Cum să scrieți scrisori de afaceri: Unde să începeți și cum să terminați o scrisoare cu exemple

Cum să scrieți scrisori de afaceri (cu exemple și mostre)

Cum să scrieți scrisori de afaceri (cu exemple și mostre)

Pentru a corespunde clienților sau partenerilor să aibă forță juridică, este important să se aranjeze corect. În articolul veți învăța cum să scrieți o scrisoare de afaceri pentru a vă proteja interesele. Aceste abilități sunt necesare pentru toți, în special independenți.

Conținutul articolului:

Ce este o scrisoare de afaceri?

Acest apel scris la un potențial sau un partener de afaceri real sau la instanțe oficiale. Scopul său este de a încuraja destinatarul la acțiune (produse de cumpărare, să îndeplinească condițiile, să ofere clarificări, să contactați noua adresă, să trimiteți documente).

Apariția e-mailului a condus la faptul că toată corespondența de afaceri a fost împărțită în grupuri:

Hârtie

Trebuie să conțină o serie de detalii obligatorii care să fie obligatorii din punct de vedere juridic.

În formă de hârtie electronică

Este întocmit în formate de birou (Doc, Docx, RTF, PDF) și conține detalii. Atașat sub formă de atașamente.

Electronic

Manipularea directă sub forma unui e-mail.

Este important să știți cum să scrieți scrisori de afaceri. De la cât de mult de aranjează, probabilitatea și viteza adresei acțiunilor preconizate. Stilul și conținutul corespondenței determină succesul cooperării cu partenerii și instanțele oficiale.

O scrisoare de afaceri nu ar trebui să fie confundată cu o corespondență informală între colegi și parteneri. Diferența dintre ele constă în pozițiile părților:

  • Scrisoarea de afaceri este un apel în numele unei organizații sau a unui specialist. Stilul și formularul implică utilizarea ulterioară în starea documentului. În dezacordul sau dezvoltarea parteneriatului, acesta va confirma informațiile (faptul că circulația, data, condițiile etc.).
  • Conversații informale, chiar și în formă electronică, "nu alegeți nimic". Prin urmare, mulți experți recomandă (și în unele organizații managerii solicită direct), este obligatoriu să se înregistreze toate acordurile realizate sub formă de corespondență de afaceri, chiar dacă nu sunt așteptate dezacorduri.

Forma și stilul scrisorilor de afaceri trebuie să încurajeze destinația "da cazul": să studieze informațiile, să o transfere mai departe, să adere la acorduri.

Corespondența dintre "Maria Designer" și "Lena de client" în mesager în stilul "OK, fac" - nu legați cuvintele la nimic. E-mail: "TK a primit. Termenul de execuție este de 14 decembrie inclusiv. Artist - Designer Kosmakova Maria "- Aceasta este ceea ce vă puteți referi! Încredere în partenerul de afaceri, încrederea a doua opțiune va oferi mai probabil să.

Abilitatea de a comunica, inclusiv în scris, este atât de importantă încât acum pe internet există cursuri speciale pe această temă. De exemplu, la netologia universității este învățată negocierea, inclusiv regulile corespondenței de afaceri, comunicările la telefon, comunicarea personală, gestionarea emoțiilor și multe. Cursul poate fi trecut în detrimentul angajatorului, ceea ce face aproximativ 40% dintre studenți.

Dacă lucrați cu clienți străini, este posibil să fiți interesat de un curs de corespondență de afaceri în limba engleză. Acesta se desfășoară la Universitatea Skillbox. Este nevoie de nivelul de cunoaștere a limbii engleze nu inferioare (B2).

