Slik skriver du forretningsbokstaver: Hvor skal du starte og hvordan du skal fullføre et brev med eksempler

Hvordan skrive forretningsbokstaver (med eksempler og prøver)

Hvordan skrive forretningsbokstaver (med eksempler og prøver)

For å svare til kunder eller partnere for å ha juridisk kraft, er det viktig å ordne riktig. I artikkelen lærer du hvordan du skriver et forretningsbrev for å beskytte dine interesser. Disse ferdighetene er nødvendig for alle, spesielt frilansere.

Innholdet i artikkelen:

Hva er et forretningsbrev?

Denne skriftlige appellen til en potensiell eller ekte forretningspartner eller offisielle tilfeller. Målet er å oppmuntre til adressaten til handling (kjøpsprodukter, oppfylle vilkårene, gi avklaring, ta kontakt med den nye adressen, send dokumenter).

Utseendet på e-post førte til at all forretningskorrespondanse ble delt inn i grupper:

Papir

Må inneholde en rekke obligatoriske detaljer for å være juridisk bindende.

Elektronisk papirformet

Den er utarbeidet i Office-formater (DOC, DOCX, RTF, PDF) og inneholder detaljer. Festet i form av vedlegg.

Elektronisk

Direkte håndtering i form av en e-post.

Det er viktig å vite hvordan du skriver forretningsbokstaver. Fra hvor mye kompetent å ordne, er sannsynligheten og hastigheten på adressen til de forventede handlingene. Stilen og innholdet i korrespondanse bestemmer suksess for samarbeid med partnere og offisielle tilfeller.

Et forretningsbrev bør ikke forveksles med en uformell korrespondanse mellom kollegaer og partnere. Forskjellen mellom dem ligger i partenes stillinger:

  • Business Letter er en klage på vegne av en organisasjon eller spesialist. Stil og form innebærer videre bruk i dokumentets status. I uenighet eller utvikling av partnerskapet vil det bekrefte informasjonen (faktum i sirkulasjon, dato, forhold, etc.).
  • Uformelle samtaler, selv i elektronisk form, "Ikke velg en ting." Derfor anbefaler mange eksperter (og i noen organisasjonsledere krever direkte), er det obligatorisk å registrere alle avtaler oppnådd i form av forretningskorrespondanse, selv om uenigheter ikke forventes.

Skjemaet og stilen til forretningsbokstaver må oppmuntre destinasjonen "Gi saken": For å studere informasjonen, overfør den videre, holder seg til avtalene.

Korrespondanse mellom "Maria Designer" og "Customer Lena" i Messenger i stil med "OK, jeg gjør" - Ikke bind ord til noe. E-post: "TK mottatt. Utførelsen av utførelsen er 14. desember inkludert. Artist - Designer Kosmakova Maria "- Dette er hva du kan referere! Stol på forretningspartneren, vil tilliten til det andre alternativet gi mer sannsynlig.

Evnen til å kommunisere, inkludert skriftlig, er så viktig at nå på Internett er det spesielle kurs på dette emnet. For eksempel, på University Netology læres forhandling, inkludert regler for forretningskorrespondanse, kommunikasjon på telefon, personlig kommunikasjon, følelsesstyring og mye. Kurset kan bestås på bekostning av arbeidsgiveren, noe som gjør ca 40% av studentene.

Hvis du jobber med utenlandske kunder, kan du være interessert i et kurs på forretningskorrespondanse på engelsk. Det holdes på Skillbox University. Det krever nivået av kunnskap om engelsk ikke lavere mellomprodukt (B2).

