است که شما می توانید اشاره کنید! اعتماد به شریک تجاری، اعتماد به نفس گزینه دوم بیشتر احتمال دارد.

توانایی برقراری ارتباط، از جمله به صورت کتبی، بسیار مهم است که در حال حاضر در اینترنت در این موضوع دوره های خاصی وجود دارد. به عنوان مثال، در دانشگاه نوتولوژی به مذاکره آموزش داده می شود، از جمله قوانین مکاتبات کسب و کار، ارتباطات بر روی تلفن، ارتباطات شخصی، مدیریت احساسات و بسیاری. این دوره را می توان به هزینه کارفرمایان منتقل کرد، که حدود 40 درصد از دانش آموزان را تولید می کند.

اگر شما با مشتریان خارجی کار می کنید، ممکن است در یک دوره مکاتبات کسب و کار به زبان انگلیسی علاقه مند باشید. این در دانشگاه Skillbox برگزار می شود. این نیاز به سطح آگاهی از زبان انگلیسی و متوسط ​​متوسط ​​(B2) ندارد.

انواع نامه های کسب و کار

  1. اطلاعاتی مواد فرستاده شده در چارچوب همکاری (به عنوان مثال، مدیر منابع انسانی، مشتری را با خلاصه ای از نامزدها یا یک بخش تجاری تجاری - نمونه ای از قرارداد ارسال می کند).
  2. ضمانتنامه. تعهدات را تایید می کند و شامل یک درخواست برای سرعت بخشیدن به اقدامات (به عنوان مثال، حمل کالا با پرداخت پس از پرداخت).
  3. پیشنهاد تجاری. سنتز تبلیغات و پیشنهادات برای همکاری.
  4. اطلاع. هشدار به تغییر شرایط (تغییر جزئیات، آدرس، گرافیک، و غیره).
  5. پیشنهاد. یک سند تایید آمادگی برای همکاری بر اساس تعدادی از شرایط ضروری. این می تواند در طول مشارکت در رقابت، هماهنگی قبلی قرارداد، انتخاب پیشنهادات ارسال شود.
  6. تقاضا درخواست توضیح، اطلاعات، اطلاعات. این به عنوان یک درخواست کشیده شده است (لطفا توضیح دهید ...، ارسال ...، و غیره).
  7. تبلیغات (شکایت). حاوی نشانه ای از نقض شرایط قرارداد (یا موافقت نامه ها)، اقدامات غیر قابل قبول است. برای این فرم، اشاره به اقلام قرارداد یا پیشنهاد، مشخصه های الزامات و توصیف پیامدهای منفی در عدم تحقق آنها (مجازات، جریمه، درخواست تجدید نظر به دادگاه، همکاری همکاری و غیره) .
  8. نامه انتقال این می تواند هر دو تایید رسمی (به عنوان مثال، موجودی موجودی برای تایید دریافت اسناد) و توضیح دلیل ارسال یک سند (به عنوان مثال، ارسال خلاصه، متقاضی توضیح می دهد که چه جای خالی او را جذب کرده و چرا خود را در نظر می گیرد یک نامزد مناسب).
  9. تایید دریافت اسناد و نامه ها. این نه تنها "تون خوب" ارتباطات تجاری است، بلکه همچنین تظاهرات تعهدات انجام شده است. با استفاده از تایید، متخصص می تواند تعداد تماس های غیر ضروری و تجدید نظر را کاهش دهد.
  10. نامه - بازخورد در این مورد، عنصر لازم نشانه ای از یک سند یا سوال ورودی است.
  11. درخواست. غیر ممکن است موارد از دست دادن اسناد، انتقال جلسات، سوء تفاهم، ظهور شرایط اضافی را نادیده بگیریم. نامه درخواست اجازه می دهد تا شما را به حل هر گونه سوال به موقع.
  12. نامه - تثبیت اطلاعات مهم. تمام موافقت نامه های شفاهی و غیر رسمی منطقی است که به صورت کتبی حل شود.
  13. بازخورد. چنین سند ممکن است حاوی اطلاعات مثبت یا منفی در مورد تجربه همکاری، کار متخصصان خاص، تشکر، تبریک است.
  14. دعوت. شامل شرح رویداد و شرایط مشارکت است.