Tipuri de scrisori de afaceri

  1. Informațională. Materialele trimise în cadrul cooperării (de exemplu, managerul HR transmite clientului un rezumat al candidaților sau un departament comercial specializat - un eșantion al contractului).
  2. Garanție. Confirmă obligațiile și conține o cerere de accelerare a acțiunilor (de exemplu, transportul mărfurilor cu post-plată).
  3. Ofertă comercială. Sinteza publicității și propunerilor de cooperare.
  4. Înștiințare. AVERTISMENT Pentru a schimba circumstanțele (schimbarea detaliilor, adreselor, graficelor etc.).
  5. Oferi. Un document care confirmă disponibilitatea de a coopera pe baza unui număr de condiții esențiale. Acesta poate fi trimis în cursul participării la concurs, coordonarea prealabilă a contractului, selectarea propunerilor.
  6. Cerere. Cereți clarificări, informații, informații. Este întocmit ca o cerere ("Vă rugăm să explicați ..., trimiteți ... etc.).
  7. Publicitate (plângere). Conține o indicație a încălcării termenilor contractului (sau a acordurilor), acțiunilor inacceptabile. Pentru acest formular, trimiterea la elementele contractuale sau ofertei, specificul cerințelor și descrierea consecințelor negative în neîndeplinirea lor (penalități, amenzi, recurs la Curte, colaborarea de cooperare etc.) .
  8. Scrisoarea de transmisie. Poate fi atât o confirmare formală (de exemplu, un inventar de inventar pentru a confirma primirea documentelor) și explicarea motivului pentru trimiterea unui document (de exemplu, trimiterea unui rezumat, reclamantul explică ceea ce la atras vacanța și de ce se consideră el însuși un candidat adecvat).
  9. Confirmarea primirii documentelor și a scrisorilor. Acesta nu este doar un "ton bun" al comunicării de afaceri, ci și o demonstrație a obligațiilor luate. Folosind Confirmare, specialistul poate reduce numărul de apeluri și apeluri inutile ".
  10. Scrisoare - feedback. În acest caz, elementul necesar este o indicație a unui document sau a unei întrebări primite.
  11. Cerere. Este imposibil să se excludă cazurile de pierdere a documentelor, transferul de întâlniri, neînțelegeri, apariția unor condiții suplimentare. Scrisoarea de solicitare vă permite să rezolvați orice întrebări în timp util.
  12. Scrisoare - Fixarea informațiilor importante. Toate acordurile orale și informale au sens pentru a repara în scris.
  13. Părere. Un astfel de document poate conține informații pozitive sau negative despre experiența cooperării, activitatea specialiștilor specifici, mulțumiri, felicitări.
  14. Invitație. Conține o descriere a evenimentului și a condițiilor de participare.

Cum să scrieți și să faceți scrisori de afaceri?

Reguli generale care trebuie urmate:

  1. Brevitate (adjectiv minim, cuvinte de intrare, raționament).
  2. Pentru fiecare gând - un paragraf separat. De exemplu, în primul rând - o indicație a punctului rupt al contractului, în al doilea - cerința din al treilea este o descriere a consecințelor.
  3. Un ton ușor "birocratic" din "terță parte" este preferabil: "Vă rugăm să luați în considerare ...", "Expert oferă sfaturi ...", etc. Un grad mai mare de informalitate permite ofertele comerciale și invitații, deoarece instrumentele de marketing sunt utilizate în ele. Dar opțiunile ca "Bună ziua, numele meu este Maria, și eu ..." sunt considerate un ton rău.
  4. Interpretări fără ambiguitate: Este mai bine să nu scrieți "în timpul orelor de lucru" și "de la 10 la 18 în zilele lucrătoare".
  5. Mențiunea documentelor și a acordurilor ar trebui specificată: Acordul nr. 5 din 24.12.2000, o scrisoare din 19.08.2021, un acord la o reuniune din 19 septembrie.
  6. Erori în ortografie și punctuație provoacă daune imaginii de afaceri.
  7. Declarațiile emoționale sunt inacceptabile. Chiar și un funcționar public (obligat să răspundă tuturor scrisorilor, indiferent de adecvare), a permis să ignore mesajele cu insulte.

Caracteristicile scrisorilor oficiale:

  • Trebuie să conțină detaliile organizației. De obicei, pentru aceasta, se dezvoltă formularul oficial cu "capacul": numele, staniu, OGRN sau Ograp, adresa, detalii, eventual logo-ul sau emblema.
  • Destinatarul este indicat pe partea de mai sus: numele organizației și poziției (sau cel puțin divizia). Dacă este posibil, scrieți un nume. Cerințe, solicitări, revendicări, oferte de adrese strict .
  • Într-un e-mail (direct în domeniul mesagerului), un bun ton de comunicare în afaceri este considerat un salut personal. Deoarece apelurile formalizate ("Domnul", "tovarășul") în Rusia au ieșit din Rusia, formula de salut general acceptată este considerată a fi: "Bună ziua, Svyatoslav Fedorovici". Utilizarea unui nume sau a unui nume cu patronimie depinde de modul în care destinatarul și-a semnat e-mailurile, așa cum pare el însuși sau de la informații oficiale despre acesta pe site-ul companiei.
  • În corespondența oficială, titlul trebuie să se potrivească cu tipul de scrisoare: o revendicare, o cerință, o scrisoare de garanție, invitație etc. În unele cazuri (informații, solicitare, confirmare) puteți face fără un antet. În e-mailuri, rolul antetului este jucat de domeniul "temă".