Typer av Business Letters

  1. Informasjonsinformasjon. Materialer sendt innenfor rammen av samarbeid (for eksempel HR-lederen videresender kunden med et sammendrag av kandidater eller en spesialist kommersiell avdeling - en prøve av kontrakten).
  2. Garanti. Bekrefter forpliktelsene og inneholder en forespørsel om å akselerere handlinger (for eksempel frakt varene med etterbetaling etter betaling).
  3. Kommersielt tilbud. Syntese av reklame og forslag til samarbeid.
  4. Legge merke til. Advarsel om å endre omstendigheter (endring av detaljer, adresser, grafikk, etc.).
  5. By på. Et dokument som bekrefter beredskap til å samarbeide på grunnlag av en rekke essensielle forhold. Det kan sendes i løpet av deltakelsen i konkurransen, tidligere koordinering av kontrakten, utvalg av forslag.
  6. Kreve. Be om avklaring, informasjon, informasjon. Det er utarbeidet som en forespørsel ("Vennligst forklare ..., send ..., etc.).
  7. Annonse (klage). Inneholder en indikasjon på brudd på vilkårene i kontrakten (eller avtaler), uakseptable handlinger. For dette skjemaet, referanser til kontraktens gjenstander eller tilbudet, spesifikkene til kravene og beskrivelsen av de negative konsekvensene i deres ikke-oppfyllelse (straffer, bøter, appellere til retten, samarbeidet av samarbeid, etc.) .
  8. Transmittalbrev. Det kan være både en formell bekreftelse (for eksempel en lagerbeholdning for å bekrefte mottak av dokumenter) og forklare årsaken til å sende et dokument (for eksempel å sende et sammendrag, forklarer søkeren hva ledigheten tiltrukket ham og hvorfor han anser seg selv en egnet kandidat).
  9. Bekreftelse av mottak av dokumenter og bokstaver. Dette er ikke bare en "god tone" av forretningskommunikasjon, men også en demonstrasjon av forpliktelser som er tatt. Ved hjelp av bekreftelse kan spesialisten redusere antall "unødvendige" samtaler og klager.
  10. Brev - tilbakemelding. I dette tilfellet er det nødvendige elementet en indikasjon på et innkommende dokument eller et spørsmål.
  11. Be om. Det er umulig å ekskludere tilfeller av tap av dokumenter, overføring av møter, misforståelser, fremveksten av ytterligere forhold. Forespørselbrevet lar deg løse eventuelle spørsmål i tide.
  12. Brev - fiksering av viktig informasjon. Alle muntlige og uformelle avtaler gir mening å fikse skriftlig.
  13. Tilbakemelding. Et slikt dokument kan inneholde positiv eller negativ informasjon om samarbeidets erfaring, arbeidet med spesifikke spesialister, takk, gratulerer.
  14. Invitasjon. Inneholder en beskrivelse av hendelsen og vilkårene for deltakelse.

Hvordan skrive og gjøre forretningsbrev?

Generelle regler som må følge:

  1. Brevity (minimum adjektiv, input ord, resonnement).
  2. For hver tanke - et eget avsnitt. For eksempel, i den første - en indikasjon på det ødelagte punktet i kontrakten, i det andre - kravet i den tredje er en beskrivelse av konsekvensene.
  3. En litt "byråkratisk" tone fra "tredjepart" er å foretrekke: "Vær så snill å vurdere ...", "Expert tilbyr råd ...", etc. En større grad av informalitet tillater i kommersielle tilbud og invitasjoner, da markedsføringsverktøy brukes i dem. Men alternativer som "Hei, jeg heter Maria, og jeg ..." regnes som en dårlig tone.
  4. Unambiguous tolkninger: Det er bedre å skrive ikke "i arbeidstimer", og "fra 10 til 18 på hverdager."
  5. Omtalen av dokumenter og avtaler bør spesifiseres: Avtale nr. 5 av 24.12.2000, et brev fra 19.08.2021, en avtale på et møte 19. september.
  6. Feil i stavemåte og tegnsetting forårsaker skade på bedriftsbildet.
  7. Emosjonelle uttalelser er uakseptabelt. Selv en tjenestemann (forpliktet til å svare på alle brev, uavhengig av tilstrekkelighet) lov til å ignorere meldinger med fornærmelser.

Funksjoner av formelle bokstaver:

