Cara menulis surat bisnis: Di mana untuk memulai dan bagaimana menyelesaikan surat dengan contoh

Cara menulis surat bisnis (dengan contoh dan sampel)

Cara menulis surat bisnis (dengan contoh dan sampel)

Untuk sesuai dengan pelanggan atau mitra untuk memiliki kekuatan hukum, penting untuk diatur dengan benar. Dalam artikel Anda akan belajar bagaimana menulis surat bisnis untuk melindungi minat Anda. Keterampilan ini diperlukan untuk semua, terutama freelancer.

Konten artikel:

Apa itu surat bisnis?

Ini menarik ini dengan mitra potensial atau bisnis nyata atau instance resmi. Tujuannya adalah mendorong penerima untuk bertindak (membeli produk, memenuhi persyaratan, berikan klarifikasi, hubungi alamat baru, kirim dokumen).

Penampilan e-mail mengarah pada fakta bahwa semua korespondensi bisnis dibagi menjadi beberapa kelompok:

Kertas

Harus mengandung sejumlah detail wajib untuk mengikat secara hukum.

Berbentuk kertas elektronik

Ini disusun dalam format kantor (DOC, DOCX, RTF, PDF) dan berisi detail. Terlampir dalam bentuk lampiran.

Elektronik

Penanganan langsung dalam bentuk email.

Penting untuk mengetahui cara menulis surat bisnis. Dari seberapa besar kompeten untuk mengatur, kemungkinan dan kecepatan alamat tindakan yang diharapkan tergantung. Gaya dan isi korespondensi menentukan keberhasilan kerja sama dengan mitra dan instance resmi.

Surat bisnis tidak boleh bingung dengan korespondensi informal antara kolega dan mitra. Perbedaan di antara mereka terletak pada posisi para pihak:

  • Surat bisnis adalah daya tarik atas nama organisasi atau spesialis. Gaya dan bentuk menyiratkan penggunaannya lebih lanjut dalam status dokumen. Dalam ketidaksepakatan atau pengembangan kemitraan, itu akan mengkonfirmasi informasi (fakta sirkulasi, tanggal, kondisi, dll.).
  • Percakapan informal, bahkan dalam bentuk elektronik, "Jangan memilih sesuatu." Oleh karena itu, banyak ahli merekomendasikan (dan pada beberapa manajer organisasi secara langsung membutuhkan), wajib untuk mencatat semua perjanjian yang dicapai dalam bentuk korespondensi bisnis, bahkan jika perselisihan tidak diharapkan.

Bentuk dan gaya surat bisnis harus mendorong tujuan "Berikan kasus": untuk mempelajari informasi, mentransfernya lebih lanjut, mematuhi perjanjian.

Korespondensi antara "maria perancang" dan "pelanggan lena" di utusan dengan gaya "OK, saya lakukan" - jangan mengikat kata-kata untuk apa pun. E-mail: "Tk diterima. Istilah eksekusi adalah inklusif 14 Desember. Artis - Desainer Kosmakova Maria "- Ini adalah apa yang dapat Anda referensikan! Kepercayaan pada mitra bisnis, kepercayaan opsi kedua akan memberikan lebih mungkin.

Kemampuan untuk berkomunikasi, termasuk secara tertulis, sangat penting bahwa sekarang di Internet ada kursus khusus tentang topik ini. Misalnya, di universitas netologi diajarkan bernegosiasi, termasuk aturan korespondensi bisnis, komunikasi pada telepon, komunikasi pribadi, manajemen emosi dan banyak. Kursus ini dapat diteruskan dengan mengorbankan majikan, yang menghasilkan sekitar 40% siswa.

Jika Anda bekerja dengan klien asing, Anda mungkin tertarik pada kursus tentang korespondensi bisnis dalam bahasa Inggris. Itu diadakan di SkillBox University. Ini membutuhkan tingkat pengetahuan bahasa Inggris bukan perantara bawah (B2).