Structura scrisorilor de afaceri: Unde să începeți și cum să terminați mesajul?

Dacă aveți fișierele atașate la literă, trebuie să specificați documentele din documentele de text și să listați documentele. În corespondența oficială sunt indicate ca aplicații cu numere și nume.

Scrisoarea oficială este semnată la dreptul de sub textul conținutului cu numele organizației și postul (sau "Status", dacă serviciile sunt oferite pe freelancing sau în formatul lucrătorilor independenți - "Expert", " Specialist în ... "). Scrisorile oficiale ale organizației sau IP ar trebui să conțină o adevărată semnătură sau fax. Informațiile nu pot fi înregistrate, restul este necesar.

În scrisorile e-business, este mai bine să vă abonați nu la inițiale, ci numele complet (Patronimic - la Will).

Regulile corespondenței de afaceri implică faptul că sub semnătură, expeditorul indică toate contactele sale posibile - telefon, mesager, adresa de e-mail.

Exemple de scrisori de afaceri

Imaginați-vă că trebuie să faceți o cerere de acces la birou în cadrul Oficiului. Mai jos este eșantionul, cum puteți scrie o scrisoare de afaceri în acest caz:

Director al LLC "SNAB" Ivanov O.B.

Ca răspuns la scrisoarea dvs. de la 01.03.2020, despre limitarea accesului la clădire, informăm următoarele:

  1. La 29 martie 2020, este necesară accesul la biroul de 16 chiriaș Levchuk Anna Petrovna.
  2. În celelalte zile din birou, munca nu se va face.

Dacă este necesar, gata să furnizeze sărite.

Cu respect, levchuk a.p.

Individul antreprenurvyukuk anna [email protected]

Un exemplu de scrisoare de afaceri cu o cerere de returnare a fondurilor plătite prin cont. Rețineți că mesajul este finalizat - detaliile sunt specificate pentru a returna banii.

În contabilitatea OWL "VASCO"

Contabil LLC "Dawn" august 01, 2020 a fost plătită în mod eronat pentru contul nr. 1234 din 20.08.2020. Vă rog să returnați banii în valoare de 3.737.00 ruble (trei mii șapte sute treizeci șapte ruble 00 kopecks)

În detrimentul "Dawn" LLC. Conturi obligatorii: P / S: 4080xxxxxxxxh chfilal "Point" PJSC Bank "Deschidere corporație financiară" Moscova / MF 3010xxxxxxxhhbick: 044xxxxxphphphphphro este gata să furnizeze informații suplimentare.

Chief Contabil LLC "Dawn" ______________ Ivanova Ob [email protected]

Unde să înveți să scrie scrisori?

Dacă această abilitate este necesară pentru dvs. la un nivel grav, există cursuri speciale. Aceștia sunt instruiți în negocierile de afaceri, inclusiv comunicațiile în scris. Mai jos sunt exemple de astfel de programe.

Negocierile de afaceri

Curs online la Netologia Universității. Spuneți cum să negociem de la momentul primei întâlniri înainte de încheierea contractului. Inclusiv abilitățile de corespondență de afaceri. Cursul poate fi trecut prin angajator.

Corespondența de afaceri în limba engleză

Curs în cutia de pricepere. Veți afla despre caracteristicile comunicărilor cu clienții străini. Învață să negociezi întâlnirile, să descrie proiectele și sarcinile, să prezinte serviciile și bunurile companiei, să discute problemele financiare și multe altele. Pentru a trece cursul, trebuie să cunoașteți limba la nivelul intermediarului (B2) sau mai mare.

