Jak pisać litery biznesowe: Gdzie się rozpocząć i jak zakończyć list z przykładami

Jak pisać litery biznesowe (z przykładami i próbkami)

Jak pisać litery biznesowe (z przykładami i próbkami)

Aby odpowiadać klientom lub partnerom mieć siłę prawną, ważne jest, aby prawidłowo zorganizować. W artykule dowiesz się, jak pisać list biznesowy, aby chronić swoje zainteresowania. Te umiejętności są potrzebne do wszystkich, zwłaszcza freelancerów.

Treść artykułu:

Jaki jest list biznesowy?

Ten napisany apel do potencjalnego lub prawdziwego partnera biznesowego lub oficjalnych instancji. Jego celem jest zachęcenie adresata do działania (zakup produktów, spełniać warunki, wyjaśnić, skontaktuj się z nowym adresem, wysyłać dokumenty).

Wygląd e-maila doprowadziła do faktu, że każda korespondencja biznesowa została podzielona na grupy:

Papier

Musi zawierać szereg obowiązkowych szczegółów, które mają być prawnie wiążące.

Elektroniczny kształt papieru

Jest sporządzany w formatach biurowych (DOC, DOCX, RTF, PDF) i zawiera szczegóły. Dołączony w formie załączników.

Elektroniczny

Bezpośrednia obsługa w formie e-maila.

Ważne jest, aby wiedzieć, jak pisać litery biznesowe. Od tego, ile kompetentnie zorganizować, prawdopodobieństwo i szybkość adresu oczekiwanych działań zależy. Styl i treść korespondencji określają sukces współpracy z partnerami i oficjalnymi instancjami.

List biznesu nie powinien być mylony z nieformalną korespondencją między kolegami a partnerami. Różnica między nimi leży w pozycjach stron:

  • List biznesu to apelacja w imieniu organizacji lub specjalisty. Styl i forma oznaczają jego dalsze wykorzystanie w statusie dokumentu. W nieporozumieniu lub rozwoju partnerstwa potwierdzi informacje (fakt cyrkulacji, daty, warunki itp.).
  • Nieformalne rozmowy, nawet w formie elektronicznej "Nie wybieraj niczego". Dlatego wielu ekspertów zaleca (i w niektórych menedżerach organizacji bezpośrednio wymaga), obowiązkowe jest rejestrowanie wszystkich umów osiągniętych w formie korespondencji biznesowej, nawet jeśli nie oczekuje się nieporozumień.

Formularz i styl liter biznesowych muszą zachęcić docelowe "Daj sprawę": Aby studiować informacje, przenieść go dalej, przestrzegaj umów.

Korespondencja między "Maria Designer" i "Klient Lena" w posłańca w stylu "OK, robię" - nie wiążą słów do niczego. E-mail: "TK odebrany. Termin wykonania jest 14 grudnia włącznie. Artysta - Designer Kosmakova Maria "- To jest to, co możesz odnieść! Zaufanie do partnera biznesowego, zaufanie drugiej opcji zapewni bardziej prawdopodobne.

Możliwość komunikowania się, w tym na piśmie, jest tak ważna, że ​​teraz w Internecie znajdują się kursy specjalne na ten temat. Na przykład na University Netology jest nauczany negocjacji, w tym zasady korespondencji biznesowej, komunikacji na telefonie, komunikację osobistą, zarządzanie emocjami i wiele. Kurs może zostać przekazany kosztem pracodawcy, co stanowi około 40% studentów.

Jeśli pracujesz z klientami zagranicznymi, możesz być zainteresowany kursem na temat korespondencji biznesowej w języku angielskim. Odbywa się na Uniwersytecie Skillbox. Wymaga poziomu wiedzy na temat angielskiego nie niższego związku pośredniego (B2).