  • Må inneholde detaljene i organisasjonen. Vanligvis, for dette, blir den offisielle skjemaet med "CAP" utviklet: navnet, tinn, ogrn eller ograp, adresse, detaljer, muligens logoen eller emblemet.
  • Adressaten er angitt til høyre over: Navnet på organisasjonen og posisjonen (eller i det minste divisjonen). Hvis det er mulig, skriv et navn. Krav, forespørsler, krav, tilbyr adresser strengt .
  • I en e-post (direkte i Messenger-feltet) regnes en god tone i forretningskommunikasjon som en personlig hilsen. Siden formaliserte appeller ("Mr.", "Comrade") i Russland kom ut av bruk, anses den generelt aksepterte hilsenformelen å være: "Hei, Svyatoslav Fedorovich". Bruken av et navn eller navn med patronymic avhenger av hvordan adressaten signerte e-postene sine, da han selv synes eller fra offisiell informasjon om det på selskapets nettside.
  • I den offisielle korrespondansen må tittelen samsvare med typen brev: et krav, et krav, garantibrev, invitasjon, etc. I noen tilfeller (informasjon, forespørsel, bekreftelse) kan du gjøre uten topptekst. I e-post, spilles rollen som headeren av "tema" -feltet.

Struktur av forretningsbrev: Hvor skal du starte og hvordan du skal fullføre meldingen?

Hvis du har filene som er koblet til brevet, må du angi dokumentene i teksten og liste dokumentene. I den offisielle korrespondansen er de angitt som applikasjoner med tall og navn.

Det offisielle brevet er signert til høyre under teksten til innholdet med navnet på organisasjonen og posten (eller "Status", hvis tjenester tilbys på freelancing eller i formatet for selvstendig næringsdrivende - "Expert", " spesialist i ... "). Offisielle brev i organisasjonen eller IP bør inneholde en ekte signatur eller faksimile. Informasjon kan ikke registreres, resten er nødvendig.

I e-business brev er det bedre å abonnere ikke på initialene, men det fulle navnet (patronymic - til vilje).

Virksomhetsrespondisjonen innebærer at under Signaturen, indikerer avsenderen alle mulige kontakter - telefon, messenger, e-postadresse.

Eksempler på forretningsbrev

Tenk deg at du må gjøre en forespørsel om tilgang til kontoret på kontoret. Nedenfor er prøven, hvordan kan du skrive et forretningsbrev i dette tilfellet:

Direktør av LLC "snab" Ivanov O.B.

Som svar på brevet fra 01.03.2020, om begrensende tilgang til bygningen, informerer vi følgende:

  1. 29. mars 2020, tilgang til kontoret på 16 leietaker Levchuk Anna Petrovna er nødvendig.
  2. På de andre dagene på kontoret vil det ikke bli gjort arbeid.

Om nødvendig, klar til å gi Hopp over.

Med respekt, Levchuk A.P.

Individuell entreprenørvyukuk anna [email protected]

Et eksempel på et forretningsbrev med en forespørsel om å returnere midler betalt på konto. Vær oppmerksom på hvordan meldingen er fullført - detaljene er angitt for å returnere pengene.

I regnskapsløp "vasco"

Accountant LLC "Dawn" 01. august, 2020 ble feilaktig betalt for konto nr. 1234 av 20.08.2020. Jeg ber deg om å returnere kontanter i mengden 3 737.00 rubler (tre tusen syv hundre og tretti og syv rubler 00 kopecks)

På bekostning av "Dawn" LLC. Påkrevd Kontoer: P / S: 4080xxxxxxxh Chfilal "Point" PJSC Bank "Finansiell Corporation Opening" Moscowk / MF 3010xxxxxxxhhbick: 044xxxxxphphphri trenger klar til å gi ytterligere informasjon.

Chief Accountant LLC "Dawn" ______________ IVANOVA OB [email protected]

Hvor lærer å skrive brev?

Hvis denne ferdigheten er nødvendig for deg på et seriøst nivå, er det spesielle kurs. De er opplært på forretningsforhandlinger, inkludert kommunikasjon skriftlig. Nedenfor er eksempler på slike programmer.

Forretningsforhandlinger

Online kurs ved University Netology. Fortell hvordan du forhandler fra øyeblikket av det første møtet før kontraktens konklusjon. Inkludert lærerens korrespondanse ferdigheter. Kurset kan føres gjennom arbeidsgiveren.

Business korrespondanse på engelsk

Kurs i Skillbox. Du vil lære om funksjonene til kommunikasjon med utenlandske kunder. Lær å forhandle møtene, beskrive prosjekter og oppgaver, presentere tjenester og varer i selskapet, diskutere økonomiske problemer og mye mer. For å bestå kurset må du vite språket på nivået på mellomliggende (B2) eller høyere.

