Como escrever cartas de negócios: onde começar e como terminar uma carta com exemplos

Como escrever letras de negócios (com exemplos e amostras)

Como escrever letras de negócios (com exemplos e amostras)

Para corresponder aos clientes ou parceiros para ter força legal, é importante providenciar corretamente. No artigo, você aprenderá a escrever uma carta de negócios para proteger seus interesses. Essas habilidades são necessárias para todos, especialmente freelancers.

O conteúdo do artigo:

O que é uma carta de negócios?

Este apelo escrito para um parceiro de negócios potencial ou real ou instâncias oficiais. Seu objetivo é incentivar o destinatário a ação (produtos de compra, cumprir as condições, dar esclarecimento, entre em contato com o novo endereço, enviar documentos).

A aparência de e-mail levou ao fato de que toda a correspondência empresarial foi dividida em grupos:

Papel

Deve conter vários detalhes obrigatórios a serem juridicamente vinculativos.

Em forma de papel eletrônico

Ele é elaborado em formatos de escritório (doc, docx, rtf, pdf) e contém detalhes. Anexado na forma de anexos.

Eletrônico

Manipulação direta na forma de um email.

É importante saber como escrever cartas de negócios. De quanto competência para organizar, a probabilidade e a velocidade do endereço das ações esperadas depende. O estilo e o conteúdo da correspondência determinam o sucesso da cooperação com parceiros e instâncias oficiais.

Uma carta de negócios não deve ser confundida com uma correspondência informal entre colegas e parceiros. A diferença entre eles está nas posições das partes:

  • Carta de negócios é um apelo em nome de uma organização ou especialista. Estilo e forma implica seu uso adicional no status do documento. Em desacordo ou desenvolvimento da parceria, confirmará as informações (o fato de circulação, data, condições, etc.).
  • Conversas informais, mesmo em forma eletrônica ", não escolha uma coisa." Portanto, muitos especialistas recomendam (e em alguns gerentes de organizações exigem diretamente), é obrigatório registrar todos os acordos alcançados na forma de correspondência comercial, mesmo que não sejam esperados desacordos.

A forma e o estilo de cartas de negócios devem incentivar o destino "dar o caso": estudar as informações, transferi-lo ainda mais, aderir aos acordos.

Correspondência entre "Maria Designer" e "Cliente Lena" no Mensageiro no estilo "OK, eu faço" - Não ligue palavras a qualquer coisa. E-mail: "TK recebeu. O prazo de execução é 14 de dezembro, inclusive. Artista - Designer Kosmakova Maria "- Isso é o que você pode se referir! Confiança no parceiro de negócios, a confiança da segunda opção fornecerá mais propensas a.

A capacidade de se comunicar, incluindo por escrito, é tão importante que agora na Internet existem cursos especiais sobre este tópico. Por exemplo, na Netologia da Universidade é ensinada a negociar, incluindo as regras de correspondência comercial, comunicações sobre telefone, comunicação pessoal, gestão de emoções e muito. O curso pode ser passado à custa do empregador, o que faz cerca de 40% dos alunos.

Se você estiver trabalhando com clientes estrangeiros, você pode estar interessado em um curso sobre correspondência comercial em inglês. É realizada na Universidade de Skillbox. Requer o nível de conhecimento do intermediário não inferior do inglês (B2).

Tipos de cartas de negócios

  1. Informativo. Materiais enviados no âmbito da cooperação (por exemplo, o RH Manager encaminha o cliente com um resumo dos candidatos ou de um departamento comercial especializado - uma amostra do contrato).
  2. Garantia. Confirma as obrigações e contém uma solicitação para acelerar as ações (por exemplo, enviando as mercadorias com pós-pagamento).
  3. Oferta comercial. Síntese de publicidade e propostas de cooperação.
  4. Perceber. Aviso para alterar as circunstâncias (mudança de detalhes, endereços, gráficos, etc.).
  5. Oferecer. Um documento confirmando prontidão para cooperar com base em várias condições essenciais. Pode ser enviado no decurso da participação na concorrência, coordenação prévia do contrato, seleção de propostas.
  6. Demanda. Solicitar esclarecimento, informações, informações. É elaborado como um pedido ("Por favor, explique ..., envie ..., etc.).
  7. Anúncio (reclamação). Contém uma indicação de violação dos termos do contrato (ou acordos), ações inaceitáveis. Para este formulário, referências aos itens do contrato ou da oferta, os detalhes dos requisitos e a descrição das conseqüências negativas em sua não-cumprimento (penalidades, multas, apelo ao tribunal, a colaboração de cooperação, etc.) .
  8. Carta de transmissão. Pode ser uma confirmação formal (por exemplo, um inventário de inventário para confirmar o recebimento de documentos) e explicar o motivo para enviar um documento (por exemplo, enviando um resumo, o candidato explica o que a vaga o atraiu e por que ele se considera um candidato adequado).
  9. Confirmação do recebimento de documentos e letras. Este não é apenas um "bom tom" da comunicação empresarial, mas também uma demonstração de obrigações tomadas. Usando a confirmação, o especialista pode reduzir o número de chamadas "desnecessárias" e recursos.
  10. Carta - feedback. Nesse caso, o elemento necessário é uma indicação de um documento ou pergunta recebida.
  11. Solicitação. É impossível excluir casos de perda de documentos, transferência de reuniões, mal-entendidos, o surgimento de condições adicionais. A carta de solicitação permite que você resolva quaisquer perguntas em tempo hábil.
  12. Carta - fixação de informações importantes. Todos os acordos orais e informais fazem sentido consertar por escrito.
  13. Comentários. Tal documento pode conter informações positivas ou negativas sobre a experiência de cooperação, o trabalho de especialistas específicos, obrigado, parabéns.
  14. Convite. Contém uma descrição do evento e as condições de participação.

