Hoe Business Letters te schrijven: waar te beginnen en hoe u een brief met voorbeelden hebt voltooid

Hoe business letters (met voorbeelden en monsters) te schrijven)

Hoe business letters (met voorbeelden en monsters) te schrijven)

Om overeen te komen met klanten of partners om juridische kracht te hebben, is het belangrijk om correct te regelen. In het artikel leert u hoe u een bedrijfsbrief kunt schrijven om uw interesses te beschermen. Deze vaardigheden zijn nodig voor iedereen, vooral freelancers.

De inhoud van het artikel:

Wat is een zakelijke brief?

Dit geschreven beroep op een potentiële of echte zakenpartner of officiële instanties. Het doel is om de geadresseerde aan te moedigen (aankoopproducten, voldoen aan de voorwaarden, verduidelijking, neem contact op met het nieuwe adres, verzend documenten).

Het uiterlijk van e-mail leidde tot het feit dat alle zakelijke correspondentie was verdeeld in groepen:

Papier

Moet een aantal verplichte details bevatten om juridisch bindend te zijn.

Elektronisch papiervormig

Het wordt opgesteld in Office-indelingen (DOC, DOCX, RTF, PDF) en bevat details. Bijgevoegd in de vorm van bijlagen.

Elektronisch

Directe behandeling in de vorm van een e-mail.

Het is belangrijk om te weten hoe u bedrijfsletters kunt schrijven. Van hoeveel competent om te regelen, hangt de waarschijnlijkheid en snelheid van het adres van de verwachte acties af. De stijl en inhoud van correspondentie bepalen het succes van samenwerking met partners en officiële instanties.

Een zakelijke brief mag niet worden verward met een informele correspondentie tussen collega's en partners. Het verschil tussen hen ligt in de posities van de partijen:

  • Business brief is een beroep in opdracht van een organisatie of specialist. Stijl en formulier impliceren het verder gebruik in de status van het document. In onenigheid of ontwikkeling van het partnerschap zal het de informatie bevestigen (het feit van circulatie, datum, voorwaarden, enz.).
  • Informele gesprekken, zelfs in elektronische vorm, "Kies niet iets." Daarom bevelen veel experts (en in sommige organisaties die direct vereisen), is het verplicht om alle bereikte overeenkomsten in de vorm van zakelijke correspondentie vast te leggen, zelfs als meningsverschillen niet worden verwacht.

De vorm en stijl van zakelijke letters moeten de bestemming aanmoedigen "Geef de zaak": om de informatie te bestuderen, het verder over te dragen, te voldoen aan de overeenkomsten.

Correspondentie tussen "Maria Designer" en "Customer Lena" in de Messenger in de stijl van "OK, ik doe" - Beven geen woorden aan alles. E-mail: "TK ontvangen. De duur van de uitvoering is 14 december inclusief. Artist - Designer Kosmakova Maria "- Dit is wat je kunt verwijzen! Vertrouwen in de zakenpartner, het vertrouwen van de tweede optie zal meer kans geven.

Het vermogen om te communiceren, inclusief schriftelijk, is zo belangrijk dat er nu op het internet speciale cursussen op dit onderwerp zijn. Bij de universiteitsnet wordt bijvoorbeeld onderhandeld onderhandeld, inclusief de regels voor bedrijfscorrespondentie, communicatie op telefoon, persoonlijke communicatie, emotiebeheer en veel. De cursus kan worden gepasseerd ten koste van de werkgever, wat ongeveer 40% van de studenten maakt.

Als u met buitenlandse klanten werkt, bent u mogelijk geïnteresseerd in een cursus over zakelijke correspondentie in het Engels. Het wordt gehouden aan de SkillBox University. Het vereist het niveau van kennis van het Engels niet lager tussenliggend (B2).