Bedriftslegninger Korrespondanse

Med forretningsbrev i organisasjonen og ulike tilfeller kan det gjelde både en person og ansatte i selskaper. Status for signaturer er viktig: IP, Freelancer, selvstendig næringsdrivende, borgere handler fra sin egen person.

Forretningsetikkregler krever et svar på bokstaver senest tre virkedager . Kommersielle tilbud, invitasjoner, varsler innebærer ikke obligatorisk tilbakemelding. Offentlige organisasjoner kan ha annen identifisert responstid for innkommende korrespondanse.

Krav, krav, avslag og forespørsler er unnskyldt. Selv om selskapet ikke ser feilene bak seg selv - bevaring av omdømmet og sjansen for videre samarbeid krever dette.

Hvordan skrive e-business brev?

  1. Elektronisk korrespondanse mellom organisasjoner gjennomføres fra bedriftsadressen til selskapet eller ansatt. I en rekke russiske selskaper er det forbud om vurdering av kommunikasjon som kommer fra "uoffisielle" adresser.
  2. Freelancer eller selvstendig næringsdrivende er også verdt en "business" e-postadresse.
  3. Send et brev med et tomt felt "tema" - det dypeste bruddet av forretningsetikk.
  4. Hvis meldingen er av offisiell i naturen, er det viktig å bekrefte bekreftelsen av dens mottakelse.
  5. Danner et svar, det er nyttig å sørge for at korrespondansens historie er bevart i den. Det anbefales å unngå automatisk responsreferanse i emnet (Re: ...). Det er bedre å vise innholdet (for eksempel "Svar på frister for utførelse av Office-prosjektet"). Adressaten kan være hundrevis av meldinger. Finn ønsket informasjon blant alle "Re: ..." er vanskelig.

Vi fortalte hvordan å skrive forretningsbokstaver viste eksempler og prøver av deres design. Etter disse reglene kan du gjøre noen forretningskorrespondanse i samsvar med de vedtatte standarder.

Postet av kadrof.ru. (Kadrofin: 79032) Lagt til: 14.04.2021 kl 19:45

Anbefalt

Fem spørsmål som må bli bedt om kunder

Du mottok en bestilling, i tide passerte prosjektet og mottatt betaling. Det virker som alt er bra. Men nei! Det er viktig å sette klientens spesielle spørsmål som vil hjelpe ...

Klienten har ingen penger: Hva å gjøre og hvordan å svare på en innvending?

Når klienten sier at han ikke har penger, betyr det ikke alltid mangel på budsjett. Ofte er det penger, men du nekter å være påskudd ...

Slik starter du et forretningsbrev

Du bør ikke vurdere en ubetydelig ansikt å appellere til adressaten. Om hvem og hvordan du kontakter forretningskorrespondansen, sier Natalia Klishin.

Ofte starter et brev fra klagen "Kjære ...", jeg husker hvordan en av de høye lederne i utarbeidelsen av brev til presidenten, regjeringens leder eller presidenten i det russiske vitenskapsakademiet krevde klagen " DEEPLYWATER ... ". Av en eller annen grunn forårsaket dette kravet oss mange vitser. Husket "mannen av spredt" fra gaten i bassenget Samuel Marshaka. Og hans berømte appell "dyptverdige skåret! Carrier Carbonate! " Vi var interessert i hvor dypt kamerat respekt.

Og forgjeves giggled, forresten. Appellene som begynner med ordene "dyp-vedlikeholdsbar" og "holdbar" brukes med den offisielle appellen til særlig viktig person og tjenestemenn som opptar en høy posisjon. Slik aksepteres det ikke bare for statens første personer, medlemmer av regjeringen og parlamentet, men også for kjente figurer av vitenskap, offentlige tall. Å vende seg til et brev til den nøyaktige akademikeren er rett og slett "respektert", kan du ikke lenger fornærme adressaten.

Ikke hver dag skriver vi til presidenten eller medlemmene av regjeringen, men her må bokstaver med enhver klage eller en forespørsel om høye sjefer noen ganger å skrive. Jeg vet ikke hvor dypt du respekterer borgmesteren eller guvernøren, men hvis du må skrive et brev med enhver forespørsel, anbefaler jeg deg med å bruke kontakten "DEEPYWATER". Ordet som betyr "svært respektert" (den forklarende ordboken til Ozhegov) eller "verdig dyp respekt" (den moderne forklarende ordboken til det russiske språket Efraim). Jeg tror at noen representant for myndighetene vil lese en slik appell med glede. Bare ett ord i begynnelsen av brevet, men noen ganger kan det oppveie skalaene i din favør. Som de sier, suger den "milde kalven to smuss."

