Бизнес хаттарды қалай жазуға болады: қайда бастау керек және хатты мысалдармен қалай аяқтауға болады

Бизнес-хаттарды қалай жазуға болады (мысалдармен және үлгілермен)

Бизнес-хаттарды қалай жазуға болады (мысалдармен және үлгілермен)

Клиенттерге немесе серіктестерге заңды күшке ие болу үшін дұрыс реттеу маңызды. Мақалада сіз өзіңіздің мүдделеріңізді қорғау үшін іскери хат жазуды үйренесіз. Бұл дағдылар барлығына, әсіресе фрилансерлерге қажет.

Мақаланың мазмұны:

Іскерлік хат дегеніміз не?

Бұл жазбаша ықтимал немесе нақты іскерлік серіктеске немесе ресми серіктестерге жазылған шағымдану. Оның мақсаты - адресатты іс-әрекетті ынталандыру (сатып алу, жағдайларды орындау, нақтылау, жаңа мекен-жаймен байланысыңыз, құжаттарды жіберу).

Электрондық поштаның пайда болуы барлық іскерлік хат алмасудың топқа бөлінгеніне әкелді:

Қағаз

Заңды күші бар бірнеше міндетті мәліметтер болуы керек.

Электрондық қағаз тәрізді

Ол Office форматтарында (DOC, DOCX, RTF, PDF) жасалады және олардан тұрады. Тіркемелер түрінде бекітілген.

Электронды

Электрондық пошта түрінде тікелей өңдеу.

Бизнес хаттарды қалай жазу керектігін білу маңызды. Қанша ұйымдастыруға, күтілетін әрекеттердің ықтималдығы мен жылдамдығы байланысты. Сырттай корреспонденция стилі мен мазмұны серіктестермен және ресми жағдайлармен ынтымақтастықтың сәтті екенін анықтайды.

Іскери хат әріптестер мен серіктестер арасындағы бейресми хат алмасумен шатастырылмауы керек. Олардың арасындағы айырмашылық тараптардың лауазымдарында жатыр:

  • Іскерлік хат ұйым немесе маманның атынан шағымданады. Стиль мен форма құжаттың күйінде одан әрі пайдалануды білдіреді. Серіктестіктің келіспеуі немесе дамуында ол ақпаратты растайды (айналым, күн, шарттар және т.б.).
  • Бейресми әңгімелер, тіпті электронды түрде, «бір нәрсені таңдамаңыз». Сондықтан көптеген сарапшылар ұсынылады (және кейбір ұйымдар менеджерлер тікелей талап етеді), егер келіспеушіліктер күтілмесе де, іскерлік хат алмасу түрінде қол жеткізілген барлық келісімдерді есепке алу міндетті.

Іскерлік хаттардың нысаны мен стилі «жағдайды бер» тағайындауды ынталандыруы керек: ақпаратты зерттеу, оны әрі қарай беру, келісімдерді ұстану.

«Мария дизайнері» және «Клиенттер Лена» мен «Тұтынушы Лена» арасындағы хат алмасу «Жарайды, мен» стиліндегі «Мен» стиліндегі «Мен» сөзсіз. Электрондық пошта: «TK алды. Орындау мерзімі 14 желтоқсан, инклюзивті. Суретші - Дизайнер - Дизайнер Космакова Мария »- Бұл сіз сілтеме жасай аласыз! Іскери серіктеске сену, екінші нұсқаның сенімі көбірек болады.

Байланыс, оның ішінде жазбаша түрде, соншалықты маңызды, қазір Интернетте осы тақырып бойынша арнайы курстар бар. Мысалы, университетте Нетологияда, соның ішінде іскери хат алмасу, телефон, жеке байланыс, эмоция мен эмоцияны басқару туралы келіссөздер жүргізіліп жатыр. Курсты жұмыс беруші есебінен өткізуге болады, бұл студенттердің 40% құрайды.

Егер сіз шетелдік клиенттермен жұмыс жасасаңыз, оларды ағылшын тіліндегі іс қағаздарын жүргізу курсы қызықтыруы мүмкін. Ол шеберлік жиналысында өткізіледі. Бұл ағылшын тілін төмен деңгейден төмен емес (B2) білу деңгейін талап етеді.