Soorten zakelijke letters

  1. Informational. Materialen die zijn verzonden in het kader van samenwerking (bijvoorbeeld de HR-manager stuurt de klant door met een samenvatting van kandidaten of een specialistische commerciële afdeling - een monster van het contract).
  2. Garantie. Bevestigt de verplichtingen en bevat een verzoek om acties te versnellen (bijvoorbeeld verzending van de goederen met na betaling).
  3. Commercieel aanbod. Synthese van reclame en voorstellen voor samenwerking.
  4. Merk op. WAARSCHUWING OM DE OMSTANDIGHEDEN TE VERANDEREN (verandering van details, adressen, afbeeldingen, enz.).
  5. Aanbod. Een document dat bereid is om samen te werken op basis van een aantal essentiële omstandigheden. Het kan worden verzonden in de loop van deelname aan de concurrentie, voorafgaande coördinatie van het contract, de selectie van voorstellen.
  6. Vraag naar. Verhoog verduidelijking, informatie, informatie. Het wordt opgesteld als een verzoek ("Leg het alsjeblieft uit ..., stuur ..., etc.).
  7. Advertentie (klacht). Bevat een indicatie van schending van de voorwaarden van het contract (of overeenkomsten), onaanvaardbare acties. Voor dit formulier, verwijzingen naar de items van het contract of het aanbod, de details van de vereisten en de beschrijving van de negatieve gevolgen in hun niet-vervulling (sancties, boetes, beroep op het Hof, de samenwerking, enz.) .
  8. Verzendbrief. Het kan zowel een formele bevestiging (bijvoorbeeld een inventarisatief inventarisatie om de ontvangst van documenten te bevestigen) en het uitleggen van de reden voor het verzenden van een document (bijvoorbeeld het verzenden van een samenvatting, legt de aanvrager uit wat de vacature hem aantrok en waarom hij zichzelf aantrok een geschikte kandidaat).
  9. Bevestiging van de ontvangst van documenten en letters. Dit is niet alleen een "goede toon" van bedrijfscommunicatie, maar ook een demonstratie van genomen verplichtingen. Bevestiging gebruiken, kan de specialist het aantal "onnodige" oproepen en oproepen verminderen.
  10. Letter - feedback. In dit geval is het benodigde element een indicatie van een inkomend document of vraag.
  11. Verzoek. Het is onmogelijk om gevallen van verlies van documenten uit te sluiten, overdracht van vergaderingen, misverstanden, de opkomst van aanvullende omstandigheden. Met de verzoekschrift kunt u tijdig op oplossen van vragen.
  12. Brief - fixatie van belangrijke informatie. Alle orale en informele overeenkomsten zijn logisch om schriftelijk op te lossen.
  13. Feedback. Een dergelijk document kan positieve of negatieve informatie bevatten over de ervaring van samenwerking, het werk van specifieke specialisten, bedankt, gefeliciteerd.
  14. Uitnodiging. Bevat een beschrijving van het evenement en de particuliere voorwaarden.

Hoe te schrijven en zakelijke letters te maken?

Algemene regels die moeten volgen:

  1. Brevity (minimum bijvoeglijk naamwoord, invoerwoorden, redenering).
  2. Voor elke gedachte - een afzonderlijke alinea. Bijvoorbeeld, in de eerste - een indicatie van het gebroken punt van het contract, in de tweede - de eis in de derde is een beschrijving van de gevolgen.
  3. Een licht "bureaucratische" toon van de "derde partij" heeft de voorkeur: "Overweeg ...", "Expert biedt advies ...", etc. Een grotere mate van informaliteit maakt in commerciële aanbiedingen en uitnodigingen mogelijk, omdat marketingtools in hen worden gebruikt. Maar opties zoals "Hallo, mijn naam is Maria, en ik ..." worden beschouwd als een slechte toon.
  4. Duidelijke interpretaties: het is beter om niet "tijdens werkuren" te schrijven, en "van 10 tot 18 op weekdagen."
  5. De vermelding van documenten en overeenkomsten moet worden opgegeven: overeenkomst nr. 5 van 24.12.2000, een brief van 19.08.2021, een overeenkomst op een vergadering op 19 september.
  6. Fouten in spelling en interpunctie veroorzaken schade aan het bedrijfsimago.
  7. Emotionele uitspraken zijn onaanvaardbaar. Zelfs een ambtenaar (verplicht om op alle letters te reageren, ongeacht de toereikendheid) om berichten met beledigingen te negeren.

Kenmerken van formele letters:

  • Moet de details van de organisatie bevatten. Meestal wordt hiervoor het officiële formulier met de "CAP" ontwikkeld: de naam, tin, ogrn of ograp, adres, details, mogelijk het logo of embleem.
  • De geadresseerde is aan de rechterkant hierboven aangegeven: de naam van de organisatie en positie (of ten minste de divisie). Schrijf indien mogelijk een naam. Vereisten, verzoeken, claims, aanbiedingen adressen strikt .
  • In een e-mail (direct op het gebied van de Messenger) wordt een goede toon van zakelijke communicatie beschouwd als een persoonlijke begroeting. Aangezien geformaliseerde oproepen ("Mr.", "kameraad") in Rusland uit gebruik kwam, wordt de algemeen geaccepteerde begroetingformule beschouwd als: "Hallo, Svyatoslav Fedorovich". Het gebruik van een naam of naam met patronymic is afhankelijk van hoe de geadresseerde zijn e-mails ondertekenden, zoals hij zelf lijkt of van officiële informatie over de website van het bedrijf.
  • In de officiële correspondentie moet de titel overeenkomen met het type letter: een claim, een vereiste, garantiebrief, uitnodiging, enz. In sommige gevallen (informatie, aanvraag, bevestiging) kunt u zonder een koptekst doen. In e-mails wordt de rol van de kop gespeeld door het veld "Theme".