Como escrever e fazer cartas de negócios?

Regras gerais que precisam seguir:

  1. Brevidade (adjetivo mínimo, palavras de entrada, raciocínio).
  2. Para cada pensamento - um parágrafo separado. Por exemplo, no primeiro - uma indicação do ponto quebrado do contrato, no segundo - o requisito no terceiro é uma descrição das conseqüências.
  3. Um tom ligeiramente "burocrático" da "terceira parte" é preferível: "Por favor, considere ..." ", Especialista oferece conselhos ...", etc. Um grau maior de informalidade permite ofertas comerciais e convites, pois as ferramentas de marketing são usadas nelas. Mas opções como "Olá, meu nome é Maria, e eu ..." são considerados um tom ruim.
  4. Interpretações não ambíguas: é melhor escrever não "durante o horário de trabalho" e "de 10 a 18 durante a semana".
  5. A menção de documentos e acordos deve ser especificada: Acordo nº 5 de 24.12.2000, uma carta de 19.08.2021, um acordo em uma reunião em 19 de setembro.
  6. Erros de ortografia e pontuação causam danos à imagem de negócios.
  7. Declarações emocionais são inaceitáveis. Mesmo um funcionário público (obrigado a responder a todas as cartas, independentemente de adequação) permitido ignorar mensagens com insultos.

Características de cartas formais:

  • Deve conter os detalhes da organização. Normalmente, para isso, o formulário oficial com o "CAP" está sendo desenvolvido: o nome, o estanho, ogrn ou ograp, endereço, detalhes, possivelmente o logotipo ou o emblema.
  • O destinatário é indicado à direita acima: o nome da organização e posição (ou pelo menos a divisão). Se possível, escreva um nome. Requisitos, solicitações, reclamações, ofertas de endereços estritamente .
  • Em um email (diretamente no campo do mensageiro), um bom tom de comunicação empresarial é considerado uma saudação pessoal. Desde recursos formalizados ("Sr.", "camarada") na Rússia saiu do uso, a fórmula geralmente aceita é considerada: "Olá, Svyatoslav Fedorovich". O uso de um nome ou nome com patronímico depende de como o destinatário assinou seus e-mails, como ele mesmo parece ou de informações oficiais sobre isso no site da empresa.
  • Na correspondência oficial, o título deve corresponder ao tipo de letra: uma reivindicação, um requisito, carta de garantia, convite, etc. Em alguns casos (informações, solicitação, confirmação), você pode fazer sem um cabeçalho. Em e-mails, o papel do cabeçalho é jogado pelo campo "tema".

Estrutura de cartas de negócios: onde começar e como terminar a mensagem?

Se você tiver os arquivos anexados à letra, deverá especificar os documentos nos documentos de texto e listar. Na correspondência oficial, eles são indicados como aplicativos com números e nomes.

A carta oficial é assinada para a leste abaixo do texto do conteúdo com o nome da organização e do post (ou o "status", se os serviços forem oferecidos no freelancer ou no formato de autônomo - "especialista", " especialista em ... "). As cartas oficiais da organização ou IP devem conter uma assinatura real ou fac-símile. As informações não podem ser registradas, o resto é necessário.

Em letras eletrônicas, é melhor se inscrever não às iniciais, mas o nome completo (patronímico - à vontade).

As regras de correspondência dos negócios implicam que, sob a assinatura, o remetente indica todos os seus possíveis contatos - telefone, mensageiro, endereço de e-mail.

Exemplos de cartas de negócios

Imagine que você precisa fazer um pedido de acesso ao escritório dentro do escritório. Abaixo está a amostra, como você pode escrever uma carta de negócios neste caso:

Diretor da LLC "Snab" Ivanov O.b.