Іскери хаттардың түрлері

  1. Ақпараттық. Ынтымақтастық аясында жіберілген материалдар (мысалы, кадрлар менеджері клиентті кандидаттардың қысқаша мазмұны немесе коммерциялық бөлімімен - келісімшарттың үлгісі).
  2. Кепілдік. Міндеттемелерді растайды және әрекеттерді жеделдету туралы өтініш бар (мысалы, тауарларды төлемнен кейінгі жеткізу).
  3. Коммерциялық ұсыныс. Жарнаманы синтездеу және ынтымақтастық жөніндегі ұсыныстар.
  4. Ескерту. Жағдайларды өзгерту туралы ескерту (мәліметтерді өзгерту, мекен-жайлар, графика және т.б.).
  5. Ұсыныс. Бірқатар маңызды жағдайлар негізінде ынтымақтастыққа дайын екендігін растайтын құжат. Оны конкурсқа қатысу барысында, келісімшартты үйлестіру, ұсыныстар іріктеу кезінде жіберілуі мүмкін.
  6. Сұраныс. Түсініктеме, ақпарат, ақпарат сұраңыз. Ол сұрау ретінде жасалады («түсіндіріп беріңіз ..., Жіберіңіз ... және т.б.).
  7. Жарнама (шағым). Құрамында келісімшарттың (немесе келісімдердің), қабылданбайтын әрекеттердің бұзылуының көрсеткіші бар. Осы нысанда келісімшарттар немесе ұсыныс, талаптарға сілтемелер, талаптардың ерекшелігі және олардың орындалмаған теріс салдарын (айыппұлдар, айыппұлдар, сотқа шағымдану, ынтымақтастық саласындағы ынтымақтастық және т.б.) .
  8. Транмиттальдық хат. Бұл ресми растау да болуы мүмкін (мысалы, құжаттарды алу үшін тауарлық-материалдық қорлар) болуы мүмкін (мысалы, құжаттарды алу үшін түгендеу) болуы мүмкін (мысалы, құжаттарды жіберу), мысалы, қысқаша мазмұнды жіберу, өтініш беруші бос орынды қызықтыратынын және оның өзін қалай ойлағанын түсіндіреді қолайлы кандидат).
  9. Құжаттар мен хаттардың түскенін растау. Бұл іскери қарым-қатынастың «жақсы тоны» ғана емес, сонымен қатар қабылданған міндеттемелерді көрсету. Растауды қолдана отырып, маман «қажетсіз» қоңыраулар мен өтініштердің санын азайта алады.
  10. Хат - кері байланыс. Бұл жағдайда қажетті элемент кіріс құжаттың немесе сұрақтың көрсеткіші болып табылады.
  11. Сұрау. Құжаттарды жоғалту, жиналыстарды беру, түсінбеушілік, қосымша шарттардың пайда болу жағдайларын болдырмау мүмкін емес. Сұраныс хаты кез-келген сұрақтарды уақтылы шешуге мүмкіндік береді.
  12. Хат - маңызды ақпаратты бекіту. Барлық ауызша және бейресми келісімдер жазбаша түрде түзетуге мағынасы бар.
  13. Кері байланыс. Мұндай құжатта ынтымақтастық тәжірибесі, нақты мамандардың жұмысы, алғыс, құттықтаулар туралы оң немесе теріс ақпарат болуы мүмкін.
  14. Шақыру. Оқиғаның сипаттамасы және қатысу шарттары бар.

Іскерлік хаттарды қалай жазуға және жасауға болады?