Regulile corespondenței de afaceri

Cu scrisori de afaceri în organizație și diverse instanțe pot aplica atât un individ, cât și angajați ai companiilor. Statutul de semnături este important: IP, Freelancer, Lucru independent, cetățenii acționează de la propria lor persoană.

Regulile de etică a afacerilor necesită un răspuns la litere Nu mai târziu de trei zile lucrătoare . Oferte comerciale, invitații, notificări nu implică feedback obligatoriu. Organizațiile publice pot avea un alt timp de răspuns identificat pentru corespondența primită.

Cerințele, revendicările, refuzurile și cererile sunt scuze. Chiar dacă compania nu vede defectele în spatele ei - păstrarea reputației și șansele de cooperare ulterioară necesită acest lucru.

Cum de a scrie scrisori de e-business?

  1. Corespondența electronică între organizații se desfășoară de la adresa corporativă a companiei sau a angajatului. Într-o serie de companii rusești, există interdicții pentru examinarea comunicărilor provenite din adresele "neoficiale".
  2. Freelancer sau angajat pe cont propriu merită, de asemenea, o adresă de e-mail "de afaceri".
  3. Trimiteți o scrisoare cu un câmp gol "Temă" - cea mai profundă încălcare a eticii în afaceri.
  4. Dacă mesajul este oficial în natură, este important să confirmați confirmarea recepției sale.
  5. Formarea unui răspuns, este util să se asigure că istoria corespondenței este păstrată în ea. Se recomandă evitarea referinței de răspuns automat în subiect (Re: ...). Este mai bine să afișați conținutul (de exemplu, răspunsul la termenele limită pentru executarea proiectului Office "). Destinatarul poate fi sute de mesaje. Găsiți informațiile dorite între toate "Re: ..." este dificil.

Am spus cum să scriem scrisori de afaceri au arătat exemple și eșantioane ale designului lor. În urma acestor reguli, puteți face orice corespondență de afaceri în conformitate cu standardele adoptate.

Postat de kadrof.ru. (Kadrofid: 79032) Adăugat: 14.04.2021 la 19:45

Recomandat

Cinci întrebări care trebuie să fie solicitate clienților

Ați primit o comandă, a trecut la timp proiectul și ați primit plata. Se pare că totul este bine. Dar nu! Este important să setați întrebările speciale ale clientului care vor ajuta ...

Clientul nu are bani: Ce să faceți și cum să răspundeți la o obiecție?

Când clientul spune că nu are bani, nu înseamnă întotdeauna lipsa de buget. Adesea, există bani, dar refuzi să fii pretext ...

Cum să începeți o scrisoare de afaceri

Nu trebuie să luați în considerare un punct de vedere nesemnificativ să facă apel la destinatar. Despre cine și cum să contacteze corespondența de afaceri, spune Natalia Klishin.

Adesea, a începe o scrisoare de la recursul "Dragă ...", îmi amintesc cum unul dintre managerii înalți în pregătirea scrisorilor către președinte, președintele guvernului sau președintele Academiei de Științe Ruse a cerut recursul " adâncime ... ". Din anumite motive, această cerință ne-a determinat o mulțime de glume. Și-au amintit "omul împrăștiat" de pe strada bazinului Samuel Marshka. Și faimosul său apel "sculptat adânc! Carbonat de carieră! " Am fost interesați de cât de mult respectul de tovarășii.

Și în zadar chicoti, apropo. Apelurile începând cu cuvintele "profund-menținute" și "durabile" sunt utilizate cu apelul oficial la o persoană deosebit de importantă și oficialii care ocupă o poziție înaltă. Acesta este modul în care este acceptat nu numai primelor persoane ale statului, membri ai Guvernului și Parlamentului, ci și la celebra figuri ale științei, figuri publice. Transformarea la o scrisoare la academicianul precis este pur și simplu "respectată", nu mai puteți ofensa destinatarul.

Nu în fiecare zi scriem președintelui sau membrilor guvernului, dar aici scrisori cu orice plângere sau o cerere de șefi mari trebuie uneori să scrie. Nu știu cât de profund vă respectați primarul sau guvernatorul, dar dacă trebuie să scrieți o scrisoare cu orice solicitare, vă sfătuiesc sincer să utilizați persoana de contact "adâncime". Cuvântul care înseamnă "foarte respectat" (dicționarul explicativ al Ozhegov) sau "vrednic de respect profund" (dicționarul explicativ modern al limbii ruse Ephraim). Cred că orice reprezentant al autorităților va citi un astfel de recurs cu plăcere. Doar un singur cuvânt la începutul scrisorii, dar uneori poate depăși scalele în favoarea ta. După cum se spune, "vițel blând două murdărie suge".