Em resposta à sua carta de 01.03.2020, sobre limitar o acesso ao edifício, informamos o seguinte:

  1. Em 29 de março de 2020, o acesso ao escritório de 16 inquilinos Levchuk Anna Petrovna é necessário.
  2. Nos outros dias no escritório, o trabalho não será feito.

Se necessário, pronto para fornecer pular.

Com respeito, Levchuk A.P.

Individual empresáriourvyukuk anna [email protected]

Um exemplo de uma carta de negócios com uma solicitação para retornar fundos pagos por conta. Por favor, observe como a mensagem é concluída - os detalhes são especificados para retornar o dinheiro.

Em Contabilidade Coruja "Vasco"

Contador LLC "Dawn" Agosto 01, 2020 foi erroneamente pago por conta nº 1234 de 20.08.2020. Peço-lhe para devolver o dinheiro no valor de 3.737.00 rublos (três mil setecentos e trinta e sete rublos 00 Kopecks)

À despesa de "Dawn" LLC. Contas obrigatórias: P / S: 4080xxxxxxxx Chfilal "ponto" PJSC Bank "Abertura da Corporação Financeira" Moscowk / MF 3010xxxxxxxhhbick: 044xxxxxfffri Precisa de fornecer informações adicionais.

Chefe Accountant LLC "Dawn" ______________ ivanova ob [email protected]

Onde aprender a escrever cartas?

Se esta habilidade é necessária para você em um nível sério, há cursos especiais. Eles são treinados em negociações comerciais, incluindo comunicações por escrito. Abaixo estão exemplos de tais programas.

Negociações comerciais

Curso on-line na Netologia da Universidade. Diga como negociar a partir do momento da primeira reunião antes da conclusão do contrato. Incluindo ensinar habilidades de correspondência comercial. O curso pode ser passado pelo empregador.

Correspondência comercial em inglês

Curso na habilidade. Você aprenderá sobre as características das comunicações com clientes estrangeiros. Aprenda a negociar as reuniões, descrevem projetos e tarefas, apresentem os serviços e bens da empresa, discutam questões financeiras e muito mais. Para passar o curso, você precisa saber a língua ao nível do intermediário (B2) ou superior.

Regras de correspondência comercial

Com as cartas de negócios na organização e vários casos podem aplicar tanto um indivíduo quanto os funcionários das empresas. O status das assinaturas é importante: IP, freelancer, autônomo, os cidadãos agem de sua própria pessoa.

As regras de ética empresarial exigem uma resposta às cartas O mais cedo de três dias úteis . Ofertas comerciais, convites, notificações não implicam feedback obrigatório. As organizações públicas podem ter outros tempos de resposta identificados para correspondência recebida.

Requisitos, reclamações, recusa e solicitações são desculpas. Mesmo que a empresa não veja as falhas por si só - a preservação da reputação e a chance de mais cooperação exigem isso.

Como escrever cartas de e-business?

  1. A correspondência eletrônica entre as organizações é realizada a partir do endereço corporativo da empresa ou funcionário. Em várias empresas russas, há proibições de consideração de comunicações provenientes de endereços "não oficiais".
  2. Freelancer ou autônomo também vale um "negócio" endereço de e-mail.
  3. Envie uma carta com um campo vazio "tema" - a mais profunda violação da ética nos negócios.
  4. Se a mensagem for de natureza oficial, é importante confirmar a confirmação de sua recepção.
  5. Formando uma resposta, é útil garantir que a história da correspondência seja preservada nele. Recomenda-se evitar a referência de resposta automática no assunto (re: ...). É melhor exibir o conteúdo (por exemplo, "responder aos prazos para a execução do projeto do Office"). O destinatário pode ser centenas de mensagens. Encontre as informações desejadas entre todos "re: ..." é difícil.

Dissemos como escrever cartas de negócios mostrou exemplos e amostras de seu design. Seguindo essas regras, você pode fazer qualquer correspondência comercial de acordo com os padrões adotados.

Postado por kadrof.ru. (Kadrofid: 79032) Adicionado: 14.04.2021 às 19:45

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Como começar uma carta de negócios

Você não deve considerar um ponto fresco insignificante para atrair o destinatário. Sobre quem e como entrar em contato com a correspondência comercial, diz Natalia Klishin.

Muitas vezes, começando uma carta do apelo "querida ...", lembre-me de como um dos altos gerentes da preparação de cartas para o presidente, o presidente do governo ou o presidente da Academia Russa de Ciências exigiu o apelo " profundamente água ... ". Por alguma razão, esse requisito nos causou muitas piadas. Lembrei-se do "homem de espalhados" da rua da piscina Samuel Marshaka. E seu famoso apelo "valor profundo esculpido! Carbonato da transportadora! " Estávamos interessados ​​em como o respeito profundamente do camarada.