Nylig, på et av forumene, opplevde jeg et spørsmål, hva slags tegnsettingskilt etter klage i begynnelsen av brevet: Utropstegn eller komma. Jeg legger et utropstegn på vanen - jeg ble lært meg, men jeg møtte og krevde et komma etter å ha adressert noen sjefer. Tilsynelatende overfører de menneskene som ofte gjennomfører korrespondanse på engelsk automatisk mange regler for engelsk grammatikk og på korrespondansen på russisk. Noen ganger er det misvisende og forretningslitteratur, hvor slike eksempler er gitt:

Kjære herrer, vi vurderte nøye med ditt brev der ....

Howler?

Russisk referansetjeneste på portalen Gramota.ru. Tillater begge alternativene. Samtidig er oppmerksomheten trukket til det faktum at etter et utropstegn bør en setning leveres fra et stort brev, og etter kommaet.

Klagen i det russiske forretningsbrevet er vanligvis plassert i midten og skilt fra hovedteksten i ett rom. Den første setningen i brevet begynner med avsnittet. Vel, hvordan har du det etter at gapet og til og med med avsnitt begynner å skrive et tilbud fra små bokstaver? Men i et personlig brev begynner teksten ofte å skrive på samme linje som klagen. I dette tilfellet, etter å ha kontaktet, kan du også sette et komma, og teksten til brevet fortsetter å skrive fra små bokstaver.

Hvorfor likevel et utropstegn? Jeg vil gi flere svaralternativer:

"Utropstegn (!) - Et tegn på tegnsetting, som er hevet på slutten av forslaget om å uttrykke forbauselse, ringe, sterk følelse, spenning og lignende."

"Navnene på de fleste tegn på tegnsetting på russisk er de opprinnelige russerne, og begrepet selv på tegnsetting tegn på verbet til punkt -" stopp "," forsinkelse i bevegelse. " Hvis forfatteren setter et utropstegn på slutten av forslaget, viser det hvor mye innholdet i hans egen erklæring er bekymret. "

Til spørsmålet om høgskolens sekretær for Efim Fomich Preechadadin, Heltet i historien om Chekhov "utropstegn (Svyatochnaya Story)", "Når et utropstegn er satt i papirene", har hans kones kone, som ofte skryt det faktum at "Ikke rart på gjestehuset sju år gammel og av hjertet grammatikken vet, trygt besvart:" Dette skiltet er satt på klager, utrop og uttrykk for glede, indignasjon, glede, vrede og andre følelser. "

Svaret mitt er - å sette et utropstegn etter håndtering, vi streber etter å tiltrekke seg oppmerksomheten til adressaten og kalle det ikke bare for å lese brevet, men for å oppfylle vår forespørsel, "REACH", og noen ganger "ferdig". Kjære Ivan Ivanovich!

Og hva med ordet "kjære" og et utropstegn? I forretningsmessige korrespondanse på russisk, er det vanlig å kontakte adressaten med navnet patronymic. Som en siste utvei, kan du kontakte etternavnet: "Kjære Mr. Petrov!". Etter min mening er appellen etter etternavnet ganske hensiktsmessig i kravet i kravet enn i forespørselen. Ved navn, det patronymic vi vanligvis adresserer kjent, slik at en slik appell forårsaker plasseringen av destinasjonen, kjent er vanskeligere å nekte.

Når du kontakter flere mottakere, bruker de for tiden klagen "Kjære Lord!", Og når du kontakter tjenesten Notes i en organisasjon, er det hensiktsmessig å bruke klagen "Kjære kolleger!"

I diplomatisk korrespondanse - Egne regler. Det er vanlig å kontakte tittelen: "Kjære Mr. Ambassador!", "Kjære Mr. Minister" ", eller" Din Excellency! ". Men dette er et eget emne.

Og hvordan appellerer du? Skriv i kommentarene!

Статьи

Добавить комментарий