Comment écrire des lettres professionnelles: où commencer et comment terminer une lettre avec des exemples

Comment rédiger des lettres professionnelles (avec des exemples et des échantillons)

Comment rédiger des lettres professionnelles (avec des exemples et des échantillons)

Pour correspondre aux clients ou partenaires d'avoir une force juridique, il est important d'organiser correctement. Dans l'article, vous apprendrez comment écrire une lettre d'entreprise pour protéger vos intérêts. Ces compétences sont nécessaires pour tous, en particulier les pigistes.

Le contenu de l'article:

Qu'est-ce qu'une lettre d'affaires?

Cet appel écrit dans un partenaire commercial potentiel ou réel ou des cas officiels. Son objectif est d'encourager le destinataire à l'action (achat de produits, remplir les conditions, donner des éclaircissements, contacter la nouvelle adresse, envoyer des documents).

L'apparition de l'e-mail a conduit au fait que toute correspondance de l'entreprise était divisée en groupes:

Papier

Doit contenir un certain nombre de détails obligatoires pour être juridiquement contraignants.

En forme de papier électronique

Il est établi dans les formats de bureau (DOC, DOCX, RTF, PDF) et contient des détails. Attaché sous forme de pièces jointes.

Électronique

Manipulation directe sous la forme d'un email.

Il est important de savoir comment écrire des lettres professionnelles. De combien de manière compétente pour arranger, la probabilité et la rapidité de l'adresse des actions attendues dépend. Le style et le contenu de la correspondance déterminent le succès de la coopération avec des partenaires et des instances officielles.

Une lettre d'entreprise ne doit pas être confondue avec une correspondance informelle entre collègues et partenaires. La différence entre eux réside dans les positions des parties:

  • Lettre d'affaires est un appel au nom d'une organisation ou d'un spécialiste. Le style et la forme impliquent son utilisation supplémentaire dans le statut du document. Dans le désaccord ou le développement du partenariat, il confirmera les informations (le fait de la circulation, de la date, des conditions, etc.).
  • Conversations informelles, même sous forme électronique, "ne choisissez rien." Par conséquent, de nombreux experts recommandent (et dans certaines organisations les gestionnaires exigent directement), il est obligatoire d'enregistrer tous les accords obtenus sous forme de correspondance commerciale, même si des désaccords ne sont pas attendus.

La forme et le style des lettres professionnelles doivent encourager la destination "donner le cas": étudier les informations, le transférer plus loin, adhérer aux accords.

Correspondance entre "Maria Designer" et "Customer Lena" dans le messager dans le style de "ok, je fais" - ne lie pas les mots à rien. E-mail: "TK a reçu. Le terme d'exécution est le 14 décembre inclus. Artiste - Designer Kosmakova Maria "- C'est ce que vous pouvez me référer! Faites confiance au partenaire, la confiance de la deuxième option fournira plus probablement.

La capacité de communiquer, y compris par écrit, est si importante que maintenant sur Internet, il existe des cours spéciaux sur ce sujet. Par exemple, à la Netologie universitaire enseigne la négociation, y compris les règles de correspondance des affaires, les communications sur téléphone, la communication personnelle, la gestion des émotions et beaucoup. Le cours peut être adopté aux dépens de l'employeur, qui fait environ 40% des étudiants.

Si vous travaillez avec des clients étrangers, vous pouvez être intéressé par un cours sur la correspondance des entreprises en anglais. Il se tient à l'université de compétence. Cela nécessite le niveau de connaissance de l'anglais non inférieur intermédiaire (B2).

