Hur man skriver affärsbrev: Var ska man börja och hur man slutar ett brev med exempel

Hur man skriver affärsbrev (med exempel och prover)

Hur man skriver affärsbrev (med exempel och prover)

För att motsvara kunder eller partners att ha rättslig kraft är det viktigt att ordna korrekt. I artikeln lär du dig hur du skriver ett företagsbrev för att skydda dina intressen. Dessa färdigheter behövs för alla, särskilt frilansare.

Innehållet i artikeln:

Vad är ett företagsbrev?

Denna skriftliga överklagande till en potentiell eller verklig affärspartner eller officiella instanser. Målet är att uppmuntra adressaten till handling (inköpsprodukter, uppfylla villkoren, ge förtydligande, kontakta den nya adressen, skicka dokument).

Utseendet på e-post ledde till att all företagsresultat var uppdelad i grupper:

Papper

Måste innehålla ett antal obligatoriska detaljer som är rättsligt bindande.

Elektronisk pappersformad

Den är upprättad i Office Formats (Doc, Docx, RTF, PDF) och innehåller detaljer. Fäst i form av bilagor.

Elektronisk

Direkthantering i form av ett e-postmeddelande.

Det är viktigt att veta hur man skriver affärsbrev. Från hur mycket kompetent att ordna beror sannolikheten och hastigheten på adressen till de förväntade handlingarna. Stilen och innehållet i korrespondens bestämmer framgången med samarbetet med partners och officiella fall.

Ett företagsbrev bör inte förväxlas med en informell korrespondens mellan kollegor och partners. Skillnaden mellan dem ligger i parternas ståndpunkter:

  • Business brev är ett överklagande på uppdrag av en organisation eller specialist. Stil och form innebär ytterligare användning i dokumentets status. I oenighet eller utveckling av partnerskapet kommer det att bekräfta informationen (det faktum att cirkulation, datum, villkor, etc.).
  • Informella konversationer, även i elektronisk form, "Välj inte en sak." Därför rekommenderar många experter (och i vissa organisationer som chefer direkt kräver), det är obligatoriskt att registrera alla avtal som uppnåtts i form av företagskorrespondens, även om meningsskiljaktigheter inte förväntas.

Formen och stilen för affärsbrev måste uppmuntra destinationen "Ge fallet": För att studera informationen, överför den vidare, följa avtalen.

Korrespondens mellan "Maria Designer" och "Kund Lena" i budbäraren i stil med "OK, jag gör" - binda inte ord till någonting. E-post: "tk mottagen. Utförandet är den 14 december inklusive. Konstnär - Designer Kosmakova Maria "- Det här är vad du kan referera! Lita på affärspartnern kommer förtroendet för det andra alternativet att ge mer sannolikt att.

Förmågan att kommunicera, inklusive skriftligt, är så viktigt att nu på internet finns det speciella kurser om detta ämne. Till exempel lärs netologi till exempel, inklusive reglerna för företagskorrespondens, kommunikation på telefon, personlig kommunikation, känslor och mycket. Kursen kan överföras på bekostnad av arbetsgivaren, vilket gör cirka 40% av studenterna.

Om du arbetar med utländska kunder kan du vara intresserad av en kurs om företagskorrespondens på engelska. Den hålls på Skillbox University. Det kräver kunskapsnivå om engelska inte lägre mellanliggande (B2).

Typer av affärsbrev

  1. Informativ. Material som skickas inom ramen för samarbetet (till exempel HR-chefen vidarebefordrar kunden med en sammanfattning av kandidater eller en specialiserad kommersiell avdelning - ett urval av kontraktet).
  2. Garanti. Bekräftar skyldigheterna och innehåller en begäran om att påskynda åtgärder (till exempel, skicka varorna med efterbetalning).
  3. Kommersiellt erbjudande. Syntes av reklam och förslag till samarbete.
  4. Lägga märke till. Varning För att ändra omständigheter (ändring av detaljer, adresser, grafik, etc.).
  5. Erbjudande. Ett dokument som bekräftar beredskap att samarbeta på grundval av ett antal väsentliga villkor. Det kan skickas i samband med deltagande i tävlingen, tidigare samordning av kontraktet, urval av förslag.
  6. Efterfrågan. Begär förtydligande, information, information. Det är upprättat som en förfrågan ("Vänligen förklara ..., skicka ..., etc.).
  7. Annons (klagomål). Innehåller en indikation på överträdelse av villkoren i kontraktet (eller avtal), oacceptabla åtgärder. För denna blankett, hänvisningar till kontraktets eller erbjudandespektionerna, de krav på kraven och beskrivningen av de negativa konsekvenserna i deras icke-uppfyllande (påföljder, böter, överklagar domstolen, samarbetet mellan samarbete, etc.) .
  8. Överföringsbrev. Det kan vara både en formell bekräftelse (till exempel en inventeringsinventering för att bekräfta mottagandet av dokument) och förklara orsaken till att man skickar ett dokument (till exempel skickar en sammanfattning, förklarar sökanden vad ledsen lockade honom och varför han anser sig själv en lämplig kandidat).
  9. Bekräftelse av mottagandet av dokument och bokstäver. Det här är inte bara en "bra ton" av affärskommunikation, utan också en demonstration av skyldigheter som tagits. Med hjälp av bekräftelse kan specialisten minska antalet "onödiga" samtal och överklaganden.
  10. Brev - Feedback. I det här fallet är det nödvändiga elementet en indikation på ett inkommande dokument eller fråga.
  11. Begäran. Det är omöjligt att utesluta fall av förlust av handlingar, överföring av möten, missförstånd, uppkomsten av ytterligare villkor. Förfrågningsbrevet gör att du kan lösa eventuella frågor i tid.
  12. Brev - fixering av viktig information. Alla muntliga och informella avtal är meningsfulla att fastställa skriftligen.
  13. Respons. Ett sådant dokument kan innehålla positiv eller negativ information om erfarenheterna av samarbete, specifika specialisters arbete, tack, grattis.
  14. Inbjudan. Innehåller en beskrivning av evenemanget och villkoren för deltagande.

Hur man skriver och gör affärsbrev?

Allmänna regler som behöver följa:

  1. Korthet (minsta adjektiv, inmatningsord, resonemang).
  2. För varje tanke - en separat stycke. Till exempel, i den första angivningen av kontraktets brutna punkt, i det andra - kravet i den tredje är en beskrivning av konsekvenserna.
  3. En något "byråkratisk" ton från "tredje parten" är att föredra: "Tänk på ...", "Expert erbjuder råd ...", etc. En större grad av information tillåter kommersiella erbjudanden och inbjudningar, eftersom marknadsföringsverktyg används i dem. Men alternativ som "Hej, mitt namn är Maria, och jag ..." anses vara en dålig ton.
  4. Entydiga tolkningar: det är bättre att skriva inte "under arbetstid" och "från 10 till 18 på vardagar."
  5. Nämnandet av handlingar och avtal bör anges: avtal nr 5 av 24.12.2000, ett brev från 19.08.2021, ett avtal vid ett möte den 19 september.
  6. Fel i stavning och skiljetecken orsakar skador på affärsbild.
  7. Emotionella uttalanden är oacceptabla. Även en tjänsteman (skyldig att svara på alla bokstäver, oavsett tillräcklighet) tillåtet att ignorera meddelanden med förolämpningar.

Funktioner av formella bokstäver:

  • Måste innehålla detaljerna i organisationen. Vanligtvis utvecklas den officiella formen med "cap": namn, tenn, ogrn eller ograp, adress, detaljer, eventuellt logotypen eller emblemet.
  • Adressaten är angivet till höger ovan: Namnet på organisationen och positionen (eller åtminstone divisionen). Om möjligt, skriv ett namn. Krav, begäran, fordringar, erbjudanden adresser strikt .
  • I ett mail (direkt på budbärarens område) anses en bra ton av affärskommunikation som en personlig hälsning. Sedan formaliserade överklaganden ("Herr", "kamrat") i Ryssland kom oöverträffad anses den allmänt accepterade hälsningsformeln vara: "Hej, Svyatoslav Fedorovich". Användningen av ett namn eller namn med patronymic beror på hur adressaten undertecknade sina e-postmeddelanden, eftersom han själv verkar eller från officiell information om det på bolagets hemsida.
  • I den officiella korrespondensen måste titeln matcha typ av brev: ett krav, ett krav, garanti brev, inbjudan, etc. I vissa fall (information, begäran, bekräftelse) kan du göra utan en rubrik. I e-postmeddelanden spelas rubrikens roll av fältet "tema".

Struktur av affärsbrev: Var ska man börja och hur man avslutar meddelandet?

Om du har de filer som bifogas brevet måste du ange dokumenten i text- och listdokumenten. I den officiella korrespondensen anges de som applikationer med siffror och namn.

Det officiella brevet är undertecknat till höger under innehållets text med namnet på organisationen och posten (eller "status", om tjänster erbjuds på freelancing eller i format av egenföretagare - "expert", " Specialist i ... "). Officiella bokstäver i organisationen eller IP bör innehålla en riktig signatur eller fax. Information kan inte registreras, resten är nödvändig.

I e-business bokstäver är det bättre att prenumerera inte på initialerna, men det fullständiga namnet (patronymic - på vilja).

Reglerna för företagskorrespondens innebär att avsändaren under undertecknaren indikerar alla sina möjliga kontakter - telefon, budbärare, e-postadress.

Exempel på affärsbrev

Föreställ dig att du måste göra en begäran om tillgång till kontoret inom kontoret. Nedan är provet, hur kan du skriva ett företagsbrev i det här fallet:

Direktör för LLC "SNAB" Ivanov O.B.

Som svar på ditt brev från 01.03.2020, om begränsning av tillgång till byggnaden, informerar vi följande:

  1. Den 29 mars 2020 är tillgången till kontoret för 16 Tenant Levchuk Anna Petrovna nödvändigt.
  2. På andra dagarna på kontoret kommer arbetet inte att göras.

Om det behövs, redo att ge Hoppa över.

Med respekt Levchuk A.p.

Individuell entrepreneurvyukuk anna [email protected]

Ett exempel på ett företagsbrev med en begäran om att returnera medel som betalas med konto. Observera hur meddelandet är klart - detaljerna anges för att returnera pengarna.

I redovisande uggla "VASCO"

Accountant LLC "Dawn" 01 augusti, 2020 betalades felaktigt för konto nr 1234 av 20.08.2020. Jag ber dig att återvända kontanterna i beloppet 3 737,00 rubel (tre tusen sju hundra trettio sju rubel 00 kopecks)

På bekostnad av "Dawn" LLC. Obligatoriska konton: P / S: 4080XXXXXXXH CHFILAL "POINT" PJSC Bank "FINANSIELL CORPORATION OPENTION" MOSKOWK / MF 3010XXXXXXXHHBick: 044XXXXXPHPHRI Behöver du redo att ge ytterligare information.

Chief Accountant LLC "Dawn" ______________ ivanova ob [email protected]

Var ska man lära sig att skriva bokstäver?

Om denna färdighet behövs för dig på en seriös nivå finns det speciella kurser. De är utbildade på affärsförhandlingar, inklusive kommunikation skriftligen. Nedan följer exempel på sådana program.

Affärsförhandlingar

Online kurs vid universitetets netologi. Berätta för hur man förhandlar från det första mötet före ingående av kontraktet. Inklusive undervisningsföretagskorrespondens. Kursen kan överföras via arbetsgivaren.

Business korrespondens på engelska

Kurs i Skillbox. Du kommer att lära dig om funktionerna i kommunikation med utländska kunder. Lär dig att förhandla om mötena, beskriva projekt och uppgifter, presentera företagets tjänster och varor, diskutera finansiella frågor och mycket mer. För att klara kursen måste du känna till språket på mellanliggande nivå (B2) eller högre.

Regler för företagskorrespondens

Med affärsbrev i organisationen och olika instanser kan gälla både en individ och anställda i företag. Statusen för signaturer är viktigt: IP, frilansare, egenföretagare, medborgare agerar från sin egen person.

Regler för affärsetik kräver ett svar på brev senast tre arbetsdagar . Kommersiella erbjudanden, inbjudningar, anmälningar innebär inte obligatorisk feedback. Offentliga organisationer kan ha annan identifierad svarstid för inkommande korrespondens.

Krav, fordringar, vägran och förfrågningar är ursäkta. Även om företaget inte ser bristerna bakom sig - bevarandet av rykte och chansen att ytterligare samarbete kräver detta.

Hur skriver du e-business bokstäver?

  1. Elektronisk korrespondens mellan organisationer utförs från företagets eller anställdas företags adress. I ett antal ryska företag finns det förbud mot övervägande av kommunikation som kommer från "inofficiella" adresser.
  2. Frilansare eller egenföretagare är också värt en "affärs" e-postadress.
  3. Skicka ett brev med ett tomt fält "tema" - den djupaste överträdelsen av affärsetik.
  4. Om meddelandet är av tjänsteman är det viktigt att bekräfta bekräftelsen av dess mottagning.
  5. Att skapa ett svar är det användbart att se till att korrespondenshistorien bevaras i den. Det rekommenderas att undvika automatisk reaktionsreferens i ämnet (Re: ...). Det är bättre att visa innehållet (till exempel "svara på tidsfristerna för utförandet av kontorsprojektet"). Adressaten kan vara hundratals meddelanden. Hitta önskad information bland alla "Re: ..." är svårt.

Vi berättade hur man skriver affärsbrev visade exempel och prover av deras design. Efter dessa regler kan du göra några företagskorrespondens i enlighet med de antagna standarderna.

Upplagt av Kadrof.ru. (Kadrofid: 79032) Tillagt: 14.04.2021 kl 19:45

Rekommenderad

Fem frågor som behöver ställas till kunder

Du fick en order, i tid passerade projektet och fick betalning. Det verkar som allt är bra. Men nej! Det är viktigt att ställa in kundens speciella frågor som hjälper ...

Klienten har inga pengar: Vad ska man göra och hur man svarar på en invändning?

När kunden säger att han inte har några pengar betyder det inte alltid bristen på budget. Ofta finns det pengar, men du vägrar att bli förevändning ...

Hur man startar ett företagsbrev

Du bör inte överväga ett obetydligt ansikte för att vädja till adressaten. Om vem och hur man kontaktar företagets korrespondens, säger Natalia Klishin.

Ofta startar ett brev från överklagandet "Kära ...", jag kommer ihåg hur en av de höga cheferna i förberedelserna av brev till presidenten, ordföranden för regeringen eller verkställande direktören för den ryska vetenskapsakademin krävde överklagandet " djupt vatten ... ". Av någon anledning orsakade detta krav oss mycket skämt. Kom ihåg "mannen av spridd" från gatan i poolen Samuel Marshaka Och hans berömda överklagande "djupt värderade snidade! Bärarkarbonat! " Vi var intresserade av hur djupt kamrat respekt.

Och förgäves giggled, förresten. De överklaganden som börjar med orden "djupa underhållbara" och "hållbara" används med den officiella överklagandet till särskilt viktig person och tjänstemän som upptar en hög position. Så här accepteras det inte bara för de första personerna i staten, medlemmarna i regeringen och parlamentet utan också till kända siffror av vetenskap, offentliga siffror. Att vända sig till ett brev till den exakta akademianen är helt enkelt "respekterad", du kan inte längre förolämpa adressaten.

Inte varje dag skriver vi till presidenten eller medlemmarna av regeringen, men här måste bokstäver med något klagomål eller en begäran om höga chefer ibland skriva. Jag vet inte hur djupt du respekterar din borgmästare eller guvernören, men om du måste skriva ett brev med någon begäran, rekommenderar jag dig uppriktigt att använda kontakten "djupt vatten". Ordet som betyder "mycket respekterade" (den förklaringar som Ozhegov) eller "värt djup respekt" (den moderna förklaringen av det ryska språket Efraim). Jag tror att någon företrädare för myndigheterna kommer att läsa en sådan överklagande. Bara ett ord i början av brevet, men ibland kan det uppväga vågorna till din fördel. Som de säger, suger den "mjuka kalven två smuts".

Nyligen, vid ett av forumet, stötte jag på en fråga, vilken typ av skiljetecken efter överklagandet i början av brevet: Utropstecken eller komma. Jag lägger ett utropstecken på vanan - jag lärde mig, men jag träffade och krävde ett komma efter att ha tagit upp några chefer. Tydligen överför de människor som ofta utför korrespondens på engelska automatiskt många regler för engelska grammatik och på korrespondensen på ryska. Ibland är det vilseledande och affärslitteratur, där sådana exempel ges:

Kära herrar, vi övervägde noggrant ditt brev där ....

Groda?

Ryska referensservice på portalen Gramota.ru. Tillåter båda alternativen. Samtidigt uppmärksammas det faktum att efter ett utropstecken ska en mening lämnas från en bokstav och efter kommatecken.

Överklagandet i det ryska affärsbrevet är vanligtvis beläget i mitten och separeras från huvudtexten i ett utrymme. Den första meningen i brevet börjar med stycket. Tja, hur mår du efter gapet och även med stycke börjar skriva ett erbjudande från små bokstäver? Men i ett personligt brev börjar texten ofta skriva på samma linje som överklagandet. I det här fallet, efter att du har kontaktat kan du också lägga ett komma, och texten i brevet fortsätter att skriva från små bokstäver.

Varför ett utropstecken? Jag kommer att ge flera svaralternativ:

"Utropstecken (!) - Ett tecken på skiljetecken, som höjs i slutet av förslaget för att uttrycka förvåning, samtal, stark känsla, spänning och liknande."

"Namnen på de flesta tecken på skiljetecken på ryska är de ursprungliga ryssarna, och termen själv av skiljetecken tecken på verbet för att punct -" stoppa "," Fördröjning i rörelse. " Om författaren sätter ett utropstecken i slutet av förslaget visar det hur mycket innehållet i sitt eget uttalande är oroligt. "

Till frågan om högskolans sekreterare för Efim Fomich Perechadadin, hjälten av historien om Chekhov "utropstecken (Svyatochnaya Story)", "när ett utropstecken sätts i papper", hans hustru, som ofta skryter det faktum att "Inte konstigt i pensionatet sju år gammal och av hjärtat vet grammatiken, med självsäkert svar:" Detta tecken är inställt på överklaganden, utropstecken och uttryck av glädje, ilska, glädje, vrede och andra känslor. "

Mitt svar är - Att sätta ett utropstecken efter hantering, vi strävar efter att locka uppmärksamheten hos adressaten och kalla det inte bara att läsa brevet, utan att uppfylla vår begäran, "nå" och ibland "finish". Kära Ivan Ivanovich!

Och vad sägs om ordet "kära" och ett utropstecken? I företagskorrespondens på ryska är det vanligt att kontakta adressaten med namn-patronymic. Som en sista utväg kan du kontakta efternamnet: "Kära Mr. Petrov!". Enligt min mening är överklagandet i efternamnet ganska lämpligt i ansökningsbrevet än i begäran. Med namn, den patronymiska vi brukar behandla, en sådan överklagande orsakar platsen för destinationen, är svårare att vägra.

När de kontaktar omedelbart till flera mottagare använder de för närvarande överklagandet "Kära Herre!", Och när de kontaktar servicekantierna inom en organisation är det lämpligt att använda överklagandet "Kära kollegor!"

I diplomatisk korrespondens - Egna regler. Det är vanligt att kontakta titeln: "Kära Mr. Ambassador!", "Kära herrminister" ", eller" din excellens! ". Men det här är ett separat ämne.

Och hur överklagar du? Skriv i kommentarerna!

Статьи

Добавить комментарий