Structuur van zakelijke letters: waar te starten en hoe het bericht af te maken?

Als u de bestanden bij de brief hebt aangesloten, moet u de documenten in de documenten van de tekst en lijst opgeven. In de officiële correspondentie worden ze aangegeven als toepassingen met cijfers en namen.

De officiële brief wordt ondertekend aan de rechterkant onder de tekst van de inhoud met de naam van de organisatie en de post (of de "status", als services worden aangeboden op freelancing of in het formaat van zelfstandigen - "expert", " Specialist in ... "). Officiële brieven van de organisatie of IP moeten een echte handtekening of facsimile bevatten. Informatie kan niet worden geregistreerd, de rest is noodzakelijk.

In e-business letters is het beter om in te schrijven op de initialen, maar de volledige naam (patroniem - op wil).

De regels voor bedrijfscorrespondentie impliceren dat de afzender onder de handtekening alle mogelijke contacten - telefonisch, messenger, e-mailadres aangeeft.

Voorbeelden van zakelijke letters

Stel je voor dat je een verzoek nodig hebt om toegang te krijgen tot het kantoor op kantoor. Hieronder is het monster, hoe kun je in dit geval een zakelijke brief schrijven:

Directeur van LLC "SNAB" Ivanov O.B.

In reactie op uw brief van 01.03.2020, over het beperken van de toegang tot het gebouw, informeren wij het volgende:

  1. Op 29 maart 2020 is de toegang tot het kantoor van 16 huurder Levchuk Anna Petrovna noodzakelijk.
  2. Op de andere dagen op kantoor wordt het werk niet gedaan.

Indien nodig, klaar om Skip te bieden.

Met respect, Levchuk A.P.

Individuele ondernemers anna [email protected]

Een voorbeeld van een zakelijke brief met een verzoek om geld terug te geven dat per account wordt betaald. Houd er rekening mee dat het bericht is voltooid - de details zijn gespecificeerd om het geld terug te sturen.

In boekhoudkundige uil "Vasco"

Accountant LLC "Dawn" Augustus 01 augustus, 2020 werd ten onrechte betaald voor Account nr. 1234 van 20.08.2020. Ik vraag u om het geld terug te sturen in het bedrag van 3.737.00 roebel (drieduizend zevenhonderd zevenendertig roebel 00 Kopecks)

Ten koste van "Dawn" LLC. Vereiste rekeningen: P / S: 4080xxxxxxxh Chfilal "Point" PJSC Bank "Financial Corporation Opening" MOSKOWK / MF 3010XXXXXXXXHHBICK: 044XXXXXPPHPHPHRI NODIG KLAAR OM AANVULLENDE INFORMATIE TE VERDIENEN.

Chief Accountant LLC "Dawn" ______________ ivanova ob [email protected]

Waar te leren brieven te schrijven?

Als deze vaardigheid op een serieus niveau nodig is, zijn er speciale cursussen. Ze zijn getraind op zakelijke onderhandelingen, inclusief communicatie schriftelijk. Hieronder staan ​​voorbeelden van dergelijke programma's.

Bedrijfsonderhandelingen

Online cursus bij University Netology. Vertel hoe te onderhandelen vanaf het moment van de eerste bijeenkomst vóór de sluiting van het contract. Inclusief onderwijs zakelijke correspondentie vaardigheden. De cursus kan door de werkgever worden doorgegeven.

Bedrijfscorrespondentie in het Engels

Cursus in Skillbox. U leert over de kenmerken van communicatie met buitenlandse klanten. Leer om over de vergaderingen te onderhandelen, om projecten en taken te beschrijven, de diensten en goederen van het bedrijf te presenteren, bespreken financiële problemen en nog veel meer. Om de cursus te halen, moet u de taal kennen op het niveau van tussenliggende (B2) of hoger.

Regels van zakelijke correspondentie

Met zakelijke letters in de organisatie en verschillende instanties kunnen zowel individuele als medewerkers van bedrijven toepassen. De status van handtekeningen is belangrijk: IP, freelancer, zelfstandigen, burgers optreden van hun eigen persoon.

