Hogyan írjunk üzleti leveleket: Hol kell elkezdeni és hogyan kell befejezni egy levelet a példákkal

Hogyan írjunk üzleti betűket (példákkal és mintákkal)

Hogyan írjunk üzleti betűket (példákkal és mintákkal)

Ahhoz, hogy megfeleljen az ügyfeleknek vagy a partnereknek, hogy jogi erővel rendelkezzen, fontos, hogy helyesen gondoskodjon. A cikkben megtudhatja, hogyan írjon egy üzleti levelet, hogy megvédje érdeklődését. Ezek a készségekre minden, különösen szabadúszókra van szükség.

A cikk tartalma:

Mi az üzleti levél?

Ez az írásbeli fellebbezés egy potenciális vagy valódi üzleti partnerre vagy hivatalos esetekre. Célja, hogy ösztönözze a címzettet a cselekvésre (vásárlási termékek, teljesítse a feltételeket, tisztázza, vegye fel az új címet, küldje el a dokumentumokat).

Az e-mail megjelenése arra a tényre vezetett, hogy minden üzleti levelezés csoportokra oszlik:

Papír

Tartalmaznia kell számos kötelező részletet, amely jogilag kötelező érvényű.

Elektronikus papír alakú

Az irodai formátumokban (DOC, DOCX, RTF, PDF) készül, és részleteket tartalmaz. Mellékletek formájában.

Elektronikus

Közvetlen kezelés e-mail formájában.

Fontos tudni, hogyan kell írni az üzleti betűket. A várt cselekedetek címének valószínűségétől és sebességétől mennyire kompetensen függ. A levelezés stílusa és tartalma meghatározza a partnerekkel való együttműködés sikerét és a hivatalos eseteket.

Az üzleti levelet nem szabad összekeverni a kollégák és a partnerek közötti informális levelezéssel. A különbség a felek pozícióiban rejlik:

  • Az üzleti levél egy szervezet vagy szakember nevében fellebbezés. A stílus és a forma további felhasználása a dokumentum állapotában. A partnerség nézeteltérése vagy fejlesztése megerősíti az információkat (a forgalom, a dátum, a feltételek stb.).
  • Informális beszélgetések, még az elektronikus formában is, "ne válasszon valamit." Ezért sok a szakértők azt javasolják (és egyes szervezetek vezetői közvetlenül igényel), akkor kötelező rögzíteni minden megállapodást elérni a formája az üzleti levelezés, akkor is, ha nézeteltérés nem várható.

A forma és a stílus az üzleti levelek ösztönöznie kell a cél „hogy az ügy”: tanulmányozni az információt, transzfer tovább, tartsák be a megállapodásokat.

Levélváltás „Maria Designer” és „Ügyfél Lena” a Messenger a stílus „OK, én” - nem kötődnek szavak semmit. E-mail: "Tk kapott. A végrehajtás időpontja december 14. Művész - Tervező Kosmakova Maria "- Ez az, amit lehetne utalni! Trust az üzleti partner, a második lehetőség bizalma nagyobb valószínűséggel jár.

A kommunikáció képessége, beleértve az írásban is, annyira fontos, hogy most az interneten különleges kurzusok vannak ezen a témában. Például a University Netology tanítják tárgyaló, beleértve a szabályokat az üzleti levelezés, kommunikáció telefon, személyes kommunikáció, az érzelmek kezelése és sokat. A kurzus átadható a munkáltató rovására, ami a diákok mintegy 40% -át teszi ki.

Ha külföldi ügyfelekkel dolgozik, akkor érdekelhet egy kurzus az üzleti levelezés angolul. A Skillbox Egyetemen tartják. Ez megköveteli az angol nyelvű tudás szintjét, nem az alsó köztiterméket (B2).