Types de lettres professionnelles

  1. Information. Matériaux envoyés dans le cadre de la coopération (par exemple, le responsable des ressources humaines transmet le client avec un résumé des candidats ou un service commercial spécialisé - un échantillon du contrat).
  2. Garantie. Confirme les obligations et contient une demande d'accélération d'actions (par exemple, expédier les marchandises avec post-paiement).
  3. Offre commerciale. Synthèse de la publicité et des propositions de coopération.
  4. Remarquer. Avertissement pour changer de circonstances (changement de détails, adresses, graphiques, etc.).
  5. Offrir. Un document confirmant la volonté de coopérer sur la base d'un certain nombre de conditions essentielles. Il peut être envoyé au cours de la participation à la concurrence, la coordination préalable du contrat, la sélection de propositions.
  6. Demande. Demander des éclaircissements, des informations, des informations. Il est élaboré comme une demande ("s'il vous plaît expliquer ..., envoyer ..., etc.).
  7. Publicité (plainte). Contient une indication de violation des termes du contrat (ou des accords), des actions inacceptables. Pour ce formulaire, des références aux éléments du contrat ou de l'offre, les spécificités des exigences et la description des conséquences négatives de leur non-respect (sanctions, amendes, appel à la Cour, collaboration de la coopération, etc.) .
  8. Lettre de transmission. Il peut s'agir à la fois d'une confirmation formelle (par exemple, d'un inventaire d'inventaire de confirmer la réception de documents) et d'expliquer la raison de l'envoi d'un document (par exemple, d'envoyer un résumé, le demandeur explique ce que le poste vacant l'attirait et pourquoi il se considère un candidat approprié).
  9. Confirmation de la réception de documents et de lettres. Ce n'est pas seulement un "bon ton" de la communication d'entreprise, mais aussi une démonstration de obligations prises. Utilisation de la confirmation, le spécialiste peut réduire le nombre d'appels et d'appel inutiles ».
  10. Lettre - Commentaires. Dans ce cas, l'élément nécessaire est une indication d'un document entrant ou d'une question.
  11. Demander. Il est impossible d'exclure des cas de perte de documents, de transfert de réunions, de malentendus, de l'émergence de conditions supplémentaires. La lettre de la demande vous permet de résoudre toutes les questions en temps opportun.
  12. Lettre - Fixation des informations importantes. Tous les accords oraux et informels ont du sens à réparer par écrit.
  13. Retour. Un tel document peut contenir des informations positives ou négatives sur l'expérience de la coopération, le travail de spécialistes spécifiques, merci, félicitations.
  14. Invitation. Contient une description de l'événement et des conditions de participation.

Comment écrire et faire des lettres d'affaires?

Règles générales qui doivent suivre:

  1. Brevity (adjectif minimum, mots d'entrée, raisonnement).
  2. Pour chaque pensée - un paragraphe distinct. Par exemple, dans la première - une indication du point cassé du contrat, dans la seconde - l'exigence de la troisième est une description des conséquences.
  3. Un ton légèrement "bureaucratique" de la "tiers" est préférable: "S'il vous plaît considérer ...", "Expert offre des conseils ...", etc. Un plus grand degré d'informalité permet d'utiliser des offres commerciales et des invitations, car des outils de marketing sont utilisés dans eux. Mais des options comme "Bonjour, je m'appelle Maria, et je ..." sont considérés comme un mauvais tonalité.
  4. Interprétations sans ambiguïté: Il est préférable d'écrire non "pendant les heures de travail" et "de 10 à 18 en semaine."
  5. La mention de documents et d'accords devrait être spécifiée: accord n ​​° 5 du 24.12.2000, une lettre du 19.08.2021, un accord lors d'une réunion du 19 septembre.
  6. Les erreurs d'orthographe et de ponctuation entraînent des dommages à l'image de l'entreprise.
  7. Les déclarations émotionnelles sont inacceptables. Même un fonctionnaire (obligé de répondre à toutes les lettres, indépendamment de l'adéquation) autorisé à ignorer les messages avec des insultes.

Caractéristiques des lettres formelles:

  • Doit contenir les détails de l'organisation. Habituellement, pour cela, la forme officielle avec le "casquette" est en cours de développement: nom, étain, ongrn ou ogrrap, adresse, détails, éventuellement le logo ou emblème.
  • Le destinataire est indiqué sur la droite ci-dessus: le nom de l'organisation et de la position (ou au moins la division). Si possible, écrivez un nom. Exigences, demandes, réclamations, offres adresses strictement .
  • Dans un email (directement dans le domaine du messager), un bon tonification de la communication d'entreprise est considéré comme une salutation personnelle. Depuis les appels formalisés ("M.", "camarade") en Russie est sorti de l'utilisation, la formule de salutation généralement acceptée est considérée comme: "Bonjour, Svyatoslav Fedorovich". L'utilisation d'un nom ou d'un nom avec PraticyyMic dépend de la manière dont le destinataire a signé ses courriels, comme il semble lui-même ou d'informations officielles à ce sujet sur le site Web de la société.
  • Dans la correspondance officielle, le titre doit correspondre au type de lettre: une réclamation, une exigence, une lettre de garantie, une invitation, etc. Dans certains cas (information, demande, confirmation), vous pouvez passer sans en-tête. Dans les emails, le rôle de l'en-tête est joué par le champ "Thème".

Structure des lettres professionnelles: Où commencer et comment terminer le message?

Si vous avez les fichiers attachés à la lettre, vous devez spécifier les documents dans le texte et les documents de liste. Dans la correspondance officielle, ils sont indiqués comme des applications avec des chiffres et des noms.

La lettre officielle est signée à droite en dessous du texte du contenu avec le nom de l'organisation et la poste (ou le "statut", si des services sont offerts au Freelancing ou au format des travailleurs indépendants - "Expert" "," Spécialiste en ... "). Les lettres officielles de l'organisation ou de la propriété intellectuelle doivent contenir une vraie signature ou fac-similé. Les informations ne peuvent pas être enregistrées, le reste est nécessaire.

En lettres métiers électroniques, il est préférable de s'abonner non pas aux initiales, mais le nom complet (patronymique - à volonté).

Les règles de la correspondance des entreprises impliquent que, sous la signature, l'expéditeur indique tous ses contacts possibles - téléphone, messagerie, adresse e-mail.

Exemples de lettres professionnelles

Imaginez que vous ayez besoin de faire une demande d'accès au bureau au sein du bureau. Vous trouverez ci-dessous l'échantillon, comment pouvez-vous écrire une lettre d'entreprise dans ce cas:

Directeur de LLC "Snab" Ivanov O.B.

En réponse à votre lettre de 01.03.2020, à propos de la limitation de l'accès au bâtiment, nous informons les éléments suivants:

  1. Le 29 mars 2020, l'accès au bureau de 16 locataire Levchuk Anna Petrovna est nécessaire.
  2. Les autres jours au bureau, les travaux ne seront pas faits.

Si nécessaire, prêt à fournir Skip.

Avec respect, Levchuk A.P.

Entrepreneu[email protected]mail.ru

Un exemple de lettre commerciale avec une demande de retour des fonds payés par compte. Veuillez noter comment le message est terminé - les détails sont spécifiés pour renvoyer l'argent.

En comptabilité Hibou "Vasco"

Comptable LLC "Dawn" août 01, 2020 a été payé par erreur pour le compte 1234 du 20.08.2020. Je vous demande de retourner l'argent dans le montant de 3 737,00 roubles (trois mille sept cent trente-sept roubles 00 kopecks)

Au détriment de "Dawn" LLC. Comptes requis: P / S: 4080xxxxxxxxh chfilal "point" PJSC Bank "Financial Corporation Ouverture" MOSCOWK / MF 3010XXXXXXXXHHBICK: 044XXXXXPHPHHRI Besoin de fournir des informations supplémentaires.

Comptable en chef LLC "Dawn" ______________ Ivanova OB [email protected]

Où apprendre à écrire des lettres?

Si cette compétence vous est nécessaire à un niveau grave, il existe des cours spéciaux. Ils sont formés aux négociations commerciales, y compris des communications par écrit. Vous trouverez ci-dessous des exemples de tels programmes.

Négociations commerciales

Cours en ligne chez Netology universitaire. Dites comment négocier à partir du moment de la première réunion avant la conclusion du contrat. Y compris enseigner les compétences de la correspondance des affaires. Le cours peut être passé à travers l'employeur.

Correspondence commerciale en anglais

Cours dans les compétences. Vous en apprendrez sur les caractéristiques des communications avec des clients étrangers. Apprenez à négocier les réunions, décrivez les projets et les tâches, présenter les services et les biens de la société, discutez des problèmes financiers et bien plus encore. Pour réussir le cours, vous devez connaître la langue au niveau de l'intermédiaire (B2) ou supérieure.