Regels van bedrijfsethiek vereisen een reactie op letters niet later dan drie werkdagen . Commerciële aanbiedingen, uitnodigingen, meldingen impliceren geen verplichte feedback. Publieke organisaties kunnen andere geïdentificeerde responstijd voor inkomende correspondentie hebben.

Vereisten, beweringen, weigeringen en verzoeken zijn verontschuldigd. Zelfs als het bedrijf de tekortkomingen niet ziet - het behoud van de reputatie en de kans op verdere samenwerking vereist dit.

Hoe e-business letters te schrijven?

  1. Elektronische correspondentie tussen organisaties wordt uitgevoerd vanuit het bedrijfsadres van het bedrijf of de werknemer. In een aantal Russische bedrijven zijn er verboden voor het overwegen van communicatie afkomstig van "onofficiële" -adressen.
  2. Freelancer of zelfstandigen is ook een e-mailadres "Business" waard.
  3. Stuur een brief met een leeg veld "Theme" - de diepste schending van bedrijfsethiek.
  4. Als het bericht van officieel in de natuur is, is het belangrijk om de bevestiging van zijn ontvangstation te bevestigen.
  5. Het vormen van een antwoord, het is handig om ervoor te zorgen dat de geschiedenis van correspondentie erin wordt bewaard. Het wordt aanbevolen om automatische responsreferentie in het onderwerp (Re: ...) te vermijden. Het is beter om de inhoud weer te geven (bijvoorbeeld "antwoord op de deadlines voor de uitvoering van het kantoorproject"). De geadresseerde kan honderden berichten zijn. Zoek de gewenste informatie onder alle "Re: ..." is moeilijk.

We hebben gezegd dat we bedrijfsletters moeten schrijven, vertoonde voorbeelden en monsters van hun ontwerp. Na deze regels kunt u een bedrijfscorrespondentie doen in overeenstemming met de aangenomen normen.

Gepost door kadrof.ru. (Kadrofid: 79032) Toegevoegd: 14.04.2021 om 19:45

Aanbevolen

Vijf vragen die aan klanten moeten worden gevraagd

U ontving een bestelling, in de tijd passeerde het project en ontving de betaling. Het lijkt erop dat alles in orde is. Maar nee! Het is belangrijk om de klant speciale vragen te stellen die zullen helpen ...

De klant heeft geen geld: wat te doen en hoe een bezwaar te beantwoorden?

Wanneer de klant zegt dat hij geen geld heeft, betekent het niet altijd het gebrek aan budget. Vaak is er geld, maar je weigert voorwendsel ...

Hoe een zakelijke brief te starten

U moet niet een onbeduidend gezichtspunt overwegen om aan de geadresseerde aan te spreken. Over wie en hoe contact op te nemen met de zakelijke correspondentie, zegt Natalia Klishin.

Vaak, het starten van een brief uit de aantrekkingskracht "Geachte ...", herinner ik me hoe ik een van de hoge managers bij de voorbereiding van brieven aan de president, de voorzitter van de overheid of de president van de Russische Academie van Wetenschappen eiste eiste Dieplywater ... ". Om de een of andere reden veroorzaakte deze vereiste ons veel grappen. Herinnerde zich de "Man of Scattered" van de straat van het zwembad Samuel Marshaka En zijn beroemde aantrekkingskracht "diepgewaarde gesneden! Carrier Carbonate! " We waren geïnteresseerd in hoe diep kameraadrespect.

En tevergeefs giecheld, trouwens. De hogere voorzieningen die beginnen met de woorden "diep onderhoudbaar" en "duurzaam" worden gebruikt met het officiële beroep op bijzonder belangrijke persoon en ambtenaren die een hoge positie bezetten. Dit is hoe het niet alleen wordt aanvaard voor de eerste personen van de staat, leden van de overheid en het parlement, maar ook aan de beroemde figuren van de wetenschap, openbare figuren. Wenden tot een brief aan de nauwkeurige acurate academicus is eenvoudigweg "gerespecteerd", u kunt de geadresseerde niet langer beledigen.

Niet elke dag schrijven we naar de president of leden van de regering, maar hier moeten letters met elke klacht of een verzoek om hoge bazen moeten schrijven. Ik weet niet hoe diep je je burgemeester of de gouverneur respecteert, maar als je een brief met een verzoek moet schrijven, adviseer ik u oprecht om het contact "Deeplywater" te gebruiken. Het woord dat "zeer gerespecteerd" betekent (het verklarende woordenboek van Ozhegov) of "waardig van diep respect" (het moderne verklarende woordenboek van de Russische taal Ephraim). Ik denk dat elke vertegenwoordiger van de autoriteiten een dergelijke aantrekkingskracht met plezier zal lezen. Slechts één woord aan het begin van de brief, maar soms kan het opwegen tegen de weegschaal in uw voordeel. Zoals ze zeggen, is het "zachte kalf twee vuil zuigt."

Onlangs, bij een van de forums, heb ik een vraag tegengekomen, wat voor soort leesteken na beroep aan het begin van de brief: Uitroepteken of komma. Ik heb een uitroepteken op de gewoonte geplaatst - ik heb me geleerd, maar ik ontmoette en eiste een komma na het aanpakken van sommige bazen. Blijkbaar brengen die mensen die vaak correspondentie in het Engels uitvoeren, automatisch veel regels van de Engelse grammatica en op de correspondentie in het Russisch overdragen. Soms is het misleidende en zakelijke literatuur, waarin dergelijke voorbeelden worden gegeven:

Beste heren, we overwogen zorgvuldig je brief waarin ....

Huiler?

Russische referentiedienst op de portal Gramota.ru. Staat beide opties toe. Tegelijkertijd wordt er aandacht gevestigd aan het feit dat na een uitroepteken een zin van een hoofdletter moet worden geleverd en na de komma.

Het beroep in de Russische zakenbrief bevindt zich meestal in het midden en gescheiden van de hoofdtekst in één ruimte. De eerste zin van de brief begint met paragraaf. Nou, hoe gaat het na de kloof en zelfs met alinea beginnen met het schrijven van een aanbieding van de kleine letters? Maar in een persoonlijke brief begint de tekst vaak op dezelfde lijn te schrijven als hoger beroep. In dit geval kunt u na het contact opnemen ook een komma's plaatsen en de tekst van de letter blijven schrijven van de kleine letters.

Waarom niettemin een uitroepteken? Ik zal verschillende antwoordopties geven:

"Uitroepteken (!) - een teken van interpunctie, die aan het einde van het voorstel wordt verhoogd om verbazing, oproep, sterk gevoel, opwinding en dergelijke uit te drukken."

"De namen van de meeste tekenen van interpunctie in het Russisch zijn de originele Russen, en de term zelf van leestekens aan het werkwoord aan PUNCT -" Stop "," Vertraging in beweging. " Als de schrijver aan het einde van het voorstel een uitroepteken plaatst, laat deze zien hoeveel de inhoud van zijn eigen verklaring bezorgd is. "

Tot de vraag van de College-secretaris van Efim Fomich Perechadadin, de held van het verhaal van Chekhov "Exclamation Mark (SvyatoChnaya Story)", "Wanneer een uitroepteken in de papieren wordt gezet", de vrouw van zijn vrouw, die vaak het feit dat heeft "Geen wonder in het guesthouse zeven jaar oud en door het hart weet de grammatica, zelfverzekerd:" Dit teken is ingesteld bij beroepen, uitroepen en uitdrukkingen van verrukking, verontwaardiging, vreugde, toorn en andere gevoelens. "

Mijn antwoord is - het plaatsen van een uitroepteken na het hanteren, we streven ernaar om de aandacht van de geadresseerde te trekken en te bellen het niet alleen om de brief te lezen, maar om ons verzoek te vervullen, "bereik", en soms "afwerking". Beste Ivan Ivanovich!

En hoe zit het met het woord "Beste" en een uitroepteken? In de zakelijke correspondentie in het Russisch is het gebruikelijk om contact op te nemen met de geadresseerde door de naam-patroniem. Als laatste redmiddel kunt u contact opnemen met de familienaam: "Geachte Mr. Petrov!". Naar mijn mening is het beroep door de achternaam vrij geschikt in de aanvraag van claim dan op verzoek. Nee NAAM, het patronieme wijzen we meestal bekend, een dergelijke aantrekkingskracht veroorzaakt de locatie van de bestemming, bekend is moeilijker om te weigeren.

Wanneer ze onmiddellijk contact opnemen met verschillende ontvangers, gebruiken ze momenteel het beroep "Beste Heer!", En bij het contacteren van de servicetonen binnen één organisatie, is het passend om het beroep te gebruiken "Geachte collega's!"

In diplomatieke correspondentie - Eigen regels. Het is gebruikelijk om contact op te nemen met de titel: "Geachte Mr. Ambassador!", "Geachte Mr. Minister" ", Of" Uw Excellentie! ". Maar dit is een apart onderwerp.

En hoe bezinkt u? Schrijf in de opmerkingen!

Статьи

Добавить комментарий