چگونه نوشتن و نوشتن نامه های کسب و کار؟

قوانین عمومی که نیاز به دنبال دارند:

  1. Brevity (حداقل صفت، کلمات ورودی، استدلال).
  2. برای هر اندیشه - یک پاراگراف جداگانه. به عنوان مثال، در ابتدا - نشانه ای از نقطه شکسته قرارداد، در دوم - مورد نیاز در سوم شرح عواقب آن است.
  3. تن "بوروکراتیک" از "شخص ثالث" ترجیح داده می شود: "لطفا در نظر بگیرید ..."، "کارشناس مشاوره را ارائه می دهد ..."، و غیره. درجه ای بیشتر از غیر رسمی اجازه می دهد تا در پیشنهادات تجاری و دعوت نامه ها، به عنوان ابزار بازاریابی در آنها استفاده می شود. اما گزینه هایی مانند "سلام، نام من ماریا است، و من ..." یک لحظه بد در نظر گرفته شده است.
  4. تفسیرهای یکپارچه: بهتر است نوشتن "در طول ساعات کاری"، و "از 10 تا 18 در روزهای هفته".
  5. ذکر اسناد و قراردادها باید مشخص شود: قرارداد شماره 5 از 24.22.2000، نامه ای از 19.08.2021، یک توافقنامه در یک جلسه در 19 سپتامبر.
  6. خطاهای املایی و نشانه گذاری باعث آسیب به تصویر کسب و کار می شود.
  7. اظهارات عاطفی غیر قابل قبول است حتی یک کارمند دولتی (موظف به پاسخ به همه حروف، صرف نظر از کفایت) مجاز به نادیده گرفتن پیام ها با توهین است.

ویژگی های نامه های رسمی:

  • باید شامل جزئیات سازمان باشد. معمولا برای این، فرم رسمی با "CAP" در حال توسعه است: نام، قلع، Ogrn یا Ograp، آدرس، جزئیات، احتمالا لوگو یا نماد.
  • مخاطب در سمت راست بالا ذکر شده است: نام سازمان و موقعیت (یا حداقل تقسیم). در صورت امکان، یک نام بنویسید الزامات، درخواست ها، ادعاها، ارائه می دهد آدرس موکدا .
  • در یک ایمیل (به طور مستقیم در زمینه رسول)، یک لحظه خوب ارتباطات تجاری به عنوان یک تبریک شخصی محسوب می شود. از آنجا که درخواست های رسمی ("آقای"، "رفیق") در روسیه از استفاده خارج شد، فرمول رسمی پذیرفته شده پذیرفته شده به عنوان: "سلام، Svyatoslav Fedorovich". استفاده از یک نام یا نام با Patronymic بستگی به اینکه چگونه آدرس گیرنده ایمیل های خود را امضا کرده است، زیرا خود به نظر می رسد یا از اطلاعات رسمی در مورد آن در وب سایت شرکت است.
  • در مکاتبات رسمی، عنوان باید با نوع حرف مطابقت داشته باشد: یک ادعا، الزام، نامه ضمانت، دعوت نامه و غیره در برخی موارد (اطلاعات، درخواست، تایید) شما می توانید بدون هدر انجام دهید. در ایمیل ها، نقش هدر توسط فیلد "تم" پخش می شود.

ساختار نامه های کسب و کار: از کجا شروع و نحوه پایان دادن به پیام؟

اگر فایل های متصل به نامه دارید، باید اسناد را در متن و اسناد لیست مشخص کنید. در مکاتبات رسمی آنها به عنوان برنامه های کاربردی با اعداد و نام ها نشان داده شده است.

نامه رسمی به سمت راست زیر متن محتوا با نام سازمان و پست (یا "وضعیت" امضا شده است، اگر خدمات به صورت رایگان یا در فرمت خود کارمند ارائه شود - "کارشناس"، " متخصص در ... "). نامه های رسمی سازمان یا IP باید دارای امضای واقعی یا فاکس باشد. اطلاعات را نمی توان ثبت نام کرد، بقیه ضروری است.

در نامه های کسب و کار الکترونیکی، بهتر است برای اشتراک نه به حروف اول، اما نام کامل (Patronymic - در اراده).

قوانین مکاتبات کسب و کار به این معنی است که تحت امضای، فرستنده تمام مخاطبین احتمالی خود را نشان می دهد - تلفن، پیام رسان، آدرس ایمیل.

نمونه هایی از نامه های کسب و کار

تصور کنید که شما باید درخواست دسترسی به دفتر در دفتر را داشته باشید. در زیر نمونه است، چگونه می توانید یک نامه کسب و کار را در این مورد بنویسید:

مدیر LLC "Snab" Ivanov O.B.