Recent, la unul dintre forumuri, am întâmpinat o întrebare, ce fel de semn de punctuație după recurs la începutul scrisorii: Semne de exclamare sau virgulă. Am pus un semn de exclamare asupra obiceiului - m-am învățat, dar m-am întâlnit și am cerut o virgulă după ce am abordat niște șefi. Se pare că acei oameni care desfășoară adesea corespondența în limba engleză transferă automat multe reguli de gramatică engleză și corespondența în limba rusă. Uneori este înșelătoare și literatura de afaceri, în care sunt date astfel de exemple:

Dragi domnilor, am considerat cu atenție scrisoarea dvs. în care ....

Howler?

Serviciul de referință al Rusiei pe portal Gramota.ru. Permite ambele opțiuni. În același timp, se atrage atenția asupra faptului că, după o marcă de exclamare, o propoziție ar trebui să fie furnizată dintr-o scrisoare de capital și după virgulă.

Apelul din scrisoarea de afaceri din Rusia este de obicei localizată în centru și separată de textul principal într-un singur spațiu. Prima teză a scrisorii începe cu paragraful. Ei bine, cum vă aflați după decalaj și chiar și cu paragraful începe să scrie o ofertă din literele mici? Dar într-o scrisoare personală, textul începe adesea să scrie pe aceeași linie ca și recursul. În acest caz, după ce ați contactat, puteți pune și o virgulă, iar textul literei continuă să scrie de la literele mici.

De ce totuși un semn de exclamare? Voi da mai multe opțiuni de răspuns:

"Marca de exclamare (!) - Un semn de punctuație, care este ridicat la sfârșitul propunerii de a exprima uimirea, apelul, sentimentul puternic, entuziasmul și altele asemenea".

"Numele celor mai multe semne de punctuație în limba rusă sunt rușii originali și termenul însuși de semne de punctuație la verbul de a pedepsi -" opri "," întârziere în mișcare ". Dacă scriitorul pune un semn de exclamare la sfârșitul propunerii, acesta arată cât de mult este îngrijorat conținutul declarației sale. "

La chestiunea secretarului de colegiu al lui Efim Fomich Perechadadin, eroul povestirii lui Chekhov "semn de exclamare (Svyatinatchnaya Story)", "Când un semn de exclamare este pus în ziare", soția soției sale, care a lăudat adesea faptul că "Nu e de mirare în pensiune șapte ani și prin inimă gramatica știe, a răspuns cu încredere:" Acest semn este pus la apeluri, exclamații și expresii de încântare, indignare, bucurie, mânie și alte sentimente ".

Răspunsul meu este - punerea unui semn de exclamare după manipulare, ne străduim să atragem atenția destinatarului și să o numim doar să citim scrisoarea, ci să ne îndeplinim cererea, "ajunge" și, uneori, "terminați". Dragă Ivan Ivanovici!

Și cum rămâne cu cuvântul "draga" și un semn de exclamare? În corespondența de afaceri în limba rusă, este obișnuită să contactați destinatarul cu numele-patronimic. Ca o ultimă soluție, puteți contacta numele de familie: "Dragă domnul Petrov!". În opinia mea, recursul de la numele de familie este mai degrabă adecvat în scrisoarea de revendicare decât în ​​cerere. După nume, patronimul pe care îl adresăm de obicei familiar, un astfel de apel cauzează locația destinației, familiară este mai dificil de refuzat.

Atunci când contactați imediat mai multor destinatari, ei folosesc în prezent recursul "Dragă Domn!", Iar atunci când contactează notele de serviciu într-o singură organizație, este oportun să se folosească apelul "Dragi colegi!"

În corespondența diplomatică - Reguli proprii. Este obișnuit să contactați titlul: "Dragă domnul Ambasador!", "Dragă domnul Ministru", sau "Excelența voastră!". Dar acesta este un subiect separat.

Și cum faceți apel? Scrieți în comentarii!

Статьи

Добавить комментарий