Rodzaje listów biznesowych

  1. Informacyjny. Materiały wysłane w ramach współpracy (na przykład kierownik HR przekazuje klientowi podsumowanie kandydatów lub specjalistycznego działu handlowego - próbki umowy).
  2. Gwarancja. Potwierdza zobowiązania i zawiera wniosek o przyspieszenie działań (na przykład wysyłki towarów za pośrednictwem płatności).
  3. Oferta handlowa. Synteza reklamy i propozycji współpracy.
  4. Ogłoszenie. OSTRZEŻENIE Aby zmienić okoliczności (zmiana szczegółów, adresy, grafika itp.).
  5. Oferta. Dokument potwierdzający gotowość do współpracy na podstawie szeregu zasadniczych warunków. Można go wysłać w trakcie uczestnictwa w konkursie, wcześniejszej koordynacji umowy, wybór propozycji.
  6. Żądanie. Zapytaj wyjaśnienie, informacje, informacje. Jest sporządzony jako żądanie ("Proszę wyjaśnić ..., wyślij ... itp.).
  7. Reklama (skarga). Zawiera wskazanie naruszenia warunków umowy (lub umów), nie do przyjęcia działań. Dla tego formularza, odniesienia do przedmiotów umowy lub oferty, specyfikę wymagań i opisu negatywnych konsekwencji w ich niewypełnieniu (kar, grzywny, odwołanie się do Trybunału, współpracy współpracy itp.) .
  8. List przekazu. Może to być zarówno formalne potwierdzenie (na przykład spis inwentaryzacji, aby potwierdzić otrzymywanie dokumentów) i wyjaśniając powód wysyłania dokumentu (na przykład, wysyłając podsumowanie, wnioskodawca wyjaśnia, co przyciągnęła go, a dlaczego sam go uważa odpowiedni kandydat).
  9. Potwierdzenie odbioru dokumentów i listów. To nie tylko "dobry ton" komunikacji biznesowej, ale także wykazanie zobowiązań podjętych. Korzystając z potwierdzenia, specjalista może zmniejszyć liczbę "niepotrzebnych" połączeń i odwołań.
  10. List - Opinia. W tym przypadku niezbędny element jest wskazaniem przychodzącego dokumentu lub pytania.
  11. Żądanie. Niemożliwe jest wykluczenie przypadków utraty dokumentów, transferu posiedzeń, nieporozumienia, pojawienie się dodatkowych warunków. List żądania pozwala rozwiązać wszelkie pytania w odpowiednim czasie.
  12. List - fiksacja ważnych informacji. Wszystkie umowy ustne i nieformalne mają sens, aby naprawić na piśmie.
  13. Sprzężenie zwrotne. Taki dokument może zawierać pozytywne lub negatywne informacje o doświadczeniu współpracy, dzieło konkretnych specjalistów, dzięki, gratulacje.
  14. Zaproszenie. Zawiera opis wydarzenia i warunków uczestnictwa.

Jak pisać i robić litery biznesowe?

Ogólne zasady, które muszą śledzić:

  1. Zwięzłość (minimalny przymiotnik, słowa wejściowe, rozumowanie).
  2. Dla każdej myśli - oddzielny akapit. Na przykład, w pierwszym - wskazanie złamanego punktu umowy, w drugim - wymóg trzeciego jest opisem konsekwencji.
  3. Nieco "biurokratyczny" ton z "strony trzeciej" jest preferowane: "Proszę wziąć pod uwagę ...", "Ekspert oferuje porady ..." itp. Większy nieformalność pozwala na oferty handlowe i zaproszenia, ponieważ narzędzia marketingowe są w nich stosowane. Ale opcje takie jak "Hello, Nazywam się Maria, a ja ..." są uważane za zły ton.
  4. Jednoznaczne interpretacje: Lepiej pisać nie "w godzinach pracy" i "od 10 do 18 w dni powszednie".
  5. Należy określić wzmiankę o dokumentach i umowach: Umowa nr 5 z dnia 24.12.2000, list z 19.08.2021 r. Umowa na posiedzeniu 19 września.
  6. Błędy w pisowni i interpunkcji powodują uszkodzenie obrazu biznesowego.
  7. Emocjonalne oświadczenia są niedopuszczalne. Nawet urzędnik cywilny (zobowiązany do reagowania na wszystkie litery, niezależnie od adekwatności) pozwolenie na ignorowanie wiadomości z obelgami.

Cechy formalnych liter:

  • Musi zawierać szczegóły organizacji. Zazwyczaj opracowywana jest oficjalna forma z "czapką": nazwa, cyna, okrn lub ogrn, adres, szczegóły, ewentualnie logo lub emblemat.
  • Adresat jest wskazany po prawej stronie: nazwa organizacji i pozycji (lub przynajmniej podział). Jeśli to możliwe, napisz nazwę. Wymagania, żądania, roszczenia, oferty adresy rygorystycznie .
  • W e-mailu (bezpośrednio w dziedzinie posłańca), dobry ton komunikacji biznesowej jest uważany za osobiste powitanie. Ponieważ sformalizowane odwołania ("Pan", "towarzyszu") w Rosji wyszedł z użycia, ogólnie przyjęta formuła powitania jest uważana za: "Hello, Svyatoslav Fedorovich". Wykorzystanie nazwy lub nazwy z patronyminem zależy od tego, jak adresat podpisał swoje e-maile, ponieważ sam wydaje się lub z oficjalnych informacji na temat strony na stronie internetowej firmy.
  • W oficjalnej korespondencji tytuł musi pasować do rodzaju listu: roszczenie, wymóg, list gwarancyjny, zaproszenie itp. W niektórych przypadkach (informacje, żądanie, potwierdzenie) możesz zrobić bez nagłówka. W wiadomościach e-mail rola nagłówka jest odtwarzana przez pole "motyw".