Жалпы ережелер келесі ережелер:

  1. Қысқартушылық (минималды сын есім, енгізу сөздері, пайымдау).
  2. Әр ой үшін - жеке абзац. Мысалы, біріншісінде - келісімшарттың сынған нүктесі, екіншісінде - үшіншіден, оның салдарларының сипаттамасы.
  3. «Үшінші тараптан» аздап «бюрократиялық» тон: «Қарашы ...», «сарапшы кеңес береді ...», т.б. Инфрақұрылымның көп бөлігі коммерциялық ұсыныстар мен шақыруларға мүмкіндік береді, өйткені оларда маркетингтік құралдар қолданылады. Бірақ «Сәлем, менің атым Мария, және мен ...» сияқты опциялар жаман тон болып саналады.
  4. Бірінсіз түсіндірмелер: «жұмыс уақытында», және «жұмыс күндері 10-нан 18-ге дейін» жазған дұрыс.
  5. Құжаттар мен келісімдерді ескеру қажет: 24.12.2000 ж. № 5 келісім, 19.08.2012 ж. Хат, 19 қыркүйектегі жиналыста келісім.
  6. Емлені және тыныс белгілеріндегі қателер іскери кескінге зиян келтіреді.
  7. Эмоционалды мәлімдемелер қабылданбайды. Тіпті мемлекеттік қызметші (тіпті барлық хаттарға жауап беруге міндетті), егер меншікті емес, хабарларды елемеуге рұқсат етілген.

Ресми хаттардың ерекшеліктері:

  • Ұйымның мәліметтері болуы керек. Әдетте, бұл үшін «CAP» -мен ресми нысанда ресми үлгіде: аты, қалайы, огр немесе оград, мекен-жайы, мәліметтер, мүмкін логотип немесе эмблема.
  • Адресат жоғарыда көрсетілген: Ұйымның және лауазымының атауы (немесе кем дегенде бөлу). Мүмкін болса, атау жазыңыз. Талаптар, сұранымдар, шағымдар, ұсыныстар қатаң .
  • Электрондық поштада (тікелей Messenger өрісінде) жеке сәлемдесудің жақсы тоны болып табылады. Ресми өтініштерден («мырза», «жол») Ресейдегі «жолдас») пайдаланылғаннан бері, жалпы қабылданған құттықтау формуласы: «Сәлем, Святослав Федорович». Атаны немесе аты-жөнін әкесінің атын қолдану адресаттың өз хаттарына қалай қол қойғанына байланысты, өйткені өзі бұл туралы немесе компанияның веб-сайтында ресми ақпараттан алынған сияқты.
  • Ресми хат алмасуда тақырып хат түріне сәйкес келуі керек: талап, талап, талап, кепілдік хат, шақыру және т.б. Кейбір жағдайларда (ақпарат, сұрау, растау) сіз тақырыпсыз жасай аласыз. Электрондық пошталарда тақырыптың рөлін «Тақырып» өрісімен ойнатады.

Іскерлік хаттардың құрылымы: қайдан басталып, хабарламаны қалай аяқтауға болады?

Егер сізде әріптерге тіркелген файлдар болса, сіз мәтінді және тізімдегі құжаттарды көрсетуіңіз керек. Ресми хат алмасуда олар сандар мен атаулары бар қолданбалар ретінде көрсетіледі.

Ресми хатта, егер қызметтердің (немесе «мәртебесі» (немесе «мәртебесі» (немесе «мәртебесі», егер қызметтер немесе өзін-өзі жұмыспен қамтығандар форматында ұсынылса, «Маман» маманы ... »). Ұйымның немесе IP ресми хаттарында нақты қолтаңба немесе факс болуы керек. Ақпаратты тіркеу мүмкін емес, қалғаны қажет.

Электрондық бизнес-хаттарда, инициалдарға жазылмаған дұрыс, бірақ толық аты-жөні (әкешегені - қалаушы).

Іскери хат алмасу ережелері қол қою аясында, жіберуші оның барлық мүмкін байланыстарын көрсетеді - телефон, мессенджер, электрондық пошта мекенжайы.

Бизнес хаттардың мысалдары

Кеңсе ішіндегі кеңсеге кіру туралы өтініш жасау керек деп елестетіп көріңіз. Төменде үлгі болып табылады, осы жағдайда іскери хат қалай жаза аласыз:

«Снаб» ЖШС директоры Иванов О.Б.

01.03.20120 ж. Сіздің хатыңызға жауап ретінде ғимаратқа қол жетімділікті шектеу туралы, біз мыналарға хабарлаймыз:

  1. 2020 жылғы 29 наурызда 16 Жалға алушы Левчук аппаратына қол жетімділік қажет.
  2. Басқа күндері кеңседе жұмыс орындалмайды.