Az üzleti betűk típusai

  1. Tájékoztató. Anyagok küldött keretében együttműködés (például a HR menedzser előre az Ügyfél összefoglaló jelöltek vagy szakorvos kereskedelmi részleg - a mintát a szerződés megkötésétől számítva).
  2. Garancia. Megerősíti a kötelezettségeket, és tartalmaz egy kérelmet a fellépések felgyorsítására (például az áruk szállítás utáni szállítására).
  3. Üzleti ajánlat. A reklám és az együttműködésre vonatkozó javaslatok szintézise.
  4. Értesítés. Figyelmeztetés a körülmények megváltoztatására (részletek, címek, grafika stb.).
  5. Ajánlat. Egy olyan dokumentum, amely megerősíti a készséget, hogy számos alapvető feltétel alapján működjön együtt. A versenyben való részvétel, a szerződés előzetes összehangolása, javaslatok kiválasztása.
  6. Igény. Kérjen tisztázást, információkat, információkat. A kérés ("kérjük, magyarázza ..., küldje el ..., stb.).
  7. Hirdetés (panasz). Tartalmazza a szerződés feltételeinek megsértését (vagy megállapodások), elfogadhatatlan intézkedéseket. Ehhez a formanyomtatványhoz a szerződés tárgyaira vagy az ajánlatra, a követelményekre vonatkozó ajánlatokra, a követelményekre és a nem teljesítésre vonatkozó negatív következmények leírása (büntetések, bírságok, fellebbezés, az együttműködés együttműködése stb.) .
  8. Transznitális levél. Mindkettő lehet egy hivatalos visszaigazolás (például a dokumentumok kézhezvételének megerősítéséhez), és megmagyarázhatja a dokumentum küldésének okát (például összefoglaló küldéséhez, a felperes elmagyarázza, hogy az üresedés vonzza őt megfelelő jelölt).
  9. A dokumentumok és betűk kézhezvételének megerősítése. Ez nem csak az üzleti kommunikáció "jó hangja", hanem a kötelezettségek bemutatása is. A megerősítés alkalmazásával a szakember csökkentheti a "felesleges" hívások és fellebbezések számát.
  10. Levél - Visszajelzés. Ebben az esetben a szükséges elem egy bejövő dokumentum vagy kérdés jelzése.
  11. Kérés. Lehetetlen kizárni a dokumentumok elvesztésének eseteit, az ülések átruházását, a félreértést, a további feltételek megjelenését. A kérelemlevél lehetővé teszi, hogy időben megoldja a kérdéseket.
  12. Levél - Fontos információk rögzítése. Minden szóbeli és informális megállapodás értelme írásban.
  13. Visszacsatolás. Az ilyen dokumentum pozitív vagy negatív információt tartalmazhat az együttműködés tapasztalatairól, a konkrét szakemberek munkájáról, köszönöm, gratulálok.
  14. Meghívás. Tartalmazza az esemény leírását és a részvétel feltételeit.

Hogyan írjunk és készítsenek üzleti leveleket?

Általános szabályok, amelyek követniük kell:

  1. Rövidség (minimum melléknév, bemeneti szavak, érvelés).
  2. Minden gondolathoz - egy külön bekezdés. Például az első - a szerződés törött pontjának jelzése, a második - a harmadik követelménye a következmények leírása.
  3. A "harmadik féltől származó" kissé "bürokratikus" hangja előnyösebb: "Kérjük, tekintse meg ...", "A szakértő tanácsot ad ...", stb. Nagyfokú informaság lehetővé teszi a kereskedelmi ajánlatokat és meghívókat, mivel a marketingeszközöket használják bennük. De olyan lehetőségek, mint a "Hello, a nevem Maria, és én ..." rossz hang.
  4. Egyértelmű értelmezések: Jobb, ha nem "munkaidőben", és "hétköznap 10-től 18-ig".
  5. Meg kell határozni a dokumentumok és megállapodások megemlítését: 2000. december 24-i Megállapodás, 2002. december 24-i levele, amely 19. szeptember 19-i ülésén megállapodást kötött.
  6. A helyesírás és az írásjelek hibái az üzleti kép károsodása.
  7. Az érzelmi állítások elfogadhatatlanok. Még egy köztisztviselő (köteles reagálni minden betűt, függetlenül megfelelősége) szabad figyelmen kívül hagyni üzeneteket sértéseket.

A hivatalos betűk jellemzői:

  • Tartalmaznia kell a szervezet részleteit. Általában ezért a "CAP" hivatalos formáját fejlesztik: a név, az ón, az ogrn vagy az ograp, a cím, a részletek, esetleg a logó vagy az embléma.
  • A címzett a fenti jobb oldalon jelenik meg: a szervezet és a pozíció neve (vagy legalábbis az osztály). Ha lehetséges, írjon nevet. Követelmények, kérelmek, követelések, címek szigorúan .
  • Egy e-mailben (közvetlenül a Messenger területén), az üzleti kommunikáció jó hangja személyes üdvözlésnek tekinthető. Mivel a formalizált fellebbezések ("Mr.", "elvtárs") Oroszországban jöttek ki, az általánosan elfogadott üdvözlő képletet: "Hello, Svyatoslav Fedorovich". A név vagy név patronamikus használata attól függ, hogy a címzett hogyan írta alá az e-mailjeit, ahogy ő maga úgy tűnik, vagy hivatalos információként a vállalat honlapján.
  • A hivatalos levelezésben a címnek meg kell egyeznie a levél típusának: a követelés, a követelmény, a jótállási levél, a meghívás stb. Bizonyos esetekben (információ, kérés, megerősítés) fejléc nélkül tehetsz. Az e-mailekben a fejléc szerepét a "téma" mező játssza le.