Struktura listów biznesowych: Gdzie się rozpocząć i jak zakończyć wiadomość?

Jeśli masz dołączone pliki do listu, musisz określić dokumenty w dokumentach tekstowych i listy. W urzędowej korespondencji są one wskazane jako aplikacje z liczbami i nazwami.

Oficjalny list jest podpisany na prawo poniżej tekstu treści o nazwie organizacji i postu (lub "statusu", jeśli usługi są oferowane na freelancing lub w formacie samozatrudnionych - "Ekspert", " Specjalista w ... "). Oficjalne litery organizacji lub IP powinny zawierać prawdziwy podpis lub faks. Informacje nie mogą być zarejestrowane, reszta jest konieczna.

W litery e-biznesu lepiej subskrybować nie do inicjałów, ale pełna nazwa (patroniżowa - woli).

Zasady korespondencji biznesowej oznaczają, że w ramach podpisu nadawca wskazuje wszystkie możliwe kontakty - telefon, komunikator, adres e-mail.

Przykłady listów biznesu

Wyobraź sobie, że musisz złożyć wniosek o dostęp do biura w biurze. Poniżej znajduje się próbka, w jaki sposób możesz napisać list biznesowy w tym przypadku:

Dyrektor LLC "Snab" Ivanov O.B.

W odpowiedzi na Twój list od 01.03.2020 r. O ograniczaniu dostępu do budynku, informujemy o:

  1. W dniu 29 marca 2020 r. Konieczne jest dostęp do biura 16 najemca Levchuk Anna Petrovna.
  2. W pozostałych dniach w biurze, praca nie zostanie wykonana.

W razie potrzeby, gotowy do zapewnienia pominięcia.

Z szacunkiem, Levchuk A.P.

Indywidualny EntrepreneurvyUkuk Anna [email protected]

Przykład listu biznesowego z prośbą o zwrot środków opłaconych przez konto. Należy pamiętać, w jaki sposób komunikat zostanie zakończony - określono szczegóły, aby zwrócić pieniądze.

W sowiece księgowej "Vasco"

Księgowy LLC "Down" 01 sierpnia 2020 r. Został błędnie opłacony za rachunek nr 1234 z dnia 20.08.2020. Pytam Cię o zwrot gotówki w wysokości 3 737.00 rubli (trzy tysiące siedemset trzydzieści siedem rubli 00 kopieje

Kosztem "Dawn" LLC. Wymagane konta: P / S: 4080xxxxxxxh Chfilal "Punkt" PJSC Bank "Otwarcie finansowe Corporation" Moscowk / MF 3010XXXXXXXHHBick: 044xxxxxphfhi Potrzebujesz gotowy do dostarczenia dodatkowych informacji.

Główny księgowy LLC "Świt" ______________ Ivanova ob [email protected]

Gdzie nauczyć się pisać listy?

Jeśli ta umiejętność jest potrzebna na poważnym poziomie, istnieją specjalne kursy. Są szkoleni w negocjacjach biznesowych, w tym komunikacji na piśmie. Poniżej znajdują się przykłady takich programów.

Negocjacje biznesowe

Kurs online w Netologii University. Powiedz, jak negocjować od momentu pierwszego spotkania przed zawarciem umowy. W tym umiejętności korespondencji nauczania. Kurs może zostać przekazany przez pracodawcę.

Korespondencja biznesowa w języku angielskim

Kurs w Skillbox. Dowiesz się o cechach komunikacji z klientami zagranicznymi. Naucz się negocjować spotkania, opisywać projekty i zadania, przedstawić usługi i towary Spółki, omówić problemy finansowe i wiele więcej. Aby przejść kurs, musisz znać język na poziomie pośredniego (B2) lub wyższego.

Zasady korespondencji biznesowej

Z listami biznesowymi w organizacji i różne przypadki mogą stosować zarówno osobę, jak i pracownicy firm. Status podpisów jest ważny: IP, Freelancer, samozatrudniony, obywatele działają z własnej osoby.