Қажет болса, өткізіп жіберуге дайын.

Құрметпен, Левчук А.П.

Жеке кәсіпкервюкук Анна Петровна[email protected]

Шот бойынша төленген қаражатты қайтару туралы сұранысы бар іскери хат мысалының мысалы. Хабарлама қалай аяқталғанын ескеріңіз - мәліметтер ақшаны қайтару үшін көрсетілген.

«VASCO» бублінің буклесуі

«Таңға» ЖШС-нің 2020 жылғы 1 тамыздағы № 1234 Тамыз айында қателесіп, 20.08.20.2020 жылғы № 1234 шотына ақы төленді. Мен сізден 3 737.00 рубль мөлшеріндегі ақшаны қайтаруды сұраймын (үш мың жеті жүз отыз жеті рубль 00 тиын)

«Dawn» ЖШС есебінен Мәскеу / М.ф. 3010xxxxxxxxxxhbick: 044xxxxxhphrhri қосымша ақпарат беруге дайын.

«Таңға» ЖШС бас есепші ЖШС ______________ Иванова ob [email protected]

Хаттар жазуды қайда үйрену керек?

Егер бұл шеберлік сізге маңызды деңгейде қажет болса, арнайы курстар бар. Олар іскери келіссөздер, оның ішінде жазбаша байланыстар бойынша оқытылады. Төменде мұндай бағдарламалардың мысалдары келтірілген.

Іскерлік келіссөздер

Университеттің NetoloNy-дегі онлайн курсы. Келісімшарт жасалғанға дейін бірінші кездесу сәтінен бастап қалай келіссөздер жүргізу керектігін айтыңыз. Соның ішінде іскерлік хат-хабарларды үйрету. Курсты жұмыс беруші арқылы өткізуге болады.

Ағылшын тіліндегі іскерлік хат алмасу

Шеберлік сабағы. Сіз шетелдік клиенттермен байланыстың ерекшеліктері туралы білесіз. Кездесулермен келіссөздер жүргізуді, жобалар мен міндеттерді сипаттау, компанияның қызметтері мен тауарларын сипаттау, қаржылық мәселелерді талқылау және басқалары талқыланады. Курсты өту үшін сіз тілді аралық деңгейде (B2) немесе одан жоғары деңгейде білуіңіз керек.

Іскерлік хат алмасу ережелері

Ұйымдағы іскери әріптермен және әртүрлі жағдайларда компаниялардың жеке және қызметкерлерін де қолдануға болады. Қолтаңбалардың мәртебесі маңызды: IP, IP, фрилансер, өзін-өзі жұмыспен қамтығандар, азаматтар өздерінен әрекет етеді.

Іскерлік этика ережелері хаттарға жауап беруді талап етеді Үш жұмыс күнінен кешіктірмей . Коммерциялық ұсыныстар, шақырулар, хабарламалар міндетті кері байланысты білдірмейді. Қоғамдық ұйымдарда келіп түскен хат-хабарларға жауап берудің басқа уақыты болуы мүмкін.

Талаптар, шағымдар, бас тарту және сұраулар алынады. Егер компания өз кемшіліктерін көрмесе де - өзімдегі кемшіліктер - беделді сақтау және одан әрі ынтымақтастықтың мүмкіндігін қажет етеді.

Электрондық бизнес хаттарды қалай жазуға болады?

  1. Ұйымдар арасындағы электрондық хат-хабарлар Қоғамның немесе қызметкердің корпоративтік мекен-жайы бойынша жүргізіледі. Бірқатар ресейлік компанияларда «бейресми» мекенжайлардан келіп түсетін коммуникацияларды қарауға тыйым салулар бар.
  2. Фрилансер немесе өзін-өзі жұмыспен қамтығандар сонымен қатар «бизнес» электрондық пошта мекенжайы керек.
  3. «Тақырып» бос алаңы бар хат жіберіңіз - іскерлік этиканың терең бұзылуы.
  4. Егер хабарлама сипатта болса, оның түсiнiктiң барлығын растауды растау маңызды.
  5. Жауапты қалыптастыру, корреспонденция тарихы оның ішінде сақталғанына көз жеткізу пайдалы. Тақырыпта автоматты түрде жауап бермеу ұсынылады (... ... ...). Мазмұнды көрсеткен дұрыс (мысалы, «Office Project бағдарламасының орындалу мерзіміне жауап беру»). Адресат жүздеген хабарлама болуы мүмкін. Барлық «Re: ...» арасында қажетті ақпаратты табыңыз.