در پاسخ به نامه شما از 01/03/2020، در مورد محدود کردن دسترسی به ساختمان، ما به موارد زیر اطلاع رسانی می کنیم:

  1. در 29 مارس، 2020، دسترسی به دفتر 16 مستاجر Levchuk Anna Petrovna ضروری است.
  2. در روزهای دیگر در دفتر، کار انجام نخواهد شد.

در صورت لزوم، آماده ارائه جست و خیز.

با احترام، Levchuk A.P.

Entrepreneurvyukuk انا [email protected]

یک مثال از یک نامه کسب و کار با درخواست برای بازگشت بودجه پرداخت شده توسط حساب. لطفا توجه داشته باشید که پیام کامل شده است - جزئیات برای بازگشت پول مشخص شده است.

در حسابداری جغد "Vasco"

حسابدار LLC "Dawn" اوت 01، 2020 به طور اشتباه پرداخت شده بود برای حساب شماره 1234 از 20.08.2020 پرداخت شد. من از شما می خواهم که پول نقد را به مبلغ 3،737.00 روبل بازگردانید (سه هزار و هفتصد و سی و هفت روبل 00 کپک)

در هزینه "Dawn" LLC. حسابهای مورد نیاز: P / S: 4080XXXXXXXH CHFILAL "POINT" PJSC BANK "افتتاح شرکت مالی" Moscowk / MF 3010xxxxxxxxhhbick: 044xxxxxphphri نیاز به آماده ارائه اطلاعات اضافی دارد.

حسابدار اصلی LLC "Dawn" ______________ Ivanova OB [email protected]

کجا یاد بگیرند که نامه ها را بنویسند؟

اگر این مهارت برای شما در یک سطح جدی مورد نیاز باشد، دوره های ویژه ای وجود دارد. آنها در مذاکرات تجاری، از جمله ارتباطات به صورت کتبی آموزش دیده اند. در زیر نمونه هایی از چنین برنامه هایی وجود دارد.

مذاکرات تجاری

دوره آنلاین در دانشگاه نوتولوژی. به نحوه مذاکره از لحظه اول جلسه قبل از پایان قرارداد، بگویید. از جمله آموزش مهارت های مکاتبات کسب و کار. این دوره را می توان از طریق کارفرما منتقل کرد.

مکاتبات کسب و کار به زبان انگلیسی

دوره در Skillbox. شما در مورد ویژگی های ارتباطات با مشتریان خارجی یاد خواهید گرفت. یاد بگیرید برای مذاکره در جلسات، توصیف پروژه ها و وظایف، ارائه خدمات و کالاهای شرکت، بحث در مورد مسائل مالی و خیلی بیشتر. برای گذراندن دوره، شما باید زبان را در سطح متوسط ​​(B2) یا بالاتر بدانید.

قوانین مکاتبات کسب و کار

با نامه های کسب و کار در سازمان و موارد مختلف می تواند هر دو فرد و کارکنان شرکت ها را اعمال کند. وضعیت امضا ها مهم است: IP، مترجم آزاد، خود کارمند، شهروندان از شخص خود عمل می کنند.

قوانین اخلاق کسب و کار نیاز به پاسخ به نامه ها نه بعد از سه روز کاری . پیشنهادات تجاری، دعوت نامه ها، اعلان ها، بازخورد اجباری را بیان نمی کنند. سازمان های دولتی ممکن است زمان پاسخ شناسایی دیگری را برای مکاتبات دریافتی داشته باشند.

الزامات، ادعا، امتناع و درخواست ها عذرخواهی می شود. حتی اگر این شرکت نقص پشت خود را نمی بیند - حفظ شهرت و احتمال همکاری بیشتر نیاز به این دارد.

نحوه نوشتن نامه های کسب و کار الکترونیکی؟

  1. مکاتبات الکترونیکی بین سازمان ها از آدرس شرکت شرکت یا کارمند انجام می شود. در تعدادی از شرکت های روسی، ممنوعیت ارتباطات مربوط به آدرس های غیر رسمی وجود دارد.
  2. Freelancer یا خود کارمند نیز به ارزش یک آدرس ایمیل "کسب و کار" ارزش دارد.
  3. ارسال یک نامه با زمینه خالی "تم" - عمیق ترین نقض اخلاق کسب و کار.
  4. اگر پیام رسمی در طبیعت باشد، مهم است که تأیید دریافت آن را تأیید کنیم.
  5. تشکیل یک پاسخ، مفید است که اطمینان حاصل شود که تاریخ مکاتبات در آن حفظ شده است. توصیه می شود از مرجع پاسخ خودکار در موضوع اجتناب کنید (Re: ...). بهتر است محتوای را نمایش دهید (به عنوان مثال، پاسخ به مهلت اعدام پروژه دفتر "). مخاطب می تواند صدها پیام باشد. اطلاعات مورد نظر را در میان همه "RE: ..." پیدا کنید دشوار است.