Zasady etyki biznesowej wymagają odpowiedzi na listy nie później niż trzy dni robocze . Oferty handlowe, zaproszenia, powiadomienia nie oznacza obowiązkowej opinii. Organizacje publiczne mogą mieć inny zidentyfikowany czas odpowiedzi na korespondencję przychodzącej.

Wymagania, roszczenia, odmawiania i wnioski przeproś. Nawet jeśli firma nie widzi wad za sobą - zachowanie reputacji i szansę na dalszą współpracę wymaga tego.

Jak pisać listy e-biznesu?

  1. Korespondencja elektroniczna między organizacjami prowadzona jest z adresu korporacyjnego firmy lub pracownika. W wielu rosyjskich firmach istnieją zakazy rozpatrywania komunikacji pochodzących z "nieoficjalnych" adresów.
  2. Freelancer lub samozatrudniony jest również wart "biznesowy" adres e-mail.
  3. Wyślij list z pustym polem "Temat" - najgłębsze naruszenie etyki biznesowej.
  4. Jeśli wiadomość ma charakter oficjalny, ważne jest, aby potwierdzić potwierdzenie jego zagranicy.
  5. Utworzenie odpowiedzi, przydatne jest upewnienie się, że historia korespondencji jest w nim zachowana. Zaleca się unikanie automatycznego odniesienia odpowiedzi na ten temat (Re: ...). Lepiej jest wyświetlić treść (na przykład "odpowiedz na terminy wykonania projektu Office"). Adresat może wynosić setki wiadomości. Znajdź żądane informacje wśród wszystkich "Re: ..." jest trudne.

Powiedzieliśmy, jak pisać litery biznesowe, pokazały przykłady i próbki ich projektu. Zgodnie z tymi zasadami możesz dokonać korespondencji biznesowej zgodnie z przyjętymi standardami.

Wysłany przez kadrof.ru. (Kadrofid: 79032) Dodano: 14.04.2021 o 19:45

Zalecana

Pięć pytań, które należy poprosić o klientów

Otrzymałeś zamówienie, w czasie minął projekt i otrzymał płatność. Wygląda na to, że wszystko jest w porządku. Ale nie! Ważne jest, aby ustawić specjalne pytania klienta, które pomogą ...

Klient nie ma pieniędzy: co robić i jak odpowiedzieć na sprzeciw?

Kiedy klient mówi, że nie ma pieniędzy, nie zawsze oznacza brak budżetu. Często są pieniądze, ale odmawiasz być pretekstem ...

Jak uruchomić list biznesowy

Nie powinieneś uwzględniać nieznacznego punktu czoła do odwołania się do adresata. O kim i jak skontaktować się z korespondencją biznesową, mówi Natalia Klishin.

Często rozpoczynając list od odwołania "Drogi ...", pamiętam, jak jeden z wysokich menedżerów w przygotowywaniu listów do prezydenta, przewodniczącego rządu lub Prezesa Rosyjskiej Akademii Nauk zażądał odwołania " Deeplywater ... ". Z jakiegoś powodu wymóg ten spowodował nam wiele żartów. Przypomniałem sobie "człowiek rozproszony" z ulicy basenu Samuel Marshaka. A jego słynny apel "z głęboko rzeźbiony! Nośnik węglan! " Byliśmy zainteresowani, jak głęboko towarzysza szacunku.

Przy okazji i na próżno zachichotał. Odwołania zaczynające się od słów "głęboko utrzymywane" i "trwałe" są wykorzystywane z oficjalnym odwołaniem do szczególnie ważnej osoby i urzędników zajmujących wysoką pozycję. W ten sposób jest przyjęty nie tylko pierwsze osoby państwa, członków rządu i Parlamentu, ale także do znanych postaci naukowych, dane publiczne. Włączanie do listu do dokładnego akademika jest po prostu "szanowany", nie możesz już obrażać adresata.

Nie każdy dzień piszemy do prezydenta lub członków rządu, ale tutaj litery z jakąkolwiek skargą lub prośbą o wysoki bossami czasami muszą pisać. Nie wiem, jak głęboko szanujesz swojego burmistrza lub gubernatora, ale jeśli musisz napisać list z dowolną prośbę, szczerze radzę sobie z użyciem kontaktu "Deeplywater". Słowo, które oznacza "bardzo szanowany" (Słownik wyjaśniający Ozheguvov) lub "godne głębokiego szacunku" (Nowoczesny Słownik Objaśniający Efraim). Myślę, że każdy przedstawiciel władz przeczytał taki apel z przyjemnością. Tylko jedno słowo na początku listu, ale czasami może przeważyć skale na twoją korzyść. Jak mówią, "delikatne cielę dwa brud ssie".