Jenis surat bisnis

  1. Informasi. Bahan-bahan yang dikirim dalam kerangka kerja sama (misalnya, manajer SDM meneruskan pelanggan dengan ringkasan kandidat atau departemen komersial spesialis - sampel kontrak).
  2. Jaminan. Mengonfirmasi kewajiban dan berisi permintaan untuk mempercepat tindakan (misalnya, mengirimkan barang dengan pasca-pembayaran).
  3. Penawaran komersial. Sintesis iklan dan proposal untuk kerja sama.
  4. Memperhatikan. Peringatan untuk mengubah keadaan (perubahan detail, alamat, grafik, dll.).
  5. Menawarkan. Dokumen yang mengkonfirmasi kesiapan untuk bekerja sama berdasarkan sejumlah kondisi penting. Ini dapat dikirim dalam perjalanan partisipasi dalam kompetisi, koordinasi kontrak sebelumnya, pemilihan proposal.
  6. Permintaan. Minta klarifikasi, informasi, informasi. Ini disusun sebagai permintaan ("Tolong jelaskan ..., kirim ..., dll.).
  7. Advertisement (Keluhan). Berisi indikasi pelanggaran ketentuan kontrak (atau perjanjian), tindakan yang tidak dapat diterima. Untuk formulir ini, referensi ke item dari kontrak atau penawaran, spesifikasi persyaratan dan deskripsi konsekuensi negatif dalam non-pemenuhan mereka (hukuman, denda, banding ke pengadilan, kolaborasi kerja sama, dll.) .
  8. Surat pengiriman. Ini dapat menjadi konfirmasi formal (misalnya, inventaris inventaris untuk mengkonfirmasi penerimaan dokumen) dan menjelaskan alasan untuk mengirim dokumen (misalnya, mengirim ringkasan, pemohon menjelaskan apa yang menariknya dan mengapa ia menganggap dirinya sendiri kandidat yang cocok).
  9. Konfirmasi penerimaan dokumen dan surat. Ini bukan hanya "nada yang baik" komunikasi bisnis, tetapi juga demonstrasi kewajiban yang diambil. Menggunakan konfirmasi, spesialis dapat mengurangi jumlah panggilan dan banding "yang tidak perlu".
  10. Surat - Umpan Balik. Dalam hal ini, elemen yang diperlukan adalah indikasi dokumen atau pertanyaan yang masuk.
  11. Permintaan. Tidak mungkin untuk mengecualikan kasus hilangnya dokumen, pengalihan rapat, kesalahpahaman, munculnya kondisi tambahan. Surat permintaan memungkinkan Anda untuk menyelesaikan pertanyaan tepat waktu.
  12. Surat - Fiksasi informasi penting. Semua perjanjian lisan dan informal masuk akal untuk diperbaiki secara tertulis.
  13. Umpan balik. Dokumen semacam itu mungkin berisi informasi positif atau negatif tentang pengalaman kerja sama, karya spesialis spesifik, terima kasih, selamat.
  14. Undangan. Berisi deskripsi acara dan kondisi partisipasi.

Bagaimana cara menulis dan membuat surat bisnis?

Aturan umum yang perlu diikuti:

  1. Singkatnya (kata sifat minimum, kata input, penalaran).
  2. Untuk setiap pemikiran - paragraf terpisah. Misalnya, pada awalnya - indikasi titik terkena kontrak, pada detik - persyaratan yang ketiga adalah deskripsi konsekuensinya.
  3. Nada yang sedikit "birokrasi" dari "pihak ketiga" lebih disukai: "Harap pertimbangkan ...", "Pakar menawarkan saran ...", dll. Tingkat informalitas yang lebih besar memungkinkan dalam penawaran dan undangan komersial, karena alat pemasaran digunakan di dalamnya. Tetapi opsi seperti "Halo, nama saya Maria, dan saya ..." dianggap nada buruk.
  4. Interpretasi yang tidak ambigu: lebih baik menulis bukan "selama jam kerja", dan "dari 10 hingga 18 pada hari kerja."
  5. Penyebutan dokumen dan perjanjian harus ditentukan: perjanjian No. 5 dari 24.12.2000, sebuah surat dari 19.08.2021, perjanjian pada pertemuan pada 19 September.
  6. Kesalahan dalam ejaan dan tanda baca menyebabkan kerusakan pada gambar bisnis.
  7. Pernyataan emosional tidak dapat diterima. Bahkan seorang pegawai negeri sipil (berkewajiban untuk menanggapi semua surat, terlepas dari kecukupan) yang diizinkan untuk mengabaikan pesan dengan penghinaan.

Fitur surat resmi:

  • Harus berisi detail organisasi. Biasanya, untuk ini, formulir resmi dengan "topi" sedang dikembangkan: nama, timah, ogrn atau ograp, alamat, detail, mungkin logo atau lambang.
  • Penerima ditunjukkan di sebelah kanan di atas: nama organisasi dan posisi (atau setidaknya divisi). Jika memungkinkan, tulis nama. Persyaratan, Permintaan, Klaim, Menawarkan Alamat dengan ketat .
  • Dalam email (langsung di bidang Messenger), nada komunikasi bisnis yang baik dianggap sebagai salam pribadi. Karena banding formal ("Mr", "Kamerad") di Rusia keluar dari penggunaan, formula ucapan yang diterima secara umum dianggap sebagai: "Halo, Svyatoslav Fedorovich". Penggunaan nama atau nama dengan patronymik tergantung pada bagaimana penerima menandatangani emailnya, karena dia sendiri tampaknya atau dari informasi resmi tentang hal itu di situs web perusahaan.
  • Dalam korespondensi resmi, judul harus cocok dengan jenis surat: klaim, persyaratan, surat garansi, undangan, dll. Dalam beberapa kasus (informasi, permintaan, konfirmasi) yang dapat Anda lakukan tanpa header. Dalam email, peran header dimainkan oleh bidang "tema".

Struktur surat bisnis: Di mana untuk memulai dan bagaimana menyelesaikan pesan?

Jika Anda memiliki file yang terpasang pada huruf, Anda harus menentukan dokumen dalam dokumen teks dan daftar. Dalam korespondensi resmi mereka diindikasikan sebagai aplikasi dengan angka dan nama.

Surat resmi ditandatangani ke kanan di bawah teks konten dengan nama organisasi dan posting (atau "status", jika layanan ditawarkan pada freelancing atau dalam format wiraswasta - "Pakar", " Spesialis di ... "). Surat resmi organisasi atau IP harus mengandung tanda tangan nyata atau faksimili. Informasi tidak dapat didaftarkan, sisanya diperlukan.

Dalam surat e-bisnis, lebih baik berlangganan bukan pada inisial, tetapi nama lengkap (patronymic - sesuka hati).

Aturan korespondensi bisnis menyiratkan bahwa di bawah tanda tangan, pengirim menunjukkan semua kontak yang mungkin - telepon, messenger, alamat email.

Contoh surat bisnis

Bayangkan Anda perlu mengajukan permintaan untuk akses ke kantor di kantor. Di bawah ini adalah sampel, bagaimana Anda dapat menulis surat bisnis dalam hal ini:

Direktur LLC "Snab" Ivanov O.B.

Menanggapi surat Anda dari 01.03.2020, tentang membatasi akses ke gedung, kami menginformasikan yang berikut:

  1. Pada tanggal 29 Maret 2020, akses ke kantor 16 penyewa Levchuk Anna Petrovna diperlukan.
  2. Pada hari-hari lain di kantor, pekerjaan tidak akan dilakukan.

Jika perlu, siap untuk memberikan skip.

Dengan hormat, Levchuk A.P.

Pengusaha individu Anna [email protected]

Contoh surat bisnis dengan permintaan untuk mengembalikan dana yang dibayarkan oleh akun. Harap perhatikan bagaimana pesan selesai - detailnya ditentukan untuk mengembalikan uang.

Di Accounting Owl "Vasco"

Akuntan LLC "Dawn" 01 Agustus 2020 secara keliru dibayar untuk akun No. 1234 dari 20.08.2020. Saya meminta Anda untuk mengembalikan uang tunai dalam jumlah 3.737,00 rubel (tiga ribu tujuh ratus tiga puluh tujuh rubel 00 kopecks)

Dengan mengorbankan "Dawn" LLC. Akun yang diperlukan: P / S: 4080xxxxxxxh Chfilal "Point" PJSC Bank "Pembukaan Korporasi Keuangan" MOSCOWK / MF 3010XXXXXXXHBICK: 044XXXXPHPHRI perlu siap memberikan informasi tambahan.

Kepala Akuntan LLC "fajar" ______________ ivanova ob [email protected]

Di mana belajar menulis surat?

Jika keterampilan ini diperlukan untuk Anda pada tingkat yang serius, ada kursus khusus. Mereka dilatih untuk negosiasi bisnis, termasuk komunikasi secara tertulis. Di bawah ini adalah contoh dari program tersebut.

Negosiasi bisnis

Kursus Online di Universitas Netologi. Katakan bagaimana bernegosiasi dari saat pertemuan pertama sebelum kesimpulan kontrak. Termasuk mengajarkan keterampilan korespondensi bisnis. Kursus ini dapat ditularkan melalui majikan.

Korespondensi bisnis dalam bahasa Inggris

Kursus dalam SkillBox. Anda akan belajar tentang fitur komunikasi dengan pelanggan asing. Belajarlah untuk menegosiasikan pertemuan, menggambarkan proyek dan tugas, menyajikan layanan dan barang-barang perusahaan, mendiskusikan masalah keuangan dan banyak lagi. Untuk lulus kursus, Anda perlu mengetahui bahasa pada tingkat perantara (B2) atau lebih tinggi.

Aturan korespondensi bisnis

Dengan surat bisnis dalam organisasi dan berbagai instance dapat menerapkan individu dan karyawan perusahaan. Status tanda tangan penting: IP, Freelancer, wiraswasta, warga bertindak dari orang mereka sendiri.

Aturan etika bisnis memerlukan respons terhadap surat selambat-lambatnya tiga hari kerja . Penawaran komersial, undangan, notifikasi tidak menyiratkan umpan balik wajib. Organisasi publik mungkin memiliki waktu respons lain yang diidentifikasi untuk korespondensi yang masuk.

Persyaratan, klaim, penolakan, dan permintaan meminta maaf. Bahkan jika perusahaan tidak melihat kekurangan itu sendiri - pelestarian reputasi dan kemungkinan kerja sama lebih lanjut membutuhkan ini.

Bagaimana cara menulis surat e-bisnis?

  1. Korespondensi elektronik antara organisasi dilakukan dari alamat perusahaan Perusahaan atau karyawan. Di sejumlah perusahaan Rusia, ada larangan pertimbangan komunikasi yang berasal dari alamat "tidak resmi".
  2. Freelancer atau wiraswasta juga layak alamat email "bisnis".
  3. Kirim surat dengan "tema" lapangan kosong - pelanggaran terdalam dari etika bisnis.
  4. Jika pesan itu bersifat resmi, penting untuk mengkonfirmasi konfirmasi penerimaannya.
  5. Membentuk jawaban, penting untuk memastikan bahwa sejarah korespondensi dipertahankan di dalamnya. Disarankan untuk menghindari referensi respons otomatis dalam subjek (Re: ...). Lebih baik menampilkan konten (misalnya, "membalas tenggat waktu untuk eksekusi proyek Office"). Penerima dapat berupa ratusan pesan. Temukan informasi yang diinginkan di antara semua "Re: ..." Sulit.

Kami memberi tahu cara menulis surat bisnis yang menunjukkan contoh dan sampel desain mereka. Setelah aturan ini, Anda dapat membuat korespondensi bisnis sesuai dengan standar yang diadopsi.

Diposting oleh Kadrof.ru. (KADROFID: 79032) Ditambahkan: 14.04.2021 pada 19:45

Direkomendasikan

Lima pertanyaan yang perlu diminta kepada pelanggan

Anda menerima pesanan, tepat waktu melewati proyek dan menerima pembayaran. Sepertinya semuanya baik-baik saja. Tapi tidak! Penting untuk mengatur pertanyaan khusus klien yang akan membantu ...

Klien tidak memiliki uang: Apa yang harus dilakukan dan bagaimana menjawab keberatan?

Ketika klien mengatakan dia tidak memiliki uang, itu tidak selalu berarti kurangnya anggaran. Seringkali ada uang, tetapi Anda menolak untuk menjadi dalih ...

Cara memulai surat bisnis

Anda seharusnya tidak mempertimbangkan facepoint yang tidak signifikan untuk menarik penerima. Tentang siapa dan bagaimana menghubungi korespondensi bisnis, kata Natalia Klishin.

Seringkali, memulai surat dari banding "Dear ...", Saya ingat bagaimana salah satu manajer tinggi dalam persiapan surat kepada Presiden, ketua pemerintah atau presiden Akademi Ilmu Pengetahuan Rusia menuntut banding " deeplywater ... ". Untuk beberapa alasan, persyaratan ini menyebabkan kami banyak lelucon. Ingat "pria tersebar" dari jalan kolam renang Samuel Marshaka. Dan daya tariknya yang terkenal "Diukir mendalam! Pembawa karbonat! " Kami tertarik pada bagaimana sangat menghormati kawan.

Dan dengan sia-sia terkikik, omong-omong. Banding dimulai dengan kata-kata "tetap" dan "tahan lama" digunakan dengan daya tarik resmi kepada orang yang sangat penting dan pejabat yang menempati posisi tinggi. Ini adalah bagaimana hal itu diterima tidak hanya kepada orang pertama negara, anggota pemerintah dan parlemen, tetapi juga untuk tokoh-tokoh terkenal ilmu pengetahuan, tokoh publik. Beralih ke surat ke akademisi yang akurat hanyalah "dihormati", Anda tidak dapat lagi menyinggung penerima.

Tidak setiap hari kami menulis kepada presiden atau anggota pemerintah, tetapi di sini surat-surat dengan keluhan atau permintaan bos tinggi kadang-kadang harus menulis. Saya tidak tahu seberapa dalam Anda menghormati walikota atau gubernur Anda, tetapi jika Anda harus menulis surat dengan permintaan apa pun, saya dengan tulus menyarankan Anda untuk menggunakan kontak "deepwater". Kata yang berarti "sangat dihormati" (kamus penjelasan Ozhegov) atau "layak dihormati" (kamus penjelasan modern dari bahasa Rusia Efraim). Saya pikir ada perwakilan dari pihak berwenang akan membaca banding seperti itu dengan senang hati. Hanya satu kata di awal surat, tetapi kadang-kadang dapat melebihi timbangan yang menguntungkan Anda. Seperti yang mereka katakan, "betis lembut dua kotoran menyebalkan."

Baru-baru ini, di salah satu forum, saya menemui pertanyaan, tanda tanda baca apa setelah naik banding pada awal surat: Tanda seru atau koma. Saya menaruh tanda seru pada kebiasaan - saya diajari saya, tetapi saya bertemu dan menuntut koma setelah mengatasi beberapa bos. Rupanya orang-orang yang sering melakukan korespondensi dalam bahasa Inggris secara otomatis mentransfer banyak aturan tata bahasa Inggris dan pada korespondensi dalam bahasa Rusia. Kadang-kadang itu menyesatkan dan literatur bisnis, di mana contoh-contoh tersebut diberikan:

Tuan-tuan yang terhormat, kami dengan hati-hati mempertimbangkan surat Anda ....

Kesalahan besar?

Layanan referensi Rusia di portal Gramota.ru. Mengizinkan kedua opsi. Pada saat yang sama, perhatian ditarik ke fakta bahwa setelah tanda seru, sebuah kalimat harus dipasok dari huruf kapital, dan setelah koma.

Banding dalam surat bisnis Rusia biasanya terletak di tengah dan dipisahkan dari teks utama dalam satu ruang. Kalimat pertama dari surat itu dimulai dengan paragraf. Nah, bagaimana kabarmu setelah celah dan bahkan dengan paragraf mulai menulis penawaran dari huruf kecil? Tetapi dalam surat pribadi, teks sering mulai menulis pada garis yang sama dengan banding. Dalam hal ini, setelah menghubungi, Anda juga dapat menempatkan koma, dan teks huruf terus menulis dari huruf kecil.

Mengapa tanda seru? Saya akan memberikan beberapa opsi jawaban:

"Tanda seru (!) - Tanda tanda baca, yang dinaikkan pada akhir proposal untuk mengungkapkan keheranan, panggilan, perasaan kuat, kegembiraan, dan sejenisnya."

"Nama-nama kebanyakan tanda-tanda tanda baca dalam bahasa Rusia adalah Rusia asli, dan istilah itu sendiri dari tanda baca ke kata kerja untuk punct -" berhenti "," keterlambatan gerakan. " Jika penulis menaruh tanda seru di akhir proposal, itu menunjukkan seberapa banyak konten pernyataannya sendiri khawatir. "

Untuk pertanyaan sekretaris perguruan tinggi Efim Fomich Perechadadin, pahlawan kisah Chekhov "tanda seru (kisah Svyatochnaya)", "Ketika tanda seru dimasukkan ke dalam makalah", istri istrinya, yang sering membanggakan fakta itu "Tidak heran di wisma tujuh tahun dan dengan hati tata bahasa tahu, dengan percaya diri menjawab:" Tanda ini ditetapkan pada banding, seruan dan ekspresi kegembiraan, kemarahan, kegembiraan, murka, dan perasaan lainnya. "

Jawaban saya adalah - menandai tanda seru setelah penanganan, kami berusaha untuk menarik perhatian penerima dan menyebutnya tidak hanya untuk membaca surat itu, tetapi untuk memenuhi permintaan kami, "mencapai", dan kadang-kadang "selesai." Dear Ivan Ivanovich!

Dan bagaimana dengan kata "sayang" dan tanda seru? Dalam korespondensi bisnis dalam bahasa Rusia, itu adalah kebiasaan untuk menghubungi penerima dengan nama-patronymic. Sebagai pilihan terakhir, Anda dapat menghubungi nama keluarga: "Dear Mr. Petrov!". Menurut pendapat saya, banding oleh nama keluarga agak tepat dalam surat klaim daripada dalam permintaan. Dengan nama, patronimik kita biasanya mengatasi akrab, banding seperti itu menyebabkan lokasi tujuan, akrab lebih sulit untuk ditolak.

Saat menghubungi segera ke beberapa penerima, mereka saat ini menggunakan banding "Dear Lord!", Dan ketika menghubungi catatan layanan dalam satu organisasi, patut digunakan untuk menggunakan banding "kolega sayang!"

Dalam korespondensi diplomatik. - Aturan sendiri. Adalah kebiasaan untuk menghubungi judul: "Dear Mr Ambassador!", "Mensi Menteri" ", atau" Yang Mulia! ". Tapi ini topik terpisah.

Dan bagaimana Anda memohon? Tulis di komentar!

Статьи

Добавить комментарий