Come scrivere lettere aziendali: dove iniziare e come finire una lettera con esempi

Come scrivere lettere aziendali (con esempi e campioni)

Come scrivere lettere aziendali (con esempi e campioni)

Per corrispondere ai clienti o ai partner per avere forza legale, è importante organizzare correttamente. Nell'articolo imparerai come scrivere una lettera aziendale per proteggere i tuoi interessi. Queste abilità sono necessarie per tutti, specialmente i freelance.

Il contenuto dell'articolo:

Cos'è una lettera aziendale?

Questo appello scritto per un potenziale o un vero partner commerciale o istanze ufficiali. Il suo obiettivo è incoraggiare il destinatario all'azione (acquisto di prodotti, soddisfare le condizioni, fornire chiarimenti, contattare il nuovo indirizzo, inviare documenti).

L'aspetto dell'e-mail ha portato al fatto che tutta la corrispondenza commerciale è stata divisa in gruppi:

Carta

Deve contenere un numero di dettagli obbligatori per essere legalmente vincolanti.

A forma di carta elettronica

È elaborato in formati d'ufficio (DOC, DOCX, RTF, PDF) e contiene dettagli. Allegato sotto forma di allegati.

Elettronico

Gestione diretta sotto forma di e-mail.

È importante sapere come scrivere lettere aziendali. Da quanto congressamente organizzare, la probabilità e la velocità dell'indirizzo delle azioni previste dipendono. Lo stile e il contenuto della corrispondenza determinano il successo della cooperazione con i partner e i casi ufficiali.

Una lettera commerciale non dovrebbe essere confusa con una corrispondenza informale tra colleghi e partner. La differenza tra loro sta nelle posizioni delle parti:

  • La lettera aziendale è un ricorso per conto di un'organizzazione o specialista. Stile e forma implicano il suo ulteriore utilizzo nello stato del documento. In disaccordo o sviluppo della partnership, confermerà le informazioni (il fatto di circolazione, data, condizioni, ecc.).
  • Conversazioni informali, anche in forma elettronica, "non scegliere una cosa". Pertanto, molti esperti raccomandano (e in alcuni manager delle organizzazioni richiedono direttamente), è obbligatorio registrare tutti gli accordi ottenuti sotto forma di corrispondenza aziendale, anche se non sono previsti disaccordi.

La forma e lo stile delle lettere aziendali devono incoraggiare la destinazione "Dare il caso": studiare le informazioni, trasferirla ulteriormente, aderire agli accordi.

Corrispondenza tra "Maria Designer" e "Customer Lena" nel Messaggero nello stile di "OK, lo faccio" - non vincola le parole a nulla. E-mail: "TK ricevuto. Il termine di esecuzione è il 14 dicembre incluso. Artista - Designer Kosmakova Maria "- Questo è quello che puoi fare riferimento! Confida nel partner commerciale, la fiducia della seconda opzione fornirà più probabilità di.

La capacità di comunicare, anche per iscritto, è così importante che ora su Internet ci sono corsi speciali su questo argomento. Ad esempio, presso la Netologia dell'Università si insegna negoziazione, comprese le regole della corrispondenza aziendale, le comunicazioni sul telefono, la comunicazione personale, la gestione delle emozioni e molto. Il corso può essere passato a scapito del datore di lavoro, il che rende circa il 40% degli studenti.

Se stai lavorando con i clienti stranieri, potresti essere interessato a un corso di corrispondenza aziendale in inglese. Si svolge presso la Skilkbox University. Richiede il livello di conoscenza dell'inglese non inferiore intermedio (B2).

Tipi di lettere aziendali

  1. Informativo. Materiali inviati nel quadro della cooperazione (ad esempio, il Gestione HR inoltra il cliente con un riepilogo dei candidati o di un dipartimento commerciale specialistico - un campione del contratto).
  2. Garanzia. Conferma gli obblighi e contiene una richiesta di accelerare le azioni (ad esempio, la spedizione delle merci con il pagamento post-pagamento).
  3. Offerta commerciale. Sintesi di pubblicità e proposte di cooperazione.
  4. Avviso. Avvertenza per modificare le circostanze (cambio di dettagli, indirizzi, grafica, ecc.).
  5. Offrire. Un documento che conferma la disponibilità a collaborare sulla base di una serie di condizioni essenziali. Può essere inviato nel corso della partecipazione al concorso, il coordinamento preventivo del contratto, la selezione delle proposte.
  6. Richiesta. Richiedi chiarimenti, informazioni, informazioni. È redatto come una richiesta ("spiegare ..., invia ..., ecc.).
  7. Pubblicità (reclamo). Contiene un'indicazione di violazione dei termini del contratto (o accordi), azioni inaccettabili. Per questo modulo, i riferimenti alle voci del contratto o dall'offerta, dalle specifiche dei requisiti e dalla descrizione delle conseguenze negative nel loro non adempimento (sanzioni, ammende, appello alla Corte, della collaborazione della cooperazione, ecc.) .
  8. Lettera della trasmissione. Può essere sia una conferma formale (ad esempio, un inventario di inventario per confermare il ricevimento dei documenti) e spiegare il motivo per l'invio di un documento (ad esempio, inviare un riepilogo, il richiedente spiega ciò che il posto vacante lo ha attratto e il motivo per cui si considera un candidato adatto).
  9. Conferma della ricevuta di documenti e lettere. Questo non è solo un "buon tono" della comunicazione aziendale, ma anche una dimostrazione di obblighi presi. Usando la conferma, lo specialista può ridurre il numero di chiamate e ricorsi "non necessari".
  10. Lettera - feedback. In questo caso, l'elemento necessario è un'indicazione di un documento o una domanda in arrivo.
  11. Richiesta. È impossibile escludere casi di perdita di documenti, trasferimento di riunioni, incomprensioni, l'emergere di condizioni aggiuntive. La lettera della richiesta consente di risolvere qualsiasi domanda in modo tempestivo.
  12. Lettera - fissazione di informazioni importanti. Tutti gli accordi orali e informali hanno senso di risolvere la scrittura.
  13. Risposta. Tale documento può contenere informazioni positive o negative sull'esperienza della cooperazione, il lavoro di specialisti specifici, grazie, congratulazioni.
  14. Invito. Contiene una descrizione dell'evento e le condizioni di partecipazione.

Come scrivere e creare lettere aziendali?

Regole generali che devono seguire:

  1. Brevity (aggettivo minimo, parole di input, ragionamento).
  2. Per ogni pensiero - un paragrafo separato. Ad esempio, nel primo - un'indicazione del punto interrotto del contratto, nel secondo - il requisito nel terzo è una descrizione delle conseguenze.
  3. È preferibile un tono leggermente "burocratico" della "terza parte": "Si prega di considerare ...", "Esperto offre consigli ...", ecc. Un maggiore grado di informalità consente in offerte commerciali e inviti, in quanto gli strumenti di marketing sono utilizzati in essi. Ma opzioni come "Ciao, il mio nome è Maria, e io ..." sono considerati un brutto tono.
  4. Interpretazioni inequivocabili: è meglio scrivere non "durante l'orario di lavoro", e "da 10 a 18 nei giorni feriali".
  5. La menzione dei documenti e degli accordi dovrebbe essere specificata: Accordo n. 5 del 24.12.2000, una lettera del 19.08.2021, un accordo in riunione del 19 settembre.
  6. Gli errori in ortografia e la punteggiatura causano danni all'immagine aziendale.
  7. Le dichiarazioni emotive sono inaccettabili. Persino un dipendente civile (obbligato a rispondere a tutte le lettere, indipendentemente dall'adeguatezza) autorizzato a ignorare i messaggi con insulti.

Caratteristiche delle lettere formali:

  • Deve contenere i dettagli dell'organizzazione. Di solito, per questo, viene sviluppata la forma ufficiale con il "Cap": il nome, la stagno, l'oGrn o Omap, indirizzo, dettagli, possibilmente il logo o l'emblema.
  • Il destinatario è indicato sulla destra sopra: il nome dell'organizzazione e della posizione (o almeno la divisione). Se possibile, scrivi un nome. Requisiti, richieste, reclami, offerte indirizzi rigorosamente .
  • In una e-mail (direttamente nel campo del Messaggero), un buon tono di comunicazione aziendale è considerato un saluto personale. Dal momento che gli appelli formalizzati ("Mr.", "Compato") In Russia uscidano, la formula di saluto generalmente accettata è considerata: "Ciao, Svyatoslav Fedorovich". L'uso di un nome o nome con patronimico dipende da come il destinatario ha firmato le sue e-mail, come sembra che lui stesso sembri o da informazioni ufficiali sul sito web dell'azienda.
  • Nella corrispondenza ufficiale, il titolo deve corrispondere al tipo di lettera: un reclamo, un requisito, una lettera di garanzia, un invito, ecc. In alcuni casi (informazioni, richiesta, conferma) che puoi fare a meno di un'intestazione. Negli e-mail, il ruolo dell'intestazione viene riprodotto dal campo "Tema".

Struttura delle lettere aziendali: dove iniziare e come terminare il messaggio?

Se si dispone dei file allegati alla lettera, è necessario specificare i documenti nei documenti di testo e elenco. Nella corrispondenza ufficiale sono indicati come applicazioni con numeri e nomi.

La lettera ufficiale è firmata a destra sotto il testo del contenuto con il nome dell'organizzazione e il post (o lo "stato", se i servizi sono offerti su freelance o nel formato di lavoratori autonomi - "esperti" " Specialista in ... "). Le lettere ufficiali dell'organizzazione o dell'IP dovrebbero contenere una vera firma o facsimile. Le informazioni non possono essere registrate, il resto è necessario.

Nelle lettere di e-business, è meglio sottoscrivere non alle iniziali, ma il nome completo (patronimico - a volontà).

Le regole della corrispondenza commerciale implicano che sotto la firma, il mittente indica tutti i suoi possibili contatti - telefono, messaggero, indirizzo email.

Esempi di lettere aziendali

Immagina di essere necessario effettuare una richiesta di accesso all'ufficio all'interno dell'ufficio. Di seguito è riportato il campione, come puoi scrivere una lettera aziendale in questo caso:

Direttore di LLC "Snab" Ivanov O.b.

In risposta alla tua lettera dal 01.03.2020, sulla limitazione dell'accesso all'edificio, informiamo quanto segue:

  1. Il 29 marzo 2020, è necessario accesso all'ufficio di 16 tenant Levchuk Anna Petrovna.
  2. Negli altri giorni in ufficio, il lavoro non sarà fatto.

Se necessario, pronto a fornire skip.

Con rispetto, Levchuk A.P.

Singolo imprenditorevyukuk anna [email protected]

Un esempio di una lettera aziendale con una richiesta di restituzione dei fondi pagati dal conto. Si prega di notare come il messaggio è completato - i dettagli sono specificati per restituire il denaro.

Nel gufo contabile "Vasco"

Accountant LLC "Dawn" 01 agosto, 2020 è stato erroneamente pagato per il conto n. 1234 del 20.08.2020. Ti chiedo di restituire il denaro nella quantità di 3.737,00 rubli (tremila settecentotrentasette rubli 00 kopecks)

A scapito di "Dawn" Llc. Account richiesti: P / S: 4080xxxxxxxh ChFilal "Punto" PJSC Bank "Apertura aziendale" Apertura " Moscowk / MF 3010xxxxxxxhhbbick: 044xxxxxphphphri Hai bisogno pronto per fornire ulteriori informazioni.

Chief Accountant LLC "Dawn" ______________ Ivanova ob [email protected]

Dove imparare a scrivere lettere?

Se questa abilità è necessaria per te a un livello serio, ci sono corsi speciali. Sono addestrati sui negoziati commerciali, comprese le comunicazioni per iscritto. Di seguito sono riportati esempi di tali programmi.

Negoziati commerciali

Corso online presso l'Netologia dell'Università. Dì come negoziare dal momento del primo incontro prima della conclusione del contratto. Comprese le competenze di corrispondenza aziendale. Il corso può essere trasmesso attraverso il datore di lavoro.

Corrispondenza aziendale in inglese

Corso in Skillbox. Imparerai delle caratteristiche delle comunicazioni con i clienti stranieri. Impara a negoziare le riunioni, descrivere progetti e compiti, presentare i servizi e le merci dell'azienda, discutere di questioni finanziarie e molto altro. Per passare il corso, è necessario conoscere la lingua a livello di intermedio (B2) o superiore.

Regole della corrispondenza commerciale

Con lettere aziendali nell'organizzazione e vari istanze possono applicare sia un individuo che dipendenti di società. Lo stato delle firme è importante: IP, freelancer, lavoratori autonomi, i cittadini agiscono dalla propria persona.

Le regole dell'etica aziendale richiedono una risposta alle lettere non più tardi di tre giorni lavorativi . Offerte commerciali, inviti, notifiche non implicano un feedback obbligatorio. Le organizzazioni pubbliche possono avere altri tempi di risposta identificati per la corrispondenza in entrata.

I requisiti, i reclami, i rifiuti e le richieste sono scusati. Anche se la società non vede i difetti dietro a se stesso - la conservazione della reputazione e la possibilità di ulteriori cooperazione lo richiede.

Come scrivere lettere di e-business?

  1. La corrispondenza elettronica tra le organizzazioni è condotta dall'indirizzo aziendale della società o del dipendente. In un certo numero di aziende russe, ci sono divieti di considerazione delle comunicazioni provenienti da indirizzi "non ufficiali".
  2. Freelancer o autonomi è valida anche un indirizzo email "Business".
  3. Invia una lettera con un campo vuoto "Tema" - la più profonda violazione dell'etica aziendale.
  4. Se il messaggio è di natura ufficiale, è importante confermare la conferma della sua reception.
  5. Formando una risposta, è utile assicurarsi che la cronologia della corrispondenza sia conservata in esso. Si consiglia di evitare il riferimento di risposta automatica nel soggetto (Ri: ...). È meglio visualizzare il contenuto (ad esempio "rispondere alle scadenze per l'esecuzione del progetto Office"). Il destinatario può essere centinaia di messaggi. Trova le informazioni desiderate tra tutte "Re: ..." è difficile.

Abbiamo detto a come scrivere lettere aziendali ha mostrato esempi e campioni del loro design. Seguendo queste regole, è possibile effettuare qualsiasi corrispondenza commerciale in conformità con gli standard adottati.

Pubblicato da kadrof.ru. (Kadrofid: 79032) Aggiunto: 14.04.2021 alle 19:45

Consigliato

Cinque domande che devono essere richieste ai clienti

Hai ricevuto un ordine, in tempo superato il progetto e il pagamento ricevuto. Sembra che tutto va bene. Ma no! È importante impostare le domande speciali del cliente che aiuteranno ...

Il cliente non ha soldi: cosa fare e come rispondere a un'obiezione?

Quando il cliente dice che non ha soldi, non significa sempre la mancanza di budget. Spesso ci sono soldi, ma ti rifiuti di essere pretext ...

Come iniziare una lettera aziendale

Non dovresti prendere in considerazione un approccio insignificante per appello al destinatario. Informazioni su chi e come contattare la corrispondenza del business, afferma Natalia Klishin.

Spesso, iniziando una lettera del ricorso "caro ...", ricordo come uno degli alti manager della preparazione delle lettere del presidente, il presidente del governo o il presidente dell'Accademia delle scienze russe richiedesse l'appello " Deeplywater ... ". Per qualche ragione, questo requisito ci ha causato molte battute. Ricordato il "uomo di sparsi" dalla strada della piscina Samuel Marshaka. E il suo famoso appello "intagliato profondo! Carrier carbonato! " Eravamo interessati a quanto profondamente il rispetto del compagno.

E in vana ridacchiò, a proposito. I ricorsi che iniziano con le parole "deep-manutenible" e "resistenti" sono utilizzati con l'appello ufficiale per una persona e funzionari particolarmente importanti che occupano una posizione elevata. Questo è il modo in cui è accettato non solo per le prime persone dello stato, membri del governo e del Parlamento, ma anche a famose figure della scienza, figure pubbliche. Passando a una lettera all'Accademico accurato è semplicemente "rispettato", non puoi più offendere il destinatario.

Non tutti i giorni scriviamo al presidente o ai membri del governo, ma qui le lettere con qualsiasi reclamo o una richiesta di capi alti a volte devono scrivere. Non so quanto profondamente rispetti il ​​tuo sindaco o il governatore, ma se devi scrivere una lettera con qualsiasi richiesta, ti consiglio sinceramente di usare il contatto "Deeplywater". La parola che significa "molto rispettata" (il dizionario esplicativo di Ozhegov) o "degno di profondo rispetto" (il moderno dizionario esplicativo della lingua russa Efraim). Penso che qualsiasi rappresentante delle autorità leggerà un simile appello con piacere. Solo una parola all'inizio della lettera, ma a volte può superare le scale a tuo favore. Come si dice, il "delicato vitello due lo sporco fa schifo".

Recentemente, in uno dei forum, ho riscontrato una domanda, che tipo di segni di punteggiatura dopo appello all'inizio della lettera: Punto esclamativo o virgola. Ho messo un punto esclamativo sull'abitudine - mi è stato insegnato, ma ho incontrato e ho chiesto una virgola dopo aver affrontato alcuni capi. Apparentemente quelle persone che spesso conducono la corrispondenza in inglese trasferiscono automaticamente molte regole di grammatica inglese e sulla corrispondenza in russo. A volte è fuorviante e letteratura aziendale, in cui sono dati tali esempi:

Gentili signori, abbiamo considerato attentamente la tua lettera in cui ....

Howler?

Servizio di riferimento russo sul portale Gramota.ru. Consente entrambe le opzioni. Allo stesso tempo, viene attirata l'attenzione del fatto che dopo un punto esclamativo, una frase dovrebbe essere fornita da una lettera maiuscola e dopo la virgola.

L'appello nella lettera aziendale russa si trova solitamente nel centro e separati dal testo principale in uno spazio. La prima frase della lettera inizia con il paragrafo. Bene, come stai cercando il divario e persino con il paragrafo iniziano a scrivere un'offerta dalle lettere minuscole? Ma in una lettera personale, il testo spesso inizia a scrivere sulla stessa linea del ricorso. In questo caso, dopo aver contattato, puoi anche mettere una virgola, e il testo della lettera continua a scrivere dalle lettere minuscole.

Perché tuttavia un punto esclamativo? Darò diverse opzioni di risposta:

"Segno esclamativo (!) - Un segno di punteggiatura, che è sollevato alla fine della proposta per esprimere stupore, chiamare, sentimento forte, eccitazione e simili".

"I nomi della maggior parte dei segni della punteggiatura in russo sono i russi originali e il termine stesso dei segni di punteggiatura al verbo per il punct -" stop "," ritardo in movimento ". Se lo scrittore mette un segno esclamativo alla fine della proposta, mostra quanto il contenuto della sua affermazione è preoccupato. "

Alla domanda del segretario del college di Efim Fomich Perechadadin, l'eroe della storia di Chekhov "Mark Exclamation Mark (Svyatocchnaya Story)", "Quando un punto esclamativo è messo nei documenti", la moglie di sua moglie, che ha spesso vantaggio il fatto che "Non c'è da meravigliarsi nella pensione sette anni e dal cuore la grammatica sa, rispose con sicurezza:" Questo segno è ambientato a ricorsi, esclamazioni ed espressioni di gioia, indignazione, gioia, ira e altri sentimenti ".

La mia risposta è - Mettere un punto esclamativo dopo la manipolazione, ci sforziamo di attirare l'attenzione del destinatario e chiamiamo non solo leggere la lettera, ma per soddisfare la nostra richiesta, "raggiungere", e talvolta "finitura". Caro Ivan Ivanovich!

E per quanto riguarda la parola "caro" e un punto esclamativo? Nella corrispondenza aziendale in russo, è consuetudine contattare il destinatario dal nome-patronimico. Come ultima risorsa, puoi contattare il cognome: "Cara signor Petrov!". A mio parere, l'appello del cognome è piuttosto appropriato nella lettera di credito che nella richiesta. Per nome, il patronimico di solito affrontiamo familiare, tale ricorso causa la posizione della destinazione, la familiarità è più difficile da rifiutare.

Quando si contatta immediatamente a diversi destinatari, attualmente usano l'appello "Caro Signore!", E quando contatta le note di servizio all'interno di un'organizzazione, è opportuno utilizzare l'appello "Cari colleghi!"

In corrispondenza diplomatica - Regole proprie. È consuetudine contattare il titolo: "Caro signor Ambassador!", "Cara signor Ministro" ", o" Sua Eccellenza! ". Ma questo è un argomento separato.

E come fai a fare appello? Scrivi nei commenti!

Статьи

Добавить комментарий