Règles de correspondance des entreprises

Les lettres professionnelles de l'organisation et de diverses instances peuvent appliquer à la fois un individu et des employés d'entreprises. Le statut des signatures est important: la propriété intellectuelle, le pigiste, les travailleurs indépendants, les citoyens agissent de leur propre personne.

Règles d'éthique des entreprises nécessitent une réponse aux lettres Au plus tard trois jours ouvrables . Offres commerciales, invitations, notifications n'impliquent pas les commentaires obligatoires. Les organisations publiques peuvent avoir autre temps de réponse identifié pour la correspondance entrante.

Les exigences, réclamations, refus et demandes sont excuses. Même si la société ne voit pas les défauts en lui-même - la préservation de la réputation et la possibilité d'une coopération supplémentaire l'exigent.

Comment écrire des lettres e-business?

  1. La correspondance électronique entre les organisations est effectuée de l'adresse de l'entreprise de la société ou de l'employé. Dans un certain nombre d'entreprises russes, il existe des interdictions d'examen des communications provenant des adresses «non officielles».
  2. Le pigiste ou les travailleurs indépendants méritent également une adresse e-mail «entreprise».
  3. Envoyez une lettre avec un champ vide "Thème" - la violation la plus profonde de l'éthique des affaires.
  4. Si le message est de nature officielle, il est important de confirmer la confirmation de sa création.
  5. Formant une réponse, il est utile de s'assurer que l'historique de la correspondance est préservé. Il est recommandé d'éviter une référence de réponse automatique dans le sujet (RE: ...). Il est préférable d'afficher le contenu (par exemple, "Répondre aux délais pour l'exécution du projet Office"). Le destinataire peut être des centaines de messages. Trouvez les informations souhaitées parmi tous «Re: ...» est difficile.

Nous avons dit comment écrire des lettres professionnelles montraient des exemples et des échantillons de leur conception. Suite à ces règles, vous pouvez effectuer une correspondance commerciale conformément aux normes adoptées.

Posté par kadrof.ru. (KADROFID: 79032) Ajouté: 14.04.2021 à 19:45

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Vous ne devriez pas envisager un point de vue insignifiant pour faire appel au destinataire du destinataire. À propos de qui et comment contacter la correspondance de l'entreprise, dit Natalia Kunishin.

Souvent, commençant une lettre de l'appel "Cher ...", je me souviens de la façon dont l'un des hauts responsables de la préparation des lettres au Président, le président du gouvernement ou le président de l'Académie de la Sciences de la Russie exigeait l'appel " Profondeur de ... ". Pour une raison quelconque, cette exigence nous a amené beaucoup de blagues. Se souvient de l'homme de la rue de la piscine Samuel Marshaka Et son appel célèbre «Sculpté de plus près! Carbonate de transporteur! " Nous étions intéressés par la profondeur de la camarade.

Et en vain rigola, au fait. Les appels commençant par les mots «profonds maintenables» et «durables» sont utilisés avec l'appel officiel à une personne particulièrement importante et aux fonctionnaires occupant une position élevée. C'est ainsi qu'il est accepté non seulement aux premières personnes de l'État, membres du gouvernement et du Parlement, mais également à des personnalités de la science, des chiffres publics. Se tourner vers une lettre à l'académicien précis est simplement "respecté", vous ne pouvez plus offenser le destinataire.

Pas tous les jours, nous écrivons au président ou aux membres du gouvernement, mais voici des lettres avec une plainte ou une demande de hautes patrons doivent parfois écrire. Je ne sais pas à quel point vous respectez votre maire ou votre gouverneur, mais si vous devez écrire une lettre avec n'importe quelle demande, je vous conseille sincèrement d'utiliser le contact "Profondwater". Le mot qui signifie "très respecté" (le dictionnaire explicatif d'Ozhegov) ou "digne de respect profond" (le dictionnaire explicatif moderne de l'éphraïm de la langue russe). Je pense que tout représentant des autorités lira un tel appel avec plaisir. Juste un mot au début de la lettre, mais parfois, cela peut dépasser la balance en votre faveur. Comme on dit, le "doux mollet deux saleté est nul".

Récemment, dans l'un des forums, j'ai rencontré une question, quel type de signe de ponctuation après appel au début de la lettre: Marque d'exclamation ou virgule. Je mets une marque d'exclamation sur l'habitude - je m'avais appris, mais j'ai rencontré et ai demandé une virgule après avoir abordé des chefs. Apparemment, ces personnes qui effectuent souvent une correspondance en anglais transfèrent automatiquement de nombreuses règles de grammaire anglaise et sur la correspondance en russe. Parfois, il s'agit de la littérature trompeuse et des entreprises, dans laquelle de tels exemples sont donnés:

Chers messieurs, nous avons soigneusement examiné votre lettre dans laquelle ...

Hurleur?

Service de référence russe sur le portail Gramota.ru. Permet les deux options. Dans le même temps, l'attention est attirée sur le fait qu'après une marque d'exclamation, une phrase devrait être fournie dans une lettre majuscule et après la virgule.

L'appel de la lettre commerciale russe est généralement situé au centre et séparé du texte principal dans un espace. La première phrase de la lettre commence par le paragraphe. Comment allez-vous après l'écart et même avec le paragraphe commençant à écrire une offre des lettres minuscules? Mais dans une lettre personnelle, le texte commence souvent à écrire sur la même ligne que l'appel. Dans ce cas, après contact, vous pouvez également mettre une virgule et le texte de la lettre continuer à écrire des lettres minuscules.

Pourquoi néanmoins une marque d'exclamation? Je vais donner plusieurs options de réponse:

"Marque d'exclamation (!) - Un signe de ponctuation, qui est soulevé à la fin de la proposition d'exprimer l'étonnement, l'appel, le sentiment fort, l'excitation, etc.".

"Les noms de la plupart des signes de ponctuation en russe sont les Russes originaux et le terme lui-même des signes de ponctuation au verbe à la punette -" Stop "," Retarder en mouvement ". Si l'écrivain met une marque d'exclamation à la fin de la proposition, cela montre à quel point le contenu de sa propre déclaration est inquiet. "

À la question du secrétaire du collège d'Efim Fomich Perechadadin, le héros de l'histoire de l'histoire de Chekhov "EXCLAMATION Mark (Svyatochnaya Story)", "Quand une marque d'exclamation est mise dans les documents", la femme de sa femme, qui a souvent vanté le fait que "Pas étonnant dans la maison d'hôtes sept ans et par cœur La grammaire sait, a répondu avec confiance:" Ce panneau est fixé lors des appels, des exclamations et des expressions de délices, d'indignation, de joie, de colère et d'autres sentiments. "

Ma réponse est - Mettre une marque d'exclamation après la manipulation, nous nous efforçons d'attirer l'attention du destinataire et de l'appeler non seulement de lire la lettre, mais de remplir notre demande, "Atteindre" et parfois "finir". Cher Ivan Ivanovich!

Et qu'en est-il du mot "chère" et une marque d'exclamation? Dans la correspondance des entreprises en russe, il est de coutume de contacter le destinataire par le nom-patronymique. En dernier recours, vous pouvez contacter le nom de famille: "Cher M. Petrov!". À mon avis, l'appel du nom de famille est plutôt approprié dans la lettre de réclamation que dans la demande. Par nom, le patronymique nous adressons habituellement familier, un tel appel entraîne la localisation de la destination, familière est plus difficile à refuser.

Lorsque vous contactez immédiatement à plusieurs destinataires, ils utilisent actuellement l'appel "Cher Seigneur!", Et lors de la mise en contact des notes de service au sein d'une organisation, il convient d'utiliser l'appel "Chers collègues!"

En correspondance diplomatique - PROPRES RÈGLES. Il est de coutume de contacter le titre: "Cher M. Ambassador!", "Chère M. Ministre", ou "Votre Excellence!". Mais c'est un sujet séparé.

Et comment appelez-vous? Ecrivez dans les commentaires!

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