Ostatnio, na jednej z forów, napotkałem pytanie, jaki rodzaj znaku interpunkcyjnego po odwołaniu na początku listu: Wykrzyknik lub przecinek. Włożyłem wykrzyknik na nawyku - nauczyłem mnie, ale spotkałem się i zażądał przecinka po rozwiązaniu kilku bossów. Najwyraźniej ci ludzie, którzy często prowadzą korespondencję w języku angielskim automatycznie przenoszą wiele zasad gramatyki angielskiej i na korespondencję w języku rosyjskim. Czasami jest to myląca i literatura biznesowa, w której takie przykłady są podane:

Drodzy panowie, starannie rozważyliśmy twój list, w którym ....

Wyjec?

Rosyjska usługa referencyjna na portalu Gramota.ru. Umożliwia oba opcje. Jednocześnie zwraca uwagę na fakt, że po wykrzykniku zdanie powinno być dostarczane z wielkiej litery, a po przecinku.

Odwołanie w rosyjskim liście biznesowym znajduje się zwykle w centrum i oddzielone od głównego tekstu w jednej przestrzeni. Pierwsze zdanie litery rozpoczyna się od akapitu. Cóż, jak się masz po przerwie, a nawet z akapitem zaczynają napisać ofertę z małych liter? Ale w osobowym liście tekst często zaczyna pisać na tej samej linii, co odwołanie. W tym przypadku, po skontaktowaniu się, możesz także umieścić przecinek, a tekst listu nadal pisać z małych liter.

Dlaczego jednak wykrzyknik? Podam kilka opcji odpowiedzi:

"Wykrzyknik (!) - znak interpunkcji, który jest podniesiony pod koniec propozycji, aby wyrazić zdumienie, zadzwoń, silne uczucie, emocje i tym podobne."

"Nazwy większości oznak interpunkcji w języku rosyjskim są oryginalnymi Rosjanami, a termin znaków interpunkcyjnych do czasownika do punkcowania -" Stop "," Opóźnienie w ruchu ". Jeśli pisarz stawia wykrzyknik na koniec wniosku, pokazuje, ile treść własnego oświadczenia jest martwi. "

Do kwestii Sekretarza Efima Fomich Pechadadin, bohatera historii Chekhova "(Svyatochnaya Story)", "Kiedy wykrzyknik jest umieszczony w dokumentach", żona jego żony, która często chwała fakt, że "Nic dziwnego w pensjonacie siedem lat i przez serce gramatyka wie, pewnie odpowiedział:" Ten znak jest ustalony w odwołaniach, wykrzyknikach i wyrażeniach rozkoszowania, oburzenia, radości, gniewu i innych uczuć ".

Moja odpowiedź brzmi - umieszczenie wykrzyknika po obsłudze, staramy się przyciągnąć uwagę adresata i nazywać go nie tylko do przeczytania listu, ale spełnić naszą prośbę, "REACH", a czasem "Zakończ". Drogi Ivan Ivanovich!

A co z słowem "Drogi" i wykrzyknikiem? W korespondencji biznesowej w języku rosyjskim jest zwyczajowo skontaktować się z adresatem przez nazwę-patronimy. Jako ostatni ośrodek można skontaktować się z nazwiskiem: "Drogi Pan Petrov!". Moim zdaniem odwołanie nazwiska jest raczej odpowiednie w liście wniosku niż na wniosek. Nazwą, patronymika zazwyczaj dotyczy znajomych, taki odwołanie powoduje, że lokalizacja miejsca przeznaczenia, znajome jest trudniejsze do odrzucenia.

Skontaktuj się z bezpośrednim do kilku odbiorców, obecnie używają odwołania "Drogi Panie!", I kontaktując się z nutami usług w ramach jednej organizacji, należy stosować odwołanie "Drogi kolegach!"

W korespondencji dyplomatycznej - Zasady własne. Jest zwyczajowo skontaktować się z tytułem: "Drogi Pan Ambassadorze!", "Drogi Minister" ", czy" Twoja Ekscelencja! ". Ale jest to osobny temat.

I jak się apelujesz? Napisz w komentarzach!

Статьи

Добавить комментарий