E em vão riu, pelo caminho. Os recursos começam com as palavras "profundas" e "duráveis" são usadas com o apelo oficial para uma pessoa particularmente importante e funcionários que ocupam uma posição alta. É assim que é aceito não apenas para as primeiras pessoas do Estado, membros do governo e parlamento, mas também a famosas figuras de ciência, figuras públicas. Virando-se para uma carta para o acadêmico preciso é simplesmente "respeitado", você não pode mais ofender o destinatário.

Nem todos os dias escrevemos para o presidente ou membros do governo, mas aqui cartas com qualquer reclamação ou um pedido de chefes altos às vezes precisam escrever. Eu não sei o quão profundamente você respeita seu prefeito ou o governador, mas se você tiver que escrever uma carta com qualquer solicitação, eu sinceramente aconselho você a usar o contato "profundamente alta". A palavra que significa "muito respeitado" (o dicionário explicativo de Ozhegov) ou "digna de profundo respeito" (o moderno dicionário explicativo da língua russa Efraim). Eu acho que qualquer representante das autoridades lerá um recurso de prazer. Apenas uma palavra no início da carta, mas às vezes pode superar a balança a seu favor. Como dizem, a "gentil bezerro duas sujeiras suga".

Recentemente, em um dos fóruns, encontrei uma pergunta, que tipo de sinal de pontuação depois de apelo no início da carta: Marca de exclamação ou vírgula. Eu coloquei uma marca de exclamação sobre o hábito - eu fui me ensinou, mas eu conheci e exigi uma vírgula depois de abordar alguns chefes. Aparentemente, essas pessoas que costumam conduzir correspondências em inglês transferem automaticamente muitas regras de gramática inglesa e sobre a correspondência em russo. Às vezes é enganoso e literatura de negócios, na qual esses exemplos são dados:

Queridos Senhores, cuidadosamente considerados sua carta em que ....

Uove?

Serviço de referência russo no portal Gramota.ru. Permite ambas as opções. Ao mesmo tempo, a atenção é atraída para o fato de que após uma marca de exclamação, uma sentença deve ser fornecida de uma letra maiúscula e após a vírgula.

O apelo na carta de negócios russos é geralmente localizado no centro e separado do texto principal em um espaço. A primeira frase da carta começa com o parágrafo. Bem, como você está após a lacuna e até mesmo com o parágrafo começa a escrever uma oferta das letras minúsculas? Mas em uma carta pessoal, o texto geralmente começa a escrever na mesma linha que o apelo. Nesse caso, após o contato, você também pode colocar uma vírgula, e o texto da carta continua a escrever das letras minúsculas.

Por que, no entanto, uma marca de exclamação? Eu darei várias opções de resposta:

"Ponto de exclamação (!) - Um sinal de pontuação, que é levantado no final da proposta para expressar espanto, chamada, sentimento forte, excitação e semelhantes".

"Os nomes da maioria dos sinais de pontuação em russo são os russos originais, e o próprio termo de pontuação assina com o verbo até o pontivo -" parar "," atraso em movimento ". Se o escritor coloca uma marca de exclamação no final da proposta, mostra o quanto o conteúdo de sua própria declaração está preocupada. "

Para a questão da secretária da faculdade de Efim Fomich Perechadin, o herói da história de Chekhov "Styatochnaya Story)" ", quando uma marca de exclamação é colocada nos jornais", a esposa de sua esposa, que muitas vezes gabou do fato de que "Não é de admirar na pousada Sete anos e de coração A gramática sabe, respondeu confiantemente:" Este sinal é definido em apelos, exclamações e expressões de deleite, indignação, alegria, ira e outros sentimentos ".

Minha resposta é - colocar uma marca de exclamação após o manuseio, nos esforçamos para atrair a atenção do destinatário e chamá-lo não apenas para ler a carta, mas para cumprir nosso pedido, "alcance", e às vezes "terminar". Caro Ivan Ivanovich!

E a palavra "querida" e uma marca de exclamação? Em correspondência empresarial em russo, é costume entrar em contato com o destinatário pelo nome-patronímico. Como último recurso, você pode entrar em contato com o sobrenome: "Caro Sr. Petrov!". Na minha opinião, o recurso do sobrenome é bastante apropriado na carta de receita do que no pedido. Por nome, o patronímico nós geralmente abordamos familiar, tal apelo faz com que a localização do destino, familiar seja mais difícil de recusar.

Ao entrar em contato imediatamente a vários destinatários, eles atualmente usam o apelo "querido senhor!", E ao entrar em contato com as notas de serviço dentro de uma organização, é apropriado usar o apelo "queridos colegas!"

Em correspondência diplomática - Regras próprias. É costume entrar em contato com o título: "Caro Sr. Embaixador!", Caro Sr. Ministro ", ou" Sua Excelência! " Mas este é um tópico separado.

E como você apela? Escreva nos comentários!

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