Üzleti betűk szerkezete: Hol kezdődik és hogyan kell befejezni az üzenetet?

Ha a levélhez csatolt fájlokat tartalmazza, meg kell adnia a dokumentumokat a szövegben és a dokumentumokból. A hivatalos levelezésben számok és nevek alkalmazásával jelöltek.

A hivatalos levél a tartalom szövegét a szervezet nevével és a hozzászólással (vagy a "státuszban", ha a szolgáltatásokat szabadmerítőben vagy önálló vállalkozók formájában kínálják - "szakértő" formátumban. szakember ... "). A szervezet vagy az IP hivatalos levelei valódi aláírást vagy faxot tartalmazhatnak. Az információ nem regisztrálható, a többi szükséges.

Az e-business betűkben jobb, ha nem a kezdőbetűket, hanem a teljes nevet (patronimikus - will).

Az üzleti levelezés szabályai azt jelentik, hogy az aláírás alatt a feladó jelzi az összes lehetséges kapcsolatot - telefon, hírnök, e-mail címet.

Példák az üzleti betűkre

Képzeld el, hogy kérelmet kell tennie a Hivatalhoz való hozzáféréshez. Az alábbiakban a minta, hogyan írhat üzleti levelet ebben az esetben:

Az LLC "SNAB" Ivanov O.b. igazgatója

A 2010.03.01-i levelére válaszul az épülethez való hozzáférés korlátozásáról az alábbiakról tájékoztatjuk a következőket:

  1. Március 29-én, 2020-án, a 16 bérlő Levchuk Anna Petrovna irodájához való hozzáférés szükséges.
  2. Az irodában más napokon a munka nem lesz megtétel.

Szükség esetén készen áll az ugrásra.

Tisztelettel, Levchuk A.p.

Egyéni vállalkozó, [email protected]

Példa egy üzleti levélre, amelynek kérelme a számlán fizetett pénzeszközök visszafizetésére. Kérjük, vegye figyelembe, hogy az üzenet befejeződött - a részletek megadása a pénz visszaküldéséhez.

Számviteli Owl "Vasco"

A könyvelő LLC "DAWN" Augusztus 01. Augusztus 01. A 2020. augusztus 01-én tévesen fizetett a 1234-es számla számláján.

A "Dawn" LLC rovására. Szükséges fiókok: P / S: 4080xxxxxxxh Chfilal "Point" PJSC Bank "Pénzügyi Corporation Nyitás" Moscowk / MF 3010xxxxxxxhhbick: 044xxxxxphhbri készen áll a további információk biztosítására.

Vezető könyvelő LLC "DAWN" ______________ Ivanova ob [email protected]

Hol lehet megtanulni levelet?

Ha ez a képesség szükséges ahhoz, hogy komoly szinten van-e, különleges kurzusok vannak. Az üzleti tárgyalásokon képzettek, beleértve a kommunikációt írásban. Az alábbiakban példák az ilyen programokra.

Üzleti tárgyalások

Online tanfolyam az egyetemi Netology. Mondja meg, hogyan kell tárgyalni az első találkozó pillanatától a szerződés megkötése előtt. Beleértve a tanítás üzleti levelező képességeit. A tanfolyam átadható a munkáltatónál.

Üzleti levelezés angolul

Tanfolyam a SkillBox-ban. Meg fogja tanulni a külföldi ügyfelekkel való kommunikáció jellemzőiről. Ismerje meg, hogy tárgyaljon az ülésekről, leírja a projekteket és feladatokat, bemutatja a vállalat szolgáltatásait és termékeit, megvitatja a pénzügyi kérdéseket és még sok más. A kurzus átadásához ismernie kell a nyelvet a közbenső (B2) vagy magasabb szintű nyelven.

Üzleti levelezés szabályai

A szervezetben lévő üzleti levelek és a különböző példák alkalmazhatják mind az egyéni, mind a munkavállalókat. Az aláírások állapota fontos: IP, szabadúszó, önálló vállalkozók, a polgárok a saját személyüktől.