ما گفتیم که چگونه نوشتن نامه های کسب و کار نشان داد نمونه ها و نمونه های طراحی آنها. به دنبال این قوانین، شما می توانید هر مکاتبات کسب و کار را مطابق با استانداردهای تصویب شده انجام دهید.

نوشته شده توسط kadrof.ru. (Kadrofid: 79032) اضافه شده: 14.04.2021 در 19:45

توصیه شده

پنج سوال که باید به مشتریان خواسته شود

شما سفارش دریافت کردید، در زمان پروژه تصویب شد و پرداخت را دریافت کرد. به نظر می رسد همه چیز خوب است. اما نه! مهم است که پرسش های ویژه مشتری را تعیین کنید که کمک خواهد کرد ...

مشتری پول ندارد: چه کاری باید انجام دهید و چگونه به اعتراض پاسخ دهید؟

هنگامی که مشتری می گوید او پولی ندارد، همیشه به معنای کمبود بودجه نیست. اغلب پول وجود دارد، اما شما از بهانه ای نپرسیدید ...

چگونه برای شروع یک نامه کسب و کار

شما نباید یک چهره ناچیز را در نظر بگیرید تا به مخاطب تجدید نظر کنید. ناتالیا Klishin می گوید که درباره چه کسی و نحوه تماس با مکاتبات کسب و کار، می گوید.

اغلب، شروع یک نامه از درخواست تجدید نظر "عزیز ..."، من به یاد داشته باشید که چگونه یکی از مدیران بالا در آماده سازی نامه به رئیس جمهور، رئیس دولت یا رئیس جمهور آکادمی علوم روسیه خواستار درخواست تجدید نظر شد " deeplywater ... "". به دلایلی، این الزام باعث شد ما جوک های زیادی را به وجود آورد. "مرد پراکنده" را از خیابان استخر به یاد می آورد ساموئل مارشاکا و درخواست معروف او "عمیق ارزشمند" کربنات حامل! " ما علاقه مند به چگونگی احترام به رحمت شد.

و در بیهوده، به هر حال. درخواست تجدید نظر با کلمات "Deep-Peatedable" و "با دوام" شروع می شود و با درخواست رسمی رسمی به شخص خاص و مقامات اشغال شده موقعیت بالا استفاده می شود. این همان چیزی است که نه تنها به اولین افراد دولت، اعضای دولت و پارلمان، بلکه همچنین به شخصیت های معروف علم، شخصیت های عمومی پذیرفته می شود. تبدیل به یک نامه به آکادمیک دقیق به سادگی "احترام"، شما دیگر نمی توانید مخاطب را مجازات کنید.

هر روز ما به رئیس جمهور یا اعضای دولت می نویسیم، اما در اینجا نامه هایی با شکایت یا درخواست برای کارفرمایان بالا گاهی اوقات باید بنویسیم. من نمی دانم که چقدر عمیقا به شهردار یا فرماندار احترام می گذارم، اما اگر شما باید نامه ای با هر درخواست بنویسید، من صمیمانه به شما توصیه می کنم از تماس "deeplywater" استفاده کنید. کلمه ای که به معنی "بسیار محترم" (فرهنگ لغت توضیحی Ozhegov) یا "ارزش احترام عمیق" (فرهنگ لغت تفسیری مدرن زبان روسی روسی) است. من فکر می کنم هر نماینده مقامات چنین تجدید نظر را با لذت بخوانند. فقط یک کلمه در ابتدای نامه، اما گاهی اوقات می تواند مقیاس ها را به نفع شما افزایش دهد. همانطور که می گویند، "گوساله های ملایم دو خاکی بمکد".