Біз бизнес-хаттарды қалай жазу керектігін айттық, олардың дизайнының мысалдары мен үлгілерін көрсетті. Осы ережелерді орындағаннан кейін сіз кез-келген іс қағаздарын қабылданған стандарттарға сәйкес жасай аласыз.

Posted by kadrof.ru. (Кадрофид: 79032) Қосылды: 14.04.2021 19:45

Ұсынылған

Клиенттерден сұралуы керек бес сұрақ

Сіз тапсырыс алдыңыз, уақытында жобадан өтіп, төлем алынды. Бәрі жақсы сияқты. Бірақ жоқ! Клиенттің арнайы сұрақтарын қою маңызды ...

Клиенттің ақшасы жоқ: не істеу керек және қарсылыққа қалай жауап беру керек?

Клиент ақшасы жоқ десе, ол әрқашан бюджеттің жоқтығын білдірмейді. Көбінесе ақша бар, бірақ сіз сылтаусыз болудан бас тартасыз ...

Іскерлік хатты қалай бастауға болады

Сіз адресатқа жүгіну үшін маңызды емес білікті ескермеуіңіз керек. Наталья Клишиннің дейді кім және қалай байланысу керектігі туралы дейді.

Көбіне, «Қымбатты ...» аппеляциясынан хат бастай отырып, мен Президентке хаттарды дайындаудағы жоғары менеджерлердің бірі, Үкімет төрағасы немесе Ресей ғылым академиясының президенті қалай өтініш білдірді « Терең су ... ». Кейбір себептермен бұл талап бізге көптеген әзілдер тудырды. Бассейн көшесінен «шашыраңқы адам» есіне алды Самуил Маршака Оның әйгілі үндеуі «терең бағаланады! Тасымалдаушы карбонат! » Бізді қатты құрметтеуге бізді қызықтырды.

Және бекер, жолмен. «Терең ұстайтын» және «берік» деген сөздерден басталатын өтініштер, «өте маңызды» сөзбен, әсіресе маңызды тұлға мен шенеуніктер жоғары лауазымға ие болған. Бұл тек мемлекеттің бірінші тұлғаларына ғана емес, үкімет мүшелері мен парламент мүшелеріне ғана емес, сонымен бірге белгілі ғылым қайраткерлеріне, қоғам қайраткерлеріне де қабылданады. Дәл академикке хатқа бұрылу жай «құрметті», сіз енді адресатқа ренжімей тұра аласыз.

Күн сайын біз Президентке немесе Үкімет мүшелеріне жаза бермейміз, бірақ мұнда кез-келген шағыммен немесе жоғары бастыққа өтінішпен хат жазуға тура келеді. Сіз өзіңіздің әкіміңізді немесе губернаторды қаншалықты терең құрметтейтінін білмеймін, бірақ егер сіз кез-келген өтінішпен хат жазуыңыз керек болса, мен сізге «Deeplywater» контактіні қолдануға кеңес беремін. Бұл «өте құрметті» деген сөз («өте құрметті» дегенді білдіреді (Ожеговтың түсіндірме сөздігі) немесе «терең құрметке лайық» (орыс тілінің заманауи түсіндірме сөздігі). Менің ойымша, биліктің кез-келген өкілі осындай шағымды ләззатпен оқиды. Хаттың басында бір ғана сөз, бірақ кейде ол сіздің пайдаңыздағы таразыдан асып түсуі мүмкін. Олар айтқандай, «жұмсақ бұзау екі кірді сорады»

Жақында, форумдардың бірінде мен хаттың басында шағымданғаннан кейін қандай тыныс белгілерін кездестірдім: Леп белгісі немесе үтір. Мен әдетке леп белгісін қойдым - маған маған сабақ бердім, бірақ мен бірнеше бастықтарға жүгінгеннен кейін жиналып, жинадым. Шамасы, егер ағылшын тілін жиі өткізетін адамдар ағылшын грамматикасының көптеген ережелерін және орыс тілінде хат алмасудың көптеген ережелерін автоматты түрде өткізеді. Кейде бұл жаңылтатын және іскери әдебиеттер, оларда мысалдар келтірілген:

Құрметті мырзалар, біз сіздің хатыңызды мұқият қарастырдық ....

Хайлер?

Порталдағы ресейлік анықтамалық қызмет Грамота.ru. Екі опцияға да мүмкіндік береді. Сонымен бірге, леп белгісі болғаннан кейін, үкім шығарылғаннан кейін, үтірден кейін үтірден бас тарту керек дегенге назар аударылады.

Ресейлік іс-қимыл хатына үндеу әдетте орталықта орналасады және негізгі мәтіннен бір кеңістікте бөлінген. Хаттың бірінші сөйлемі абзацтан басталады. Ал бос орыннан кейін, ал тіпті абзацпен сіз кіші әріптерден ұсыныс жаза бастайсыз ба? Жеке хатта мәтін көбінесе апелляциямен бірдей жолға жаза бастайды. Бұл жағдайда, хабарласқаннан кейін сіз үтір қойып, әріптің мәтіні кіші әріптерден жазуды жалғастыра аласыз.

Неге дегенмен, леп белгісі? Мен бірнеше жауап беремін:

«Леп белгісі (!) - Ұсыныс соңында өсіп, қоңырау шалу, шақыру, қатты сезіну, толқу және т.б. сияқты өскен тыныс белгілерінің белгісі».

«Орыс тіліндегі тыныс белгілерінің көпшілігінің атаулары - түпнұсқа ресейліктер, ал ұсақ-түйек белгілерінің өзі ұтты -« тоқтату »,« қозғалыс кешіктірілуіне »деген пункттер белгілерінің саңылауы. Егер жазушы ұсыныстың соңында леп белгісін қойса, онда оның мәлімдемесінің мазмұны қаншалықты алаңдаулы екенін көрсетеді ».

Колледждің хатшысы Ефим Фомич Перечададиннің хаттамасына Чеховтың «Леп белгісі», «Леп белгісі),« леп белгісі), «леп белгісі қойылған кезде, оның әйелі, көбінесе мақтады «Қонақ үйдегі жеті жаста және жүрекпен жүре алмайтындықтан, грамматикада таңқаларлық емес,« бұл белгі жағымды, ашуланшақтық, қуаныш, қуаныш, қаһар және басқа да сезімдер. »

Менің жауабым - леп белгісін пайдаланудан кейін біз адресаттың назарын аударып, оны тек хатты оқып қана қоймай, «қол жетімді», кейде «аяқтау» деп атауға шақырамыз. Құрметті Иван Иванович!

«Құрметті» сөзі және леп белгісі туралы не деуге болады? Орыс тілінде іс қағаздарында, адресатқа - әкесінің аты бойынша хабарласу әдеттегідей. Соңғы курорт ретінде сіз фамилиямен байланыса аласыз: «Құрметті Петров мырза!». Менің ойымша, фамилия бойынша шағым сұраныс бойынша талап етілген жағдайда талап етіледі. Атап бойынша, біз әдетте танысуға тиіспіз, мұндай шағымға жүгіну, таныс жердің орналасқан жері, одан бас тарту қиынырақ.

Бірден бірнеше алушыларға хабарласқан кезде, олар қазір олар «Қымбатты Ием!» Апелляциясын қолданады және бір ұйымның ішінде қызмет көрсету жазбаларымен байланысқан кезде «Құрметті әріптестер!» Апелляциясын қолданған жөн.

Дипломатиялық хат-хабарда - меншікті ережелер. Тақырыпқа хабарласу әдеттегідей: «Құрметті елші мырза!», «Құрметті министр мырза», немесе «Мәртебелі мырза!». Бірақ бұл жеке тақырып.

Және сіз қалай хабарласасыз? Пікірлерде жазыңыз!

Статьи

Добавить комментарий