Bagaimana untuk menulis surat perniagaan: Di mana untuk memulakan dan bagaimana untuk menyelesaikan surat dengan contoh

Bagaimana untuk menulis surat perniagaan (dengan contoh dan sampel)

Bagaimana untuk menulis surat perniagaan (dengan contoh dan sampel)

Untuk bersesuaian dengan pelanggan atau rakan kongsi untuk mempunyai kuasa undang-undang, adalah penting untuk mengatur dengan betul. Dalam artikel anda akan belajar cara menulis surat perniagaan untuk melindungi kepentingan anda. Kemahiran ini diperlukan untuk semua, terutamanya freelancer.

Kandungan artikel:

Apakah surat perniagaan?

Rayuan bertulis ini kepada rakan kongsi yang berpotensi atau sebenar atau contoh rasmi. Matlamatnya adalah untuk menggalakkan penerima untuk bertindak (produk pembelian, memenuhi syarat, memberikan penjelasan, hubungi alamat baru, hantar dokumen).

Kemunculan e-mel membawa kepada fakta bahawa semua korespondensi perniagaan dibahagikan kepada kumpulan:

Kertas

Mesti mengandungi beberapa butiran mandatori untuk mengikat secara sah.

Berbentuk kertas elektronik

Ia disediakan dalam format Office (Doc, Docx, RTF, PDF) dan mengandungi butiran. Dilampirkan dalam bentuk lampiran.

Electronic.

Pengendalian langsung dalam bentuk e-mel.

Adalah penting untuk mengetahui cara menulis surat perniagaan. Dari berapa banyak dengan cekap untuk mengatur, kemungkinan dan kelajuan alamat tindakan yang dijangkakan bergantung. Gaya dan kandungan surat-menyurat menentukan kejayaan kerjasama dengan rakan kongsi dan contoh rasmi.

Surat perniagaan tidak boleh dikelirukan dengan surat-menyurat yang tidak formal antara rakan sekerja dan rakan kongsi. Perbezaan di antara mereka terletak pada kedudukan pihak-pihak:

  • Surat perniagaan adalah rayuan bagi pihak organisasi atau pakar. Gaya dan bentuk menyiratkan penggunaan selanjutnya dalam status dokumen. Dalam perselisihan atau perkembangan perkongsian, ia akan mengesahkan maklumat (fakta peredaran, tarikh, syarat, dll.).
  • Perbualan tidak rasmi, walaupun dalam bentuk elektronik, "jangan pilih sesuatu." Oleh itu, ramai pakar mengesyorkan (dan dalam beberapa pengurus organisasi secara langsung memerlukan), adalah wajib untuk merekodkan semua perjanjian yang dicapai dalam bentuk koresponden perniagaan, walaupun perselisihan tidak dijangka.

Bentuk dan gaya surat perniagaan mesti menggalakkan destinasi "memberi kes": untuk mengkaji maklumat, memindahkannya lagi, mematuhi perjanjian.

Surat-menyurat antara "Maria Designer" dan "Lena Pelanggan" di Rasul dalam gaya "OK, saya lakukan" - jangan mengikat kata-kata kepada apa-apa. E-mel: "TK diterima. Tempoh pelaksanaan adalah 14 Disember inklusif. Artis - Pereka Kosmakova Maria "- Inilah yang anda boleh merujuk! Percaya pada rakan perniagaan, keyakinan pilihan kedua akan memberi lebih cenderung kepada.

Keupayaan untuk berkomunikasi, termasuk secara bertulis, sangat penting sekarang di Internet terdapat kursus khas mengenai topik ini. Sebagai contoh, di netologi universiti diajar berunding, termasuk peraturan-peraturan korespondensi perniagaan, komunikasi mengenai telefon, komunikasi peribadi, pengurusan emosi dan banyak. Kursus ini boleh diluluskan dengan mengorbankan majikan, yang menjadikan kira-kira 40% pelajar.

Jika anda bekerja dengan pelanggan asing, anda mungkin berminat dalam kursus mengenai korespondensi perniagaan dalam bahasa Inggeris. Ia diadakan di Universiti SkillBox. Ia memerlukan tahap pengetahuan bahasa Inggeris tidak rendah perantaraan (B2).