به تازگی، در یکی از انجمن ها، من با یک سوال مواجه شدم، چه نوع نشانه گذاری نشانه گذاری پس از درخواست تجدید نظر در ابتدای نامه: علامت تعجب یا کاما. من علامت تعجب را بر روی عادت قرار دادم - من به من آموختم، اما پس از رسیدگی به برخی از کارفرمایان، ملاقات کردم و خواستار کاما شدم. ظاهرا افرادی که اغلب مکاتبات را به زبان انگلیسی انجام می دهند، به طور خودکار قوانین بسیاری از گرامر انگلیسی و مکاتبات را در روسیه انتقال می دهند. گاهی اوقات این ادبیات گمراه کننده و کسب و کار است که در آن چنین نمونه هایی داده می شود:

آقایان عزیز، ما به دقت نامه خود را در نظر گرفتیم که در آن ....

هولر؟

خدمات مرجع روسی در پورتال gramota.ru. اجازه می دهد هر دو گزینه. در عین حال، توجه به این واقعیت است که پس از علامت تعجب، یک جمله باید از یک حرف بزرگ و بعد از کاما تامین شود.

درخواست تجدید نظر در نامه کسب و کار روسیه معمولا در مرکز قرار دارد و از متن اصلی در یک فضای جدا شده است. اولین جمله نامه با پاراگراف آغاز می شود. خوب، پس چگونه پس از شکاف و حتی با پاراگراف شروع به نوشتن پیشنهاد از حروف کوچک؟ اما در یک نامه شخصی، متن اغلب شروع به نوشتن در همان خط به عنوان درخواست تجدید نظر. در این مورد، پس از تماس، شما همچنین می توانید کاما را نیز قرار دهید، و متن نامه همچنان از حروف کوچک نوشته شده است.

چرا علامت علامت گذاری شده است؟ من چند گزینه پاسخ را ارائه خواهم داد:

"علامت تعجب (!) - نشانه ای از نشانه گذاری، که در پایان پیشنهاد مطرح شده است، برای بیان شگفتی، تماس، احساس قوی، هیجان، و غیره مطرح شده است."

"اسامی بسیاری از نشانه های نشانه گذاری در روسیه، روس ها اصلی هستند و اصطلاح خود را از نشانه های نقطه گذاری به فعل به پیک -" توقف "،" تاخیر در حرکت ". اگر نویسنده علامت تعجب را در پایان پیشنهاد قرار دهد، نشان می دهد که محتوای بیانیه خود نگران است. "

به سوال دبیر کل کالج افیم فومیچ پراچادادین، قهرمان داستان چخوف "علامت تعجب (Svyatochnaya Story)"، هنگامی که علامت تعجب در مقالات قرار داده شده است "، همسر همسرش، که اغلب به این واقعیت افتخار می کند "هیچ جای تعجب در مهمان هفت ساله و قلب گرامر می داند، با اطمینان می داند:" این نشانه در تجدید نظر، عبارات و عبارات لذت، خشم، شادی، خشم و احساسات دیگر تنظیم شده است. "

پاسخ من این است که علامت تعجب پس از دست زدن، ما تلاش می کنیم توجه مخاطب را جلب کنیم و نه تنها برای خواندن نامه، بلکه به درخواست ما، "رسیدن"، و گاهی اوقات "پایان"، تماس بگیریم. عزیزان ایوان ایوانویچ!

و در مورد کلمه "عزیز" و علامت تعجب چیست؟ در مکاتبات کسب و کار در روسیه، معمول است که با نام Patronymic با مخاطب تماس بگیرید. به عنوان آخرین راه حل، شما می توانید با نام خانوادگی تماس بگیرید: "عزیز آقای پتروف!". به نظر من، درخواست تجدید نظر نام خانوادگی در نامه ادعا مناسب تر از درخواست است. به نام نام، Patronymic ما معمولا به آشنا آشنا می شود، چنین تجدید نظر باعث می شود که محل مقصد، آشنا دشوار است که رد شود.

هنگام تماس با بلافاصله به چند گیرنده، آنها در حال حاضر از درخواست تجدید نظر "پروردگار عزیز"، و هنگام تماس با یادداشت های خدمات در یک سازمان، مناسب است که از درخواست تجدید نظر «همکاران عزیز» مناسب است.

در مکاتبات دیپلماتیک - قوانین خود این سفارشی برای تماس با عنوان: "عزیز آقای سفیر!"، "عزیز آقای وزیر"، یا "عالی بودن شما!". اما این یک موضوع جداگانه است.

و چگونه تجدید نظر می کنید؟ نوشتن در نظرات!

Статьи

Добавить комментарий