Az üzleti etika szabályai a levelekre válaszolnak legkésőbb három munkanapon belül . Kereskedelmi ajánlatok, meghívók, értesítések nem jelentenek kötelező visszajelzést. A közszervezetek más azonosított válaszideje lehet a bejövő levelezéshez.

A követelmények, követelések, elutasítások és kérelmek bocsánatot kértek. Még akkor is, ha a vállalat nem látja a hibákat maga mögött - a hírnév megőrzése és a további együttműködés esélye ezt megköveteli.

Hogyan írjunk e-business betűket?

  1. A szervezetek közötti elektronikus levelezést a vállalat vagy a munkavállaló vállalati címéből végzik. Számos orosz vállalatnál vannak tilalmak a "nem hivatalos" címekből származó kommunikáció megfontolására.
  2. Szabadúszó vagy önálló vállalkozó is érdemes "üzleti" e-mail címet.
  3. Küldj egy levelet egy üres mezővel "téma" - az üzleti etika legmélyebb megsértése.
  4. Ha az üzenet hivatalos jellegű, fontos megerősíteni a befogadás megerősítését.
  5. Válasz kialakítása, hasznos biztosítani, hogy a levelezés története megmaradjon benne. Javasoljuk, hogy elkerülje az automatikus válaszadás utalását a témában (Re: ...). Jobb megjeleníteni a tartalmat (például "az irodai projekt végrehajtásának határidejére"). A címzett több száz üzenet lehet. Keresse meg a kívánt információt az összes "RE: ..." között.

Mondtuk, hogy hogyan írhatunk üzleti leveleket, példákat és mintákat mutatott a tervezésükről. Ezen szabályok után bármilyen üzleti levelezést elvégezhet az elfogadott szabványoknak megfelelően.

Hozzászóló: kadrof.ru. (Kadrofid: 79032) Hozzáadott: 14.04.2021 19: 45-kor

Ajánlott

Öt kérdés, amelyet meg kell kérni az ügyfeleknek

Rendelkezést kapott, időben átadta a projektet, és kifizetést kapott. Úgy tűnik, minden rendben van. De nem! Fontos, hogy az ügyfél különleges kérdéseit segítsen ...

Az ügyfélnek nincs pénze: mit kell tennie és hogyan kell válaszolni egy kifogást?

Amikor az ügyfél azt mondja, hogy nincs pénze, ez nem mindig jelenti a költségvetés hiányát. Gyakran van pénz, de megtagadod az ürügy ...

Hogyan indítson el egy üzleti levelet

Nem kell tekinteni egy jelentéktelen arcpointot a címzetthez. Arról, hogy ki és hogyan forduljon kapcsolatba az üzleti levelezéssel, mondja Natalia Klivein.

Gyakran előállított egy levelet a fellebbezés "Kedves ...", emlékszem, hogy az egyik fő vezetõ az elnök elkészítésében az elnöknek, a kormány elnöke vagy az Orosz Tudományos Akadémia elnöke követelte a fellebbezést " Deeplywater ... ". Valamilyen oknál fogva ez a követelmény sok viccet okozott nekünk. Emlékeztette a medence utcájától a "szétszórt ember" Samuel Marshaka És híres fellebbezése "mélyen értékelt faragott! Carrier karbonát! Mi érdekelt, hogy milyen mélyen elvtárs tiszteletet.

És hiába küzdött, az úton. A "mély karbantartható" és "tartós" szavakkal kezdődő fellebbezéseket a hivatalos fellebbezéssel használják a különösen fontos személyre és a magas pozícióba foglalt tisztviselőkre. Ez így elfogadott nemcsak az első személyek az állam, a kormány tagjai és a parlament, hanem a híres számok a tudomány, a közéleti személyiségek. A pontos akadémikushoz való felvétel egyszerűen "tiszteletben tartja", akkor már nem sértheti a címzettet.

Nem minden nap írunk az elnöknek vagy a kormány tagjainak, de itt bármilyen panaszlal rendelkező levelek vagy a nagy főnökök iránti kérelemnek néha meg kell írniuk. Nem tudom, mennyire mélyen tiszteletben tartod a polgármesteredet vagy a kormányzót, de ha levelet írnunk bármilyen kéréssel, őszintén tanácsolom, hogy használja a "Deeplywater" kapcsolatot. Az a szó, amely azt jelenti, hogy "nagyon tiszteletben tartott" (az Ozhegov magyarázó szótárát) vagy "mélyen tiszteletben tartja" (az orosz nyelv magyar magyarázó szótárát). Azt hiszem, a hatóságok képviselője az ilyen fellebbezést örömmel fogja elolvasni. Csak egy szó a levél elején, de néha meghaladhatja a mérlegeket az Ön javára. Ahogy azt mondják, a "szelíd borjú két szennyeződés szar."

A közelmúltban, az egyik fórumon találkoztam egy kérdéssel, milyen írásjelek a fellebbezés után a levél elején: Felkiáltójel vagy vessző. A felkiáltójelet a szokásra tettem - tanítottam, de találkoztam és követeltem vesszőt, miután egyes főnököket kezeltem. Nyilvánvalóan azok az emberek, akik gyakran az angol nyelvű levelezést végezzenek automatikusan az angol nyelvtan és az orosz levelezésre. Néha félrevezető és üzleti irodalom, amelyben az ilyen példákat kapják:

Kedves úriemberek, gondosan megvizsgáltuk a levelét, amelyben ....

Üvöltő?

Orosz referencia szolgáltatás a portálon Gramota.ru. Lehetővé teszi mindkét opciót. Ugyanakkor felhívják a figyelmet arra a tényre, hogy egy felkiáltójel után a mondatot nagybetűvel kell ellátni, és a vessző után.

Az orosz üzleti levélben való fellebbezés általában a központban található, és az egyik térben elkülönül a fő szövegtől. A levél első mondata bekezdéssel kezdődik. Nos, hogyan vagy a rés után, és még a bekezdéssel is elkezdi írni ajánlatot a kisbetűktől? De személyes levélben a szöveg gyakran elkezd írást ugyanazon a soron, mint a fellebbezés. Ebben az esetben a kapcsolatfelvétel után vesszőt is elhelyezhet, és a levél szövege továbbra is írható a kisbetűkről.

Miért azonban felkiáltójel? Számos válasz opciót adok:

"A felkiáltójel (!) - Az írásjelek jele, amelyet a javaslat végén felvetett, hogy kifejezzék, felhívja, erős érzés, izgalom és hasonlók."

"Az orosz nyelvű írásjelek legjelentősebb jelei az eredeti oroszok, és az írásjelek kifejezése az ige, hogy Punct -" Stop "," Mozgás késedelme ". Ha az író felkiáltójelét a javaslat végén teszi, megmutatja, hogy a saját nyilatkozatának tartalma aggódik. "

Arra a kérdésre, a kollégium titkára Efim Fomich Perechadadin, a hős a történet Csehov „felkiáltó jel (Svyatochnaya történet)”, „Ha egy felkiáltójel kerül a papírokat”, a felesége felesége, aki gyakran dicsekedett, hogy a "Nem csoda, hogy a vendégházban hét éves és szívvel a nyelvtan, a nyelvtan magabiztosan válaszolt:" Ez a jel a fellebbezések, felkiáltóeszközök és expressziók, felháborodás, öröm, harag és más érzések. "

A válaszom - üzembe felkiáltójel kezelése után, arra törekszünk, hogy vonzza a figyelmet a címzett és a hívás nem csak olvasni a levelet, de teljesítette kérésünket, „elérés”, és néha „befejezni”. Kedves Ivanovich!

És mi van a "kedves" szóval és egy felkiáltójelével? Az oroszországi üzleti levelezésben szokásos, hogy kapcsolatba lépjen a címzettvel a névtáblákkal. Legutóbbi lehetőségként kapcsolatba léphet a vezetéknévvel: "Tisztelt Mr. Petrov!". Véleményem szerint a Vezetéknév fellebbezése meglehetősen megfelelő a követelés levélben, mint a kérelemben. Név szerint a patronamikus általában ismeri az ismerős, ilyen fellebbezés okozza a rendeltetési hely helyét, az ismerősek nehezebb megtagadni.

Ha azonnal kapcsolatba lépnek több címzetthez, jelenleg a "Kedves Úr!" A fellebbezést használják, és amikor kapcsolatba lépnek a szolgáltatási jegyzetek egy szervezeten belül, helyénvaló használni a "kedves kollégái!"

Diplomáciai levelezésben - Saját szabályok. Customary kapcsolatba lép a címmel: "Kedves Mr. Ambassador!", "Kedves Mr. Miniszter" ", vagy" az Ön kiválóságához! ". De ez egy külön téma.

És hogyan fellebbez? Írja be a megjegyzéseket!

Статьи

Добавить комментарий