Jenis Surat Perniagaan

  1. Maklumat. Bahan yang dihantar dalam rangka kerjasama (contohnya, pengurus HR meneruskan pelanggan dengan ringkasan calon atau jabatan komersial pakar - sampel kontrak).
  2. Waranti. Mengesahkan obligasi dan mengandungi permintaan untuk mempercepatkan tindakan (contohnya, penghantaran barang dengan pasca pembayaran).
  3. Tawaran komersil. Sintesis pengiklanan dan cadangan untuk kerjasama.
  4. Notis. Amaran untuk mengubah keadaan (perubahan butiran, alamat, grafik, dll.).
  5. Tawaran. Dokumen yang mengesahkan kesediaan untuk bekerjasama berdasarkan beberapa keadaan penting. Ia boleh dihantar semasa penyertaan dalam pertandingan, penyelarasan sebelum kontrak, pemilihan cadangan.
  6. Permintaan. Meminta penjelasan, maklumat, maklumat. Ia disediakan sebagai permintaan ("Sila jelaskan ..., Hantar ..., dll.).
  7. Iklan (aduan). Mengandungi petunjuk pelanggaran syarat-syarat kontrak (atau perjanjian), tindakan yang tidak dapat diterima. Untuk borang ini, rujukan kepada perkara-perkara kontrak atau tawaran, spesifikasi keperluan dan perihalan akibat negatif dalam ketidakpatuhan mereka (penalti, denda, merayu kepada mahkamah, kerjasama kerjasama, dll.) .
  8. Surat Transmittal. Ia boleh menjadi pengesahan rasmi (sebagai contoh, inventori inventori untuk mengesahkan penerimaan dokumen) dan menjelaskan sebab untuk menghantar dokumen (contohnya, menghantar ringkasan, pemohon menerangkan apa yang menariknya menariknya dan mengapa dia menganggap dirinya calon yang sesuai).
  9. Pengesahan penerimaan dokumen dan surat. Ini bukan sahaja "nada yang baik" komunikasi perniagaan, tetapi juga demonstrasi kewajiban yang diambil. Menggunakan pengesahan, pakar boleh mengurangkan bilangan panggilan "tidak perlu" dan rayuan.
  10. Surat - maklum balas. Dalam kes ini, elemen yang diperlukan adalah indikasi dokumen atau soalan yang masuk.
  11. Permintaan. Tidak mustahil untuk mengecualikan kes kehilangan dokumen, pemindahan mesyuarat, salah faham, kemunculan keadaan tambahan. Surat Permintaan membolehkan anda menyelesaikan sebarang pertanyaan tepat pada masanya.
  12. Surat - penetapan maklumat penting. Semua perjanjian lisan dan tidak rasmi masuk akal untuk menetapkan secara bertulis.
  13. Maklum balas. Dokumen sedemikian mungkin mengandungi maklumat positif atau negatif mengenai pengalaman kerjasama, kerja pakar khusus, terima kasih, tahniah.
  14. Jemputan. Mengandungi perihalan peristiwa dan syarat penyertaan.

Bagaimana untuk menulis dan membuat surat perniagaan?

Peraturan umum yang perlu diikuti:

  1. Keringkasan (kata sifat minimum, perkataan input, penalaran).
  2. Untuk setiap pemikiran - perenggan yang berasingan. Sebagai contoh, pada yang pertama - petunjuk titik patah kontrak, pada yang kedua - keperluan di ketiga adalah perihalan akibatnya.
  3. Nada yang sedikit "birokrasi" dari "pihak ketiga" adalah lebih baik: "Sila pertimbangkan ...", "Pakar menawarkan nasihat ...", dan sebagainya. Tahap informal yang lebih tinggi membolehkan tawaran komersial dan jemputan, kerana alat pemasaran digunakan di dalamnya. Tetapi pilihan seperti "Hello, nama saya Maria, dan saya ..." dianggap sebagai nada yang buruk.
  4. Tafsiran yang tidak jelas: Adalah lebih baik untuk menulis tidak "semasa waktu kerja", dan "dari 10 hingga 18 pada hari kerja."
  5. Sebutan dokumen dan perjanjian hendaklah dinyatakan: Perjanjian No. 5 dari 24.12.2000, surat dari 19.08.2021, perjanjian pada mesyuarat pada 19 September.
  6. Kesalahan dalam ejaan dan tanda baca menyebabkan kerosakan kepada imej perniagaan.
  7. Kenyataan emosi tidak boleh diterima. Malah seorang penjawat awam (diwajibkan untuk bertindak balas terhadap semua surat, tanpa mengira kecukupan) yang dibenarkan untuk mengabaikan mesej dengan penghinaan.

Ciri-ciri surat rasmi:

  • Mesti mengandungi butiran organisasi. Biasanya, untuk ini, bentuk rasmi dengan "topi" sedang dibangunkan: nama, timah, ogn atau ograp, alamat, butiran, mungkin logo atau lambang.
  • Penerima yang ditunjukkan di sebelah kanan di atas: nama organisasi dan kedudukan (atau sekurang-kurangnya bahagian). Jika boleh, tulis nama. Keperluan, permintaan, tuntutan, tawaran alamat ketat .
  • Dalam e-mel (secara langsung dalam bidang Rasul), nada komunikasi perniagaan yang baik dianggap sebagai ucapan peribadi. Sejak rayuan rasmi ("Encik", "Komrade") di Rusia keluar dari penggunaan, formula ucapan yang diterima umum dianggap sebagai: "Hello, Svyatoslav Fedorovich". Penggunaan nama atau nama dengan patronymic bergantung kepada bagaimana penerima itu menandatangani e-melnya, kerana dia sendiri nampak atau dari maklumat rasmi mengenainya di laman web syarikat itu.
  • Dalam surat-menyurat rasmi, tajuk mesti sepadan dengan jenis surat: tuntutan, keperluan, surat jaminan, jemputan, dll. Dalam sesetengah kes (maklumat, permintaan, pengesahan) yang boleh anda lakukan tanpa tajuk. Dalam e-mel, peranan header dimainkan oleh medan "Tema".

Struktur Surat Perniagaan: Di mana untuk memulakan dan bagaimana untuk menyelesaikan mesej?

Jika anda mempunyai fail yang dilampirkan pada huruf, anda mesti menentukan dokumen dalam dokumen teks dan senarai. Dalam surat-menyurat rasmi mereka ditunjukkan sebagai aplikasi dengan nombor dan nama.

Surat rasmi ditandatangani ke kanan di bawah teks kandungan dengan nama organisasi dan jawatan (atau "status", jika perkhidmatan ditawarkan pada freelancing atau dalam format yang bekerja sendiri - "Pakar", " Pakar dalam ... "). Surat rasmi organisasi atau IP harus mengandungi tandatangan atau faksimili sebenar. Maklumat tidak boleh didaftarkan, selebihnya diperlukan.

Dalam surat e-perniagaan, adalah lebih baik untuk melanggan bukan untuk inisial, tetapi nama penuh (patronymic - at wasiat).

Peraturan-peraturan korespondensi perniagaan menyiratkan bahawa di bawah tandatangan, penghantar menunjukkan semua hubungan yang mungkin - telefon, messenger, alamat e-mel.

Contoh surat perniagaan

Bayangkan anda perlu membuat permintaan untuk akses ke pejabat di dalam pejabat. Berikut adalah sampel, bagaimana anda boleh menulis surat perniagaan dalam kes ini:

Pengarah LLC "Snab" Ivanov O.B.

Sebagai tindak balas kepada surat anda dari 01.03.2020, mengenai mengehadkan akses ke bangunan, kami memberitahu yang berikut:

  1. Pada 29 Mac, 2020, akses ke pejabat 16 penyewa Levchuk Anna Petrovna adalah perlu.
  2. Pada hari-hari lain di pejabat, kerja tidak akan dilakukan.

Sekiranya perlu, bersedia untuk menyediakan skip.

Dengan hormat, Levchuk A.p.

Entrepreneurvyukuk individu anna [email protected]

Satu contoh surat perniagaan dengan permintaan untuk memulangkan dana yang dibayar oleh akaun. Sila ambil perhatian bagaimana mesej selesai - butiran dinyatakan untuk mengembalikan wang.

Dalam perakaunan burung hantu "vasco"

Akauntan LLC "Dawn" Ogos 01, 2020 telah dibayar secara salah untuk akaun No. 1234 dari 20.08.2020. Saya meminta anda untuk mengembalikan wang tunai dalam jumlah 3,737.00 rubel (tiga ribu tujuh ratus tiga puluh tujuh rubel 00 kopecks)

Dengan perbelanjaan "subuh" LLC. Akaun yang diperlukan: P / S: 4080xxxxxxxxh chfilal "Point" PJSC Bank "Pembukaan Perbadanan Kewangan" Moscowk / MF 3010xxxxxxxhhbick: 044xxxxxphphri Perlu bersedia untuk memberikan maklumat tambahan.

Ketua Akauntan LLC "Dawn" ______________ Ivanova ob [email protected]

Di mana untuk belajar menulis surat?

Sekiranya kemahiran ini diperlukan untuk anda pada tahap yang serius, terdapat kursus khas. Mereka dilatih dalam rundingan perniagaan, termasuk komunikasi secara bertulis. Berikut adalah contoh program sedemikian.

Rundingan perniagaan

Kursus dalam talian di Netologi Universiti. Beritahu bagaimana untuk berunding dari saat mesyuarat pertama sebelum tamatnya kontrak. Termasuk mengajar kemahiran koresponden perniagaan. Kursus ini boleh diluluskan melalui majikan.

Surat-menyurat perniagaan dalam bahasa Inggeris

Kursus dalam kotak kotak. Anda akan belajar tentang ciri-ciri komunikasi dengan pelanggan asing. Belajar untuk merundingkan mesyuarat, menerangkan projek dan tugas, membentangkan perkhidmatan dan barangan syarikat, membincangkan isu kewangan dan banyak lagi. Untuk lulus kursus, anda perlu mengetahui bahasa di peringkat perantaraan (B2) atau lebih tinggi.

Kaedah-kaedah surat-menyurat perniagaan

Dengan surat perniagaan dalam organisasi dan pelbagai keadaan boleh memohon kedua-dua individu dan pekerja syarikat. Status tandatangan adalah penting: IP, Freelancer, bekerja sendiri, rakyat bertindak dari orang mereka sendiri.

Peraturan etika perniagaan memerlukan tindak balas kepada surat tidak lewat daripada tiga hari bekerja . Tawaran komersial, jemputan, pemberitahuan tidak membayangkan maklum balas mandatori. Organisasi awam mungkin mempunyai masa tindak balas yang lain untuk surat-menyurat yang masuk.

Keperluan, tuntutan, penolakan dan permintaan diminta memohon maaf. Walaupun syarikat itu tidak melihat kelemahan di belakangnya - pemeliharaan reputasi dan peluang kerjasama selanjutnya memerlukan ini.

Bagaimana untuk menulis surat e-perniagaan?

  1. Surat-menyurat elektronik antara organisasi dijalankan dari alamat korporat syarikat atau pekerja. Dalam beberapa syarikat Rusia, terdapat larangan untuk pertimbangan komunikasi yang datang dari alamat "tidak rasmi".
  2. Freelancer atau bekerja sendiri juga bernilai alamat e-mel "perniagaan".
  3. Hantar surat dengan medan kosong "Tema" - pelanggaran yang paling dalam etika perniagaan.
  4. Sekiranya mesej itu bersifat rasmi, adalah penting untuk mengesahkan pengesahan penerimaannya.
  5. Membentuk jawapan, berguna untuk memastikan bahawa sejarah surat-menyurat dipelihara di dalamnya. Adalah disyorkan untuk mengelakkan rujukan tindak balas automatik dalam subjek (Re: ...). Adalah lebih baik untuk memaparkan kandungan (contohnya, "balas tarikh akhir untuk pelaksanaan projek pejabat"). Penerima itu boleh beratus-ratus mesej. Cari maklumat yang dikehendaki di kalangan semua "Re: ..." adalah sukar.

Kami memberitahu cara menulis surat perniagaan menunjukkan contoh dan sampel reka bentuk mereka. Berikutan peraturan ini, anda boleh membuat sebarang korespondensi perniagaan mengikut piawaian yang diterima pakai.

Dihantar oleh Kadrof.ru. (Kadrofid: 79032) Ditambah: 14.04.2021 pada 19:45

Disyorkan

Lima soalan yang perlu diminta kepada pelanggan

Anda menerima pesanan, dalam masa meluluskan projek dan menerima pembayaran. Nampaknya semuanya baik-baik saja. Tetapi tidak! Adalah penting untuk menetapkan soalan khas klien yang akan membantu ...

Pelanggan tidak mempunyai wang: apa yang perlu dilakukan dan bagaimana untuk menjawab bantahan?

Apabila pelanggan mengatakan dia tidak mempunyai wang, ia tidak selalu bermakna kekurangan belanjawan. Selalunya ada wang, tetapi anda enggan menjadi alasan ...

Bagaimana untuk memulakan surat perniagaan

Anda tidak perlu mempertimbangkan wajah yang tidak penting untuk merayu kepada penerima. Mengenai siapa dan bagaimana untuk menghubungi surat-menyurat perniagaan, kata Natalia Klishin.

Sering kali, memulakan surat dari rayuan "Dear ...", saya masih ingat bagaimana salah seorang pengurus yang tinggi dalam penyediaan surat kepada Presiden, Pengerusi Kerajaan atau Presiden Akademi Sains Rusia menuntut rayuan itu " Deeplywater ... ". Atas sebab tertentu, keperluan ini menyebabkan kita banyak jenaka. Teringat "lelaki yang bertaburan" dari jalan kolam Samuel Marshaka Dan rayuannya yang terkenal "Deep-Cukup Diukir! Carrier Carbonate! " Kami berminat dengan cara menghormati secara mendalam.

Dan dengan sia-sia terkejut, dengan cara itu. Rayuan yang bermula dengan perkataan "mendalam" dan "tahan lama" digunakan dengan rayuan rasmi kepada orang yang sangat penting dan pegawai yang menduduki kedudukan yang tinggi. Ini adalah bagaimana ia diterima bukan sahaja kepada orang pertama negeri, ahli-ahli kerajaan dan parlimen, tetapi juga kepada tokoh sains yang terkenal, tokoh awam. Beralih kepada surat kepada ahli akademik yang tepat hanya "dihormati", anda tidak boleh lagi menyinggung perasaan.

Tidak setiap hari kita menulis kepada Presiden atau ahli-ahli kerajaan, tetapi di sini surat dengan apa-apa aduan atau permintaan untuk bos yang tinggi kadang-kadang perlu menulis. Saya tidak tahu betapa sangat anda menghormati Datuk Bandar anda atau Gabenor, tetapi jika anda perlu menulis surat dengan apa-apa permintaan, saya sangat menasihati anda untuk menggunakan hubungan "Deeplywater". Perkataan yang bermaksud "sangat dihormati" (kamus penjelasan Ozhegov) atau "patut dihormati dalam" (kamus penjelasan moden bahasa Rusia Ephraim). Saya fikir mana-mana wakil pihak berkuasa akan membaca rayuan sedemikian dengan keseronokan. Hanya satu perkataan pada permulaan surat, tetapi kadang-kadang ia boleh melebihi skala yang memihak kepada anda. Seperti yang mereka katakan, "Anak Lembu Gentle Dua Dirt Sucks."

Baru-baru ini, di salah satu forum, saya menghadapi soalan, apa tanda tanda baca selepas rayuan pada permulaan surat: Tanda seru atau koma. Saya meletakkan tanda seru pada kebiasaan - saya diajar saya, tetapi saya bertemu dan menuntut koma selepas menangani beberapa bos. Rupa-rupanya orang-orang yang sering menjalankan surat-menyurat dalam bahasa Inggeris secara automatik memindahkan banyak peraturan tatabahasa Inggeris dan pada surat-menyurat dalam bahasa Rusia. Kadang-kadang ia mengelirukan dan kesusasteraan perniagaan, di mana contoh-contoh tersebut diberikan:

Puan-puan yang dikasihi, kami dengan hati-hati mempertimbangkan surat anda di mana ....

Howler?

Perkhidmatan Rujukan Rusia di Portal Gramota.ru. Membolehkan kedua-dua pilihan. Pada masa yang sama, perhatian ditarik kepada fakta bahawa selepas tanda seru, satu ayat harus dibekalkan dari huruf besar, dan selepas koma.

Rayuan dalam surat perniagaan Rusia biasanya terletak di pusat dan dipisahkan dari teks utama dalam satu ruang. Hukuman pertama surat bermula dengan perenggan. Nah, bagaimana anda selepas jurang dan bahkan dengan perenggan mula menulis tawaran dari huruf kecil? Tetapi dalam surat peribadi, teks sering mula menulis pada garis yang sama sebagai rayuan. Dalam kes ini, selepas menghubungi, anda juga boleh meletakkan koma, dan teks huruf terus menulis dari huruf kecil.

Kenapa namun tanda seru? Saya akan memberikan beberapa pilihan jawapan:

"Tanda seru (!) - Tanda tanda baca, yang dibangkitkan pada akhir cadangan untuk menyatakan rasa kagum, panggilan, perasaan yang kuat, kegembiraan, dan sebagainya."

"Nama-nama kebanyakan tanda-tanda tanda baca di Rusia adalah Rusia yang asal, dan istilah itu sendiri tanda-tanda tanda baca kepada kata kerja untuk menantir -" berhenti "," kelewatan dalam gerakan. " Jika penulis meletakkan tanda seru pada akhir cadangan, ia menunjukkan berapa banyak kandungan pernyataannya sendiri bimbang. "

Kepada Persoalan Setiausaha Kolej Efim Fomich Perechadadin, wira cerita Chekhov "Cerclamation Mark (Svyatto Cerita)", "Apabila tanda seru dimasukkan ke dalam kertas kerja", isteri isterinya, yang sering membanggakan fakta itu "Tidak hairanlah di rumah tamu tujuh tahun dan dengan hati tatabahasa tahu, dengan yakin menjawab:" Tanda ini ditetapkan pada rayuan, seruan dan ungkapan kegembiraan, kemarahan, kegembiraan, murka dan perasaan lain. "

Jawapan saya ialah - meletakkan tanda seru selepas mengendalikan, kami berusaha untuk menarik perhatian penerima dan memanggilnya bukan sahaja untuk membaca surat itu, tetapi untuk memenuhi permintaan kami, "Mencapai", dan kadang-kadang "selesai." Dear Ivan Ivanovich!

Dan bagaimana dengan perkataan "Dear" dan tanda seru? Dalam surat-menyurat perniagaan di Rusia, adalah kebiasaan untuk menghubungi penerima dengan nama-patronymic. Sebagai usaha terakhir, anda boleh menghubungi nama keluarga: "Dear Mr. Petrov!". Pada pendapat saya, rayuan oleh nama keluarga agak sesuai dalam surat tuntutan daripada permintaan itu. Dengan nama, patronymic yang biasanya kita berikan yang biasa, rayuan sedemikian menyebabkan lokasi destinasi, biasa lebih sukar untuk ditolak.

Apabila menghubungi segera kepada beberapa penerima, mereka kini menggunakan rayuan "Dear Lord!", Dan ketika menghubungi nota perkhidmatan dalam satu organisasi, adalah wajar untuk menggunakan rayuan "rakan sekerja yang dihormati!"

Dalam surat-menyurat diplomatik - Peraturan sendiri. Adalah lazim untuk menghubungi tajuk: "Dear Mr. Duta Besar!", "Dear Mr. Menteri" ", atau" Tuan Yang Terutama! ". Tetapi ini adalah topik yang berasingan.

Dan bagaimana anda merayu? Tulis dalam komen!

Статьи